Архивные учреждения, хранящие документы по личному составу, играют ключевую роль в обеспечении социально-правовых гарантий граждан, сохранении исторической памяти и поддержке государственного управления. В структуре архивного дела Свердловской области особое место занимает работа с документами Южного управленческого округа (ЮУО). Данная статья подробно рассматривает историю формирования, структуру фондов, правовую базу, а также современные направления деятельности архивного органа, курирующего документы по личному составу на данной территории.

Административно-территориальный контекст и статус учреждения

Важно уточнить организационную структуру: в Российской Федерации не существует отдельного юридического лица с названием «Государственный архив по личному составу Южного управленческого округа» как самостоятельного казенного учреждения.

Функции по хранению, учету и использованию документов по личному составу (трудовые книжки, личные дела, пенсионные дела, списки наград и т.д.), сформированных организациями и предприятиями, входящими в состав Южного управленческого округа Свердловской области, выполняет Государственный архив Свердловской области (ГАСО) и его структурные подразделения (отделы фондов по личному составу), а также муниципальные архивы, входящие в состав Архивного фонда Свердловской области.

Южный управленческий округ (ЮУО) — один из управленческих округов Свердловской области, образованный для реализации полномочий области на межмуниципальном уровне. В его состав входят Арамильский городской округ, Берёзовский городской округ, Сисьертский городской округ, Арамильский, Сисьертский муниципальные районы и другие образования (согласно данным Официального сайта Администрации ЮУО и Правительства Свердловской области).

Администрация Южного управленческого округа (г. Арамиль / г. Екатеринбург) осуществляет координацию работы архивных органов на территории округа, в т.ч. вопросов сохранности документов по личному составу ликвидированных и реорганизованных организаций.

Исторический этап формирования архивного дела на Юге области

Формирование архивного фонда по личному составу на территории современного ЮУО неразрывно связано с индустриальной историей Урала (заводы, горно-рудные промыслы, лесопереработка, строительство).

• 1920–1930-е гг.: Создание архивов у заводов (Сисьертский, Арамильский, Касьяновский и др.), районных исполкомов. Начало централизованного сдачи дел по личному составу ликвидированных предприятий в государственные архивы.
• 1930–1960-е гг.: Формирование сети районных государственных архивов (прототипов современных муниципальных архивов). Аналогично Юкаменскому районному государственному архиву (образован в 1930 г., преобразован в архивный отдел в 1962 г.), на Юге области создавались архивы, ставшие основой современного фонда.
• 1990–2000-е гг.: Массовая ликвидация и реорганизация советских предприятий. Огромные массивы дел по личному составу (трудовые книжки, личные карточки, пенсионные дела) поступили в хранение в ГАСО и муниципальные архивы.

Особую роль в методологическом обеспечении сохранности документов играли сессии советов народных депутатов (как отмечалось в практике соседних регионов, например, в Югре Г.С. Костина ставила вопросы об обеспечении сохранности документов на сессиях советов), на современном этапе эту функцию выполняют заседания Администрации ЮУО и координационные совещания Архивного управления Свердловской области.

Нормативно-правовая база деятельности

Деятельность по хранению и выдаче документов по личному составу строго регламентируется федеральным и региональным законодательством.

Ключевые нормативные акты:

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основной закон).
2. Постановление Правительства РФ от № 1360 «Об утверждении Правил хранения, учета и использования архивных документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации».
3. Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении Типовых норм расхода материалов на восстановление архивных документов…» и другие методические документы.
4. Закон Свердловской области «Об архивном деле в Свердловской области».
5. Устав Государственного архива Свердловской области (утвержден Минкультурой РФ / Областным министерством культуры).

Компетенция Федерального архивного агентства (Росархив):

Согласно Положению о юридическом отделе Управления гос. политики Росархива (п. 4.1.6), ведомство оказывает методическую помощь органам исполнительной власти субъектов РФ (в т.ч. Департаменту культуры Свердловской области) и государственным архивам в организации работы по вопросам, входящим в их компетенцию, включая формирование фондов по личному составу.

Важным аспектом является согласование описей дел по личному составу, номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях (согласно Уставу ГАРФ, п. 2.3.10, распространяется на практику всех гос. архивов), что гарантирует единообразие учета и доступа к информации.

Состав и структура архивных фондов по личному составу (ЮУО)

Документы по личному составу, сформированные на территории Южного управленческого округа, представляют собой уникальный исторический и правовой массив.

Основные категории фондов:

• Фонды промышленных предприятий: Сисьертский трубный завод, Арамильский инструментальный завод, Берёзовский ГОК, Касьяновский рудник, лесоперерабатывающие комбинаты, строительные трасты (СМУ, ДСК). Включают трудовые книжки, личные дела рабочих и служащих, табели учета рабочего времени, пенсионные дела.
• Фонды сельскохозяйственных организаций: Колхозы и совхозы Арамильского, Сисьертского, Новоуральского районов (учет трудодней, личные дела трактористов, дачников, пенсионные дела колхозников).
• Фонды бюджетных и муниципальных учреждений: Школы, больницы, поликлиники, дома культуры, ЗАГСы, военкоматы (личные дела врачей, учителей, военнообязанных).
• Фонды личного происхождения: Документы выдающихся уральцев — тружеников, ученых, писателей, ветеранов войны и труда, проживавших на территории округа. Работа по формированию таких фондов требует энтузиазма и методической работы (как отмечалось в опыте Югры: «Благодаря Галине Самсоновне проводилась большая работа по улучшению научно-справочного аппарата к документам, формированию фондов личного происхождения»).
• Документы реорганизованных/ликвидированных юрлиц: Переданные в обязательном порядке в архивы-получатели (ГАСО или муниципальные архивы Арамиля, Берёзовского, Сисьерти).

Хронологические рамки:

Основной массив — 1920–2000-е гг. Для более раннего периода (довоенный, довоенизационный) документы часто неполны или утеряны в результате реформ 1920-х, войны и реорганизаций 1990-х.

Обеспечение доступа к информации: Услуги для граждан и организаций

Главная миссия архива — предоставление архивной справки, подтверждающей стаж, заработную плату, награды, профессию для назначения пенсий, льгот, судебных споров, восстановления трудовых книжек.

Основные виды запросов:

1. Социально-правовые (пенсионные): Подтверждение стажа, зарплаты, вредных условий труда (для Пенсионного фонда РФ / СФР).
2. Восстановление трудовых книжек: По утере, порче (ст. 66 ТК РФ).
3. Генеалогические и исторические: Поиск сведений о предках, наградах, месте жительства/работы.
4. Судебные и нотариальные: По требованию судов, нотариусов (наследственные дела, жилищные споры).

Формы обращения:

• Личный прием в читальных залах ГАСО (Екатеринбург) и муниципальных архивов (Арамиль, Берёзовский, Сисьерт).
• Почтовые запросы (с нотариально заверенным подписью или копией паспорта).
• Электронные запросы через портал «Архивы России» (archives.gov.ru) и региональный портал ГАСО.
• Через МФЦ (Мои Документы) — услуга «Получение архивной справки».

Информатизация и цифровая трансформация

В Свердловской области, как и в соседних регионах (Югра), реализуються программы информатизации. Опыт Югры (гос. программа «Информационное общество», ведомственные программы «Документальное наследие Югры» и «Электронная Югра») демонстрирует типичные вызовы и решения, применимые и к ЮУО:

Основные направления IT-развития:

• Создание электронных копий (оцифровка): Массовое сканирование трудовых книжек, личных дел, описей для удаленного доступа и сохранения оригиналов.
• Автоматизированные информационные системы (АИС): Внедрение систем учета фондов (АИС «Архив», «Электронный архив»), обеспечение полнотекстового поиска по описям.
• Портал «Архивы России»: Интеграция описей фондов ЮУО в федеральную поисковую систему.
• Дистанционное обслуживание: Возможность заказа справки и оплаты услуг через Госуслуги / портал архива.

Сложности реализации (актуальные для ЮУО):

1. Объемы и состояние документов: Огромные массивы (тысячи погонных метров) в неудовлетворительном состоянии требуют реставрации перед сканированием.
2. Неполнота учетных документов: Отсутствие унифицированных баз данных предприятий-ликвидаторов, сложность идентификации фонда-образователя.
3. Финансирование: Нехватка средств на закупку сканирующего оборудования, серверных мощностей, лицензий ПО.
4. Кадровый голод: Дефицит квалифицированных архивистов, умеющих работать с АИС и проводить реставрацию.

Организация работы по сохранности документов (Мониторинг и контроль)

Ключевая задача Администрации ЮУО и Архивного управления области — контроль за сохранностью документов по личному составу на этапе ликвидации и реорганизации организаций.

Алгоритм действий (Методические рекомендации):

1. Инвентаризация: Составление описей дел по личному составу ДО передачи в архив (согласование с экспертной комиссией архива-получателя).
2. Формирование дела: Сшивка, нумерация, оформление обложек по ГОСТ Р 7.0;97-2016.
3. Акт приема-передачи: Подписание акта комиссией ликвидатора и архива.
4. Учет в ЕГРЮЛ/ЕГРИП: Внесение сведений о передаче архива в реестр (ответственность ликвидатора).
5. Мониторинг Администрации ЮУО: Контроль за исполнением обязанностей по передаче архивов ведомственными и муниципальными организациями округа.

Практика показывает, что игнорирование этих этапов ведет к безвозвратной потере прав граждан на пенсию и льготы. Работа на сессиях советов (исторический опыт) и современных координационных совещаниях Администрации ЮУО направлена на предупреждение таких потерь.

Контакты и реквизиты для обращений (территория ЮУО)

Для получения справки по личному составу необходимо определить, в каком архиве хранится фонд конкретного предприятия.

Важно: Перед направлением запроса рекомендуется воспользоваться поиском по порталу «Архивы России» (archives.gov.ru) или написать предварительный запрос в ГАСО для уточнения места хранения конкретного фонда.

Перспективы развития архивного дела на ЮУО

Стратегические ориентиры на ближайшие 5–10 лет:

• Полная оцифровка фондов по личному составу (приоритет — трудовые книжки и пенсионные дела 1930–1990 гг.) и вывод их в открытый доступ (с соблюдением 75-летнего срока ограничения доступа к сведениям частной жизни).
• Создание единой региональной базы данных «Трудовой стаж Урала» для мгновенного ответа на пенсионные запросы без ручного поиска по описям.
• Внедрение ИИ-технологий для распознавания рукописных текстов (трудовые книжки, анкеты) и автоматического заполнения справочных листов.
• Развитие межведомственного электронного взаимодействия (МЭВ) с СФР, МВД, ЗАГС, судами для бесбумажной выдачи справок.
• Популяризация фондов личного происхождения через виртуальные выставки, портал «Память народа», школьные музеи округа.

Хотя единого учреждения «Государственный архив по личному составу Южного управленческого округа» не существует, функционально эта задача решается единой архивной системой Свердловской области. Государственный архив Свердловской области в тесном взаимодействии с муниципальными архивами Арамиля, Берёзовского, Сисьерти и под методическим руководством Администрации Южного управленческого округа и Росархива обеспечивает сохранность уникального документального наследия.

Ключевыми вызовами сегодня остаются массированная оцифровка, устранение последствий хаотичной передачи архивов в 1990-е годы и обеспечение быстрого удаленного доступа граждан к своим правам. Решение этих задач возможно только при системном финансировании, кадровой политике и активном использовании лучших практик соседних регионов (в т.ч. опыта Югры по формированию научно-справочного аппарата и фондов личного происхождения).

Статья подготовлена на основе открытых данных порталов «Архивы России», Официального сайта Правительства Свердловской области, Администрации Южного управленческого округа, нормативных актов Росархива и законодательства Свердловской области. Актуально на .