Архивный фонд города Белогорск (Амурская область) представляет собой уникальный массив исторической и административной информации‚ отражающий жизнь города с момента его основания (как станицы Александровской) по настоящее время. В статье подробно рассмотрены структура архива‚ порядок обращения за справками‚ новые федеральные правила хранения документов‚ вступившие в силу в 2023 году‚ и контактная информация для граждан и организаций.
Историческая справка и значение архива
Архивное дело в Белогорске имеет глубокие корни. Город‚ основанный в 1860 году‚ накопил огромный пласт документов‚ касающихся:
- Землеустройства и переселения крестьян на Дальний Восток;
- Строительства Транссибирской магистрали (станция Боготанка/Белогорск);
- Советского периода: индустриализации‚ коллективизации‚ Великой Отечественной войны (эвакуационные больницы‚ формирование дивизий);
- Послевоенного восстановления и развития ВАЗ‚ strojительства БАМ;
- Современного этапа муниципального управления.
Главная задача архива сегодня, не только сохранность документов‚ но и обеспечение доступности информации для граждан (пенсионные справки‚ подтверждение стажа‚ генеалогические запросы) и организаций (нормативные акты‚ техническая документация‚ кадровые дела).
Структура и состав фондов
Муниципальный архив Белогорска (часто функционирующий как Управление архивного дела Администрации города или Отдел архива) хранит фонды следующих категорий:
Фонды дореволюционного периода (Фонд № 1 и смежные)
- Документы Александровской волостной управы;
- Материалы станичного общества‚ метрические книги (рождение‚ брак‚ смерть);
- Документы по земельному вопросу и лесопользованию Приамурья.
Фонды советского периода (1920–1991 гг.)
- Органы власти: Городской исполком‚ Райисполком‚ Городской Совет депутатов трудящихся.
- Промышленность и транспорт: Белогорский вагоноремонтный завод (БВРЗ)‚ локомотивное депо‚ предприятия пищевой и легкой промышленности.
- Сельское хозяйство: Колхозы и совхозы Белогорского района (фонды часто объединены в районный архив).
- Общественные организации: Партийные организации‚ ВЛКСМ‚ профсоюзы.
Фонды современного периода (с 1991 г.)
- Документы Администрации города Белогорск и Думы города;
- Муниципальные учреждения (образование‚ здравоохранение‚ культура‚ ЖКХ);
- Ликвидированные и реорганизованные муниципальные предприятия.
Особо ценные коллекции
Отдельно выделяются: фотофонд (фотографии города 1900–2000-х гг.)‚ фонд карт и планов (генеральные планы‚ межевые планы)‚ фонд СМИ (газета «Звезда Приамурья» / «Белогорские вести» в полной комплектации).
Услуги архива для граждан и организаций
Архив предоставляет как платные‚ так и безвозмездные (в установленных законом случаях) услуги.
Основные виды справок и выписок
| Тип документа | Цель обращения | Срок готовности (стандартный) |
|---|---|---|
| Справка о стаже/заработной плате | Назначение пенсии‚ пересчет стажа‚ судебные иски | 10–20 рабочих дней |
| Выписка из метрической книги / акта ЗАГС | Подтверждение родства‚ смена имени‚ наследство | 10–30 рабочих дней |
| Справка о проживании / регистрации | Приватизация‚ суды‚ восстановление прав на жилье | 10–20 рабочих дней |
| Копия решения исполкома / администрации | Наземление земельных участков‚ присвоение адресов | 10–20 рабочих дней |
| Генеалогический запрос | Составление родословной‚ поиск предков | От 1 месяца (платная услуга) |
Порядок обращения
- Личный визит: В часы приема посетителей (обычно вторник‚ четверг — уточняйте на сайте/телефоне). Необходимо иметь паспорт и документы‚ подтверждающие родство/права (если запрос не от своего имени).
- Почта / Электронная почта: Направление письменного запроса с нотариально заверенной подписью (для кадровых документов) или копией паспорта.
- Госуслуги / Региональный портал: Подача заявления на оказание государственной услуги «Предоставление архивной справки».
Новые правила хранения архивных документов (Приказ Росархива № 77 от )
Ключевое событие 2023 года — вступление в силу с 17 сентября 2023 г. Приказа Росархива № 77‚ утвердившего новые «Правила хранения архивных документов». Данные правила являются обязательными для исполнения всеми архивами РФ‚ включая Архив Белогорска‚ и организациями-образователями документов.
Главные изменения‚ о которых нужно знать
А. Обновленные требования к условиям хранения (Микроклимат)
- Уточнены параметры температуры и относительной влажности для разных типов носителей (бумага‚ фото‚ пленка‚ магнитные ленты‚ оптические диски).
- Введены более строгие нормы по допустимым колебаниям параметров в сутки (не более ±2°C и ±5% влажности для ценных фондов).
- Требования к системам пожаротушения: приоритет бесводящих и порошковых систем для архивных хранилищ.
Б. Биологическая защита и ЧС
- Обязательность регулярной (не реже 1 раза в квартал) дезинсекции/дератизации с ведением журналов учета.
- Наличие утвержденных Планов действий при ЧС (потоп‚ пожар‚ терроризм) с обязательными учениями персонала не реже раза в год.
В. Учет и опись: переход на электронный документооборот
- Внедрение обязательного ведения электронных описей (в системе ЭАРХ или аналогичных) параллельно с бумажными.
- Цифровые копии документов‚ созданные в установленном порядке‚ приобретают правовую силу оригиналов при соблюдении технологий сканирования и ЭП;
Г. Сроки хранения и акты экспертизы
Приказ не отменил Перечень типовых сроков хранения‚ но уточнил процедуру экспертизы ценности документов:
- Экспертиза проводится не реже 1 раза в 5 лет для документов со сроком хранения «Временный».
- Акты экспертизы должны храниться постоянно (срок хранения — постоянно).
- Уничтожение документов без акта экспертизы и приказа руководителя организации строго запрещено и влечет ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).
Что это значит для предприятий Белогорска (Образователей документов)
Если вы руководите организацией или отвечаете за делопроизводство/архив в Белогорске‚ к настоящему времени (2026 год) вы должны были:
- Привести Перечень типовых управленческой документации и Номенклатуру дел в соответствие с новыми правилами описания и хранения.
- Оснастить архивное помещение (или арендовать ячейку в специализированном архиве) в соответствии с п. 4.1 (микроклимат‚ пожарная безопасность).
- Перевести учет дел на электронную базу (программу «Архивист»‚ 1С:Архив‚ ЭАРХ и др.).
- Проводить ежеквартальную проверку состояния фондов и заполнять журналы контроля микроклимата.
Контакты и реквизиты Архива г. Белогорск (Амурская область)
Внимание: Реквизиты могут меняться. Перед визитом обязательно звоните по телефону или проверяйте официальный сайт Администрации города Белогорск (раздел «Архивное дело» или «Управление архивного дела»).
Муниципальный архив / Отдел архивного дела Администрации города Белогорск
- Адрес: г. Белогорск‚ ул. Ленина (или ул. Советская / ул. Шевченко — уточняйте‚ так как здание администрации могло меняться)‚ здание Администрации города.
- Телефон справки / приемной: +7 (41643) X-XX-XX (актуальный номер ищите на сайте belogorsk-city.ru в разделе «Структура администрации» -> «Управление архивного дела»).
- Эл. почта: arhiv@belogorsk-city.ru (примерный формат).
- Режим работы (примерный): Понедельник–Пятница: 08:00–17:00 (перерыв 12:00–13:00). Дни приема граждан: Вторник‚ Четверг 10:00–13:00 и 14:00–17:00.
Государственный архив Амурской области (ГААО), для региональных фондов
Если документы касаются деятельности краевых/областных органов (облисполком‚ облздрав‚ облобразование до 1991 г.)‚ обращайтесь в областной архив:
- Адрес: г. Благовещенск‚ ул. Ленина‚ 116.
- Сайт: gaao.ru (есть онлайн-каталог фондов и форма удаленного запроса).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Могу ли я получить справку о стаже работы на БВРЗ 1980-х годов через Госуслуги?
Ответ: Да‚ услуга «Предоставление архивной справки о стаже и (или) заработной плате» доступна на портале Госуслуг (раздел «Работа и пенсия» -> «Пенсионное обеспечение» -> «Подтверждение стажа»). Выбираете ведомство — Архив Амурской области или Муниципальный архив Белогорска (в зависимости от того‚ где хранится фонд конкретного предприятия). Срок — до 30 дней.
Вопрос: Что делать‚ если предприятие‚ где я работал‚ ликвидировано‚ и архив не найден?
Ответ: Согласно закону‚ при ликвидации организации документы по кадрам и зарплатам (срок хранения 75/50 лет) обязаны быть переданы в государственный/муниципальный архив. Обратитесь в Архив г. Белогорск с заявлением о поиске дела. Архивариусы проверяют реестры принятых фондов. Если дело не передано — архив выдаст официальный отказ‚ с которым можно идти в суд к ликвидаторам или в Прокуратуру.
Вопрос: Нужно ли мне‚ как ИП/ООО в Белогорске‚ нанимать штатного архивариуса?
Ответ: Не обязательно. Вы можете заключить договор с лицензированной архивной организацией (коммерческим архивом) на аутсорсинг: составление номенклатуры‚ экспертиза‚ хранение‚ уничтожение. Главное, обеспечить соблюдение Приказа Росархива № 77 (условия хранения‚ учет). Список лицензиатов есть на сайте Росархива.
Вопрос: Как оформить запрос на генеалогический поиск предков в Белогорске?
Ответ: Пишете заявление свободной формы (ФИО ваше‚ контакты‚ ФИО искомых‚ примерные годы жизни/события: рождение‚ брак‚ смерть‚ приход в город). Прикладываете копию паспорта и документы‚ подтверждающие родство (свидетельства о рождении/браке цепочкой). Отправляете почтой или приносите лично. Услуга платная‚ стоимость зависит от глубины поиска и объема копий.
Архив документов Белогорска — это не просто склад бумаг‚ а гарант правовых интересов каждого жителя города и надежность бизнеса. Внедрение Приказа Росархива № 77 существенно повысило планку требований к сохранности документов. Для граждан это означает более качественное обслуживание и сохранность личных данных‚ для организаций — необходимость аудита своих архивных процессов уже сегодня.
Рекомендация: Не откладывайте оформление справок на «последний момент» (например‚ за 2 недели до выхода на пенсию). Стандартные сроки — 10–20 дней‚ но при сложных поисках (разорванный стаж‚ смена названий предприятий) процесс может затянуться до месяца и более. Обращайтесь заранее!
Статья подготовлена на основе открытых данных‚ законодательства РФ (ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ»‚ Приказ Росархива № 77) и информации с официального сайта Администрации города Белогорск. Актуальна на .