В современном обществе архивы играют ключевую роль в сохранении исторической, научной, культурной и экономической памяти. Одним из основных элементов любого архива является архивный фонд – систематически упорядоченная совокупность документов, образованных в процессе деятельности организации, учреждения или отдельного лица. В статье рассмотрим юридическое определение, виды фондов, их формирование, классификацию и порядок хранения.

Определения

Архив

Архив – это федеральное, региональное или муниципальное государственное учреждение, а также частные организации, которые занимаются приёмом, учётом, экспертизой, хранением и предоставлением доступа к документам, имеющим историческую, научную, социальную или культурную ценность.

Архивный фонд

Согласно ГОСТ Р 41.87‑2003 «Архивное дело. Документы постоянного хранения», архивный фонд – это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. Фонд образуется в результате систематизации и классификации документов, полученных от одного источника (организации, учреждения, физического лица) и переданных в архив для постоянного хранения.

Правовые основы формирования архивных фондов в России

• ГОСТ Р 41.87‑2003 – определяет понятие «документы постоянного хранения» и правила их экспертизы.
• Федеральный закон «Об архивных фондах» (№ 125-ФЗ) регулирует порядок формирования, хранения и использования архивных фондов.
• Приказ Минкультуры России № 124 от «Об утверждении Положения о порядке экспертизы ценности документов» определяет сроки хранения и критерии оценки.

Сроки хранения документов устанавливаются на основании экспертизы их ценности; Экспертиза проводится уполномоченными органами и включает оценку исторической, научной, социальной, экономической и культурной значимости.

Классификация архивных фондов

По источнику происхождения

1. Фонды государственных органов – документы центральных и региональных органов власти.
2. Фонды предприятий и организаций – производственно‑хозяйственная документация, бухгалтерские и кадровые дела.
3. Фонды личного происхождения – документы, образованные в процессе жизни отдельного лица, семьи, рода.
4. Фонды общественных объединений – материалы партий, профсоюзов, НКО.

По типу содержания

• Документы постоянного хранения – имеют бессрочный срок хранения (например, акты, законы, договоры).
• Документы временного хранения – подлежат уничтожению после истечения установленного срока.
• Справочно‑информационный фонд (СИФ) – набор справочных материалов, используемых для работы с архивом.

По структуре внутри архива

Внутри ведомственного архива документы группируются по фондам и коллекциям. Этот процесс называется фондированием и включает:

1. Определение фондовой принадлежности документов.
2. Установление хронологических границ фонда.
3. Формирование и нумерация фондов.

Процесс формирования архивного фонда

Приём документов

Документы поступают в архив в виде:

• Пакетов документов (дел).
• Электронных файлов (в рамках цифрового архива).
• Депозитарных копий (при хранении в сторонних организациях).

Экспертиза ценности

Экспертиза проводится по следующим критериям:

• Историческая значимость.
• Научно‑исследовательская ценность;
• Социально‑экономическое значение.
• Культурно‑эстетическая ценность.

Оформление и регистрация

После экспертизы документы оформляются в опись дел и вносятся в книгу учёта поступлений. Каждому фонду присваивается уникальный шифр, состоящий из:

1. Кода архива.
2. Номера фонда.
3. Номера описи.
4. Номера дела (при необходимости).

Хранение

Документы размещаются в специально оборудованных архивных помещениях, где соблюдаются условия:

• Температурный режим (от +18 °C до +22 °C).
• Влажность (от 45 % до 55 %).
• Контроль доступа и защита от пожара, влаги и механических повреждений.

Депозитарное хранение документов

Депозитарное хранение – это передача документов Архивного фонда Российской Федерации федеральным органам исполнительной власти или организациям на условиях, определённых договором. При этом:

• Сохраняется юридический статус документов как части государственного фонда.
• Ответственность за сохранность возлагается на депозитарную организацию.
• Период хранения и условия доступа фиксируются в договоре.

Особенности работы с фондами личного происхождения

Фонды личного происхождения (семейные архивы, архивы известных деятелей) отличаются тем, что:

• Они часто содержат уникальные материалы, недоступные в государственных архивах.
• Не подлежат переоформлению (перефондированию) без согласия владельца.
• Могут включать личные письма, дневники, фотографии, рукописи.

Примеры крупнейших архивных фондов России

• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – более 7 млн дел, охватывающих период от древних времен до современности.
• Архив Российской угольной компании – фонд производственно‑хозяйственной документации советского и постсоветского периода.
• Архив РАН – научные документы, рукописи и материалы академических институтов.
• Фонды личного происхождения – архивы семьи Пушкиных, Тихонова, Солженицына и др.

Как пользоваться архивным фондом?

1. Запрос информации – подать заявку в архив (письменно или через электронный портал).
2. Получение описи – архив предоставляет опись дел, где указаны номера фондов и дел.
3. Изучение материалов – в читальном зале можно просматривать оригиналы или копии.
4. Получение копий – по согласованию можно заказать фотокопии, сканирование или цифровую копию.

Будущее архивных фондов

С развитием цифровых технологий формируются электронные архивные фонды, где документы хранятся в цифровом виде, а их метаданные позволяют быстро находить нужную информацию. При этом сохраняются принципы:

• Надёжной аутентификации и защиты данных.
• Долговременного хранения в соответствии с международными стандартами (ISO 14721 – OAIS).
• Обеспечения доступа для исследователей, историков и широкой публики.

Архив и архивный фонд – два взаимосвязанных, но различающихся понятия. Архив представляет собой учреждение, обеспечивающее приём, хранение и предоставление доступа к документам, а фонд – это упорядоченная совокупность этих документов, объединённая по историческим, логическим или организационным признакам. Понимание структуры фондов, их классификации и правил хранения позволяет эффективно использовать архивные ресурсы для научных исследований, образования и сохранения культурного наследия.

Дата актуализации информации: 10 июля 2026 г.