Архивная деятельность любой организации — будь то коммерческая фирма, бюджетное учреждение или некоммерческая организация — строится вокруг ключевого понятия архивный фонд. Грамотное управление фондами обеспечивает правовую защиту интересов организации, сохранение исторической памяти и эффективный доступ к информации. В данной статье подробно разбираются правовые основы, структура, процессы формирования и учета архивных фондов на примере российского законодательства (актуально на ).

Понятие и правовое определение архивного фонда

Согласно Федеральному закону от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 3), а также Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. Росархивом), архивный фонд определяется как:

Архивный фонд — это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) соответствующего государственного органа, органа местного самоуправления, организации, гражданина, семьи, рода.

В энциклопедическом смысле (Большая российская энциклопедия) архивный фонд трактуется как организованная совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности органов власти, организаций, предприятий, учреждений и граждан.

Ключевые признаки архивного фонда организации:

• Единство происхождения (принцип провенанса): документы образуются одной организацией в ходе ее функционирования.
• Историческая/логическая связь: документы отражают структуру, функции и деятельность организации как единого целого.
• Организованность: документы не просто накоплены, а приведены в установленный порядок (описаны, сшиты, учтены).
• Постоянное хранение: документы переданы в архив организации или государственный архив для хранения на установленные сроки.

Нормативная правовая база

Деятельность по формированию и хранению архивных фондов организации регулируется иерархией нормативных актов:

1. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон.
2. Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», вопросы доступа и защиты ПДн.
3. Постановление Правительства РФ № 1889 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (распространяется на архивы организаций-хранилищ документов Архивного фонда РФ).
4. Приказ Росархива от № 100 (ред. от 2023-2024 гг.) «Об утверждении типовых перечней документов, подлежащих обязательному архивированию, с указанием сроков их хранения» (для конкретных отраслей).
5. ГОСТ Р 7.0.8-2013 (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Термины и определения).
6. Локальные нормативные акты организации: Положение об архиве, Номенклатура дел, График хранения, Инструкция по передаче дел в архив.

Формирование архивного фонда организации

Процесс формирования фонда — это не хаотичное накопление бумаг, а строго регламентированная процедура, включающая этапы:

Отбор документов на хранение (Архивная экспертиза)

Не все документы организации становятся архивными. В соответствии со ст. 16 Закона № 125-ФЗ, подлежат обязательному архивированию документы, отражающие:

• Основные функции и полномочия организации.
• Права и законные интересы граждан и организации (кадровые, бухгалтерские, договорные документы).
• Научно-техническую, культурную и историческую ценность.

Отбор осуществляется экспертной комиссией организации с участием архивиста на основании Номенклатуры дел — основного учетно-контрольного документа, определяющего состав дел, подлежащих зачислению в архив, и сроков их хранения.

Принцип провенанса и образование фондов

Согласно п. 5.2.3. методических рекомендаций (КонсультантПлюс) и правилам Росархива: Документы организации и ее первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.), существовавших до принятия законодательства РФ об общественных объединениях, составляют единый архивный фонд.

Если организация проходила реорганизацию (слияние, присоединение, разделение, преобразование), документы правопреемников, как правило, формируют отдельные фонды внутри архива организации или передаются в государственный архив как отдельные фонды (например, «Фонд Администрации области (1995–2000 гг.)» — отдельный фонд).

Внутренняя структура фонда (Описи и дела)

Архивный фонд организации имеет иерархическую структуру:

• Фонд (Ф.) — высший уровень (организация в целом).
• Опись (Оп.) — часть фонда, объединяющая дела по структурному подразделению, хронологии или тематике (например, Оп. 1 — Приказы по организации, Оп. 2, Дела кадрового отдела).
• Дело (Д.) — основная единица хранения и учета (сшитый набор документов по одному вопросу).
• Лист (Л.) — единица измерения объема дела.

Виды архивных фондов в структуре организации

В архиве одной организации могут сосуществовать фонды разного происхождения и статуса:

Учет архивных фондов: инструменты и методы

Учет — это система сведений о составе, составе и местонахождении документов. Без учета фонд не существует как правовая категория.

Основные учетные документы (Справочный аппарат фонда)

1. Опись дел фонда (Форма № 1 / по ГОСТ Р 7.0.99-2018), главный учетный документ; Содержит: шифр фонда, название, даты крайних лет, количество дел/единиц хранения, аннотацию (историческую справку), перечень дел с указанием заглавий, дат, количества листов, сроков хранения, примечаний (плотность, состояние).
2. Внутридельный инвентарь (Инвентаризационный лист), для дел длительным хранением (более 10 лет) и постоянным. Описывает каждый документ внутри дела.
3. Номенклатура дел — планово-учетный документ, утверждаемый ежегодно.
4. График (Акт) отбора документов на хранение / утилизацию — фиксирует результаты экспертизы.
5. Реестры передачи дел в архив / в госархив / на утилизацию.
6. Карточки учета единиц хранения (форма № 3) — для оперативного поиска.

Автоматизированные информационные системы (АИС)

На 2026 год ведение учета в бумажном виде допускается только для малых объемов. Стандартом де-факто является использование АИС «Архив» (1С:Архив, Архивариус, ЭЛАР, Контур.Архив и др.), обеспечивающих:

• Ведение электронных описей и номенклатур.
• Генерацию штрих-кодов/QR-кодов для дел и коробок.
• Контроль сроков хранения и автоматическое формирование списков на утилизацию/передачу.
• Полнотекстовый поиск по сканированным копиям (Цифровой архив).
• Учет выдачи/возврата дел (движение фонда).

Хранение и обеспечение сохранности фондов

Согласно Правилам Росархива, документы Архивного фонда РФ (и фондов организаций, входящих в его состав) хранятся:

• В архивах организаций (на этапе текущего и промежуточного хранения — до 10 лет для большинства дел, до передачи в госархив).
• В федеральных государственных архивах, государственных архивах субъектов РФ, муниципальных архивах (на этапе постоянного хранения — документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения после истечения сроков в организации).
• В федеральных и других государственных и муниципальных библиотеках и музеях, а также в научных организациях (РАН) — по профильным основаниям.

Требования к условиям хранения (ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799):

• Температура: 18±2°C (для бумаги), 14±2°C (для фото/пленки).
• Влажность: 50±5% (бумага), 35±5% (фото/пленка).
• Защита от света, пыли, газов, биологических поражателей.
• Пожарная безопасность (газовые системы пожаротушения, превентивное огнеупорное оформление).
• Комплектование стеллажами, коробами, пакетами из архивного картона (без кислот, лигнина).

Использование архивных фондов: доступ и предоставление

Использование регулируется ст. 21-22 Закона № 125-ФЗ и Положением об архиве организации.

Режимы доступа

• Открытый доступ: документы, срок ограничения доступа к которым истек (обычно 30 лет для общих документов, 75 лет — с сведениями о частной жизни, 100 лет, гостайна).
• Ограниченный доступ: документы, содержащие гостайну (законодательно установленные сведения), коммерческую тайну, персональные данные, сведения о частной жизни. Доступ предоставляется только уполномоченным лицам или по решению суда/органа власти.

Формы предоставления

1. В читальне архива организации (оригиналы или копии).
2. Удаленно (электронно) — через портал организации, АИС «Архив», Единый портал госуслуг (для госархивов) — предоставление заверенных копий, выписок, справок.
3. На правах временного хранения — выдача дел структурным подразделениям организации (по служебной записке/заявке) под роспись в журнале выдачи (Карточка движения дела).

Сроки хранения и destino фондов (Утилизация vs Передача в госархив)

Критически важный этап жизненного цикла фонда — истечение сроков хранения, установленных Номенклатурой дел.

Важно: Передача в госархив осуществляется в порядке, установленном Росархивом. Организация-передатель сохраняет за собой право пользоваться документами (получать копии), но право владения и распоряжения переходит к государству.

Типичные ошибки и риски в управлении фондами

• Отсутствие утвержденной Номенклатуры дел — невозможность законно утилизировать документы или передать в госархив (штрафы по КоАП РФ ст. 13.20).
• Нарушение принципа провенанса, смешивание документов разных организаций/подразделений в одном фонде/описи без обоснования.
• Отсутствие описей (справочного аппарата) — фонд физически есть, но юридически и информационно не существует (невозможно найти документ).
• Хранение в несоответствующих условиях (склады, подвалы, чердаки) — необратимая порча уникальных документов.
• Игнорирование режима доступа — разглашение ПДн/коммерческой тайны при выдаче дел неавторизованным лицам.
• Отсутствие цифровых копий уникальных документов — риск потери информации при ЧС (пожар, наводнение).

Перспективы: Цифровая трансформация архивных фондов

На 2026 год ключевым трендом является переход к Цифровому архиву (Электронному архиву):

1. Оригиналы в электронном виде: Документы, созданные в ЭДО (СБИС, Диадок, Контур.Экстерн, 1С-ЭДО), имеют юридическую силу оригиналов (ФЗ-63, ФЗ-402). Они формируют «рожденные цифровые» архивные фонды.
2. Цифровизация бумажных фондов: Массовое сканирование фондов постоянного хранения для доступа через веб-портал и сохранения оригиналов (режим «бережного хранения»).
3. Блокчейн и КЭП: Использование распределенных реестров для подтверждения подлинности и неизменности электронных архивных копий.
4. ИИ-поиск: Распознавание рукописного текста (HTR), автоматическая атрибуция дел, извлечение сущностей (ФИО, даты, суммы) для пополнения метаданных описей.

Архивный фонд организации — это не «кладовая старых бумаг», а правово значимая, организованная информационная система, обеспечивающая непрерывность деятельности, защиту прав и сохранение исторического наследия. Компетентное управление фондом требует:

• Знания законодательства (ФЗ-125, ГОСТы, приказы Росархива).
• Наличия квалифицированного архивиста (штатной единицы или аутсорсинг).
• Внедрения современных АИС и технологий цифровизации.
• Строгого соблюдения сроков хранения и процедур передачи/уничтожения.

Инвестиции в профессиональную архивную работу возвращаются в виде минимизации правовых рисков, скорости поиска документов для бизнеса и судов, а также сохранения корпоративной идентичности для будущих поколений.

Статья подготовлена на основе действующего на года законодательства РФ (ФЗ № 125-ФЗ, Постановление Правительства РФ № 1889, Приказы Росархива, ГОСТ Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.99-2018) и общепринятой архивистической практике;