Архивный фонд – это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества и обладающих историческим, научным, социальным, экономическим, политическим и культурным значением. В Российской Федерации основные положения о формировании, хранении и использовании архивных фондов закреплены в Федеральном законе от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле) и в нормативных актах, принятых Федеральным архивным агентством.

Основные принципы архивного фондирования

Согласно ст. 17 Закона об архивном деле, а также методическим рекомендациям к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, выделяют следующие ключевые принципы:

• Историзм – документы должны отражать реальное прошлое, сохранять связь с событиями и процессами, которые они документируют.
• Научная объективность – отбор и описание документов осуществляются без предвзятости, на основе проверенных фактов и источников.
• Всесторонность и комплексности – фонд должен охватывать все стороны деятельности фондообразователя (организации, учреждения, лица), обеспечивая полноту информационного массива.
• Принцип происхождения (происхождения документов) – документы группируются по их создателю (фондообразователю), что сохраняет контекст их создания и использования.
• Недробимость фонда – архивный фонд рассматривается как неделимая единица; его разделение допускается только в исключительных случаях и с соблюдением установленных процедур.
• Экспертиза ценности документов – перед включением в фонд каждый документ проходит оценку его исторической, научной, культурной и практической значимости.
• Публичная доступность и отсутствие секретности – после прохождения экспертизы и постановки на государственный учет документы становятся доступными для исследователей в пределах установленного режима доступа.
• Легальность поиска, добычи и применения – использование архивных материалов должно соответствовать законодательству, не нарушать права третьих лиц и охраняемую тайну.

Виды архивных фондов и их особенности

В зависимости от характера фондообразователя и целей комплектования выделяют несколько основных видов архивных фондов:

1. Государственные архивные фонды – формируются органами государственной власти, местного самоуправления и включают документы, отражающие деятельность этих органов.
2. Муниципальные архивные фонды – создаются муниципальными образованиями и содержат материалы о местном самоуправлении, социальной жизни территории.
3. Корпоративные (организационные) фонды – принадлежат коммерческим и некоммерческим организациям, отражают их хозяйственную, производственную и социальную деятельность.
4. Личные фонды – документы отдельных лиц (ученых, писателей, общественных деятелей), имеющие личный и профессиональный характер.
5. Объединенные архивные фонды – состоят из документов двух или более фондообразователей, связанных исторически, логически или функционально (например, материалы совместных проектов, преемственных организаций).
6. Коллекции – тематически объединенные наборы документов, не обязательно связанные с одним фондообразователем, но имеющие общий предмет или хронологический охват.

Комплектование архивного фонда

Комплектование – процесс формирования архивного фонда путем отбора, получения и включения документов. Оно регулируется следующими положениями:

• Документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности (п. 1 ст. 3 Закона об архивном деле).
• Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов возлагается на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица (ст. 17 Закона).
• Комплектование осуществляется с учетом принципов историзма, научной объективности и всесторонности, что обеспечивает полноту и репрезентативность фонда.
• Для электронных документов применяются те же принципы, с учетом особенностей их формата, метаданных и долгосрочной сохраняемости (см. работы Киселева И.Н. о применении классических принципов архивоведения к электронным документам).

Организация документов внутри архивного фонда

После комплектования документы подвергаются организации, которая включает:

1. Фондирование – распределение документов по фондам, объединенным фондам и коллекциям в соответствии с принципом происхождения и тематической связанностью.
2. Описание и каталогизация – создание описи, индексов и электронных каталогов, обеспечивающих поисковый доступ.
3. Хранение – размещение документов в условиях, соответствующих их физическому состоянию и требованиям долгосрочной сохранности (температура, влажность, защита от света и т.д.).
4. Учет и использование – ведение государственной и внутренней учетной документации, предоставление доступа исследователям в установленном порядке.

Нормативные основы и контроль соблюдения принципов

Контроль за соблюдением принципов архивного дела осуществляется:

• Федеральным архивным агентством, которое устанавливает единые принципы организации архивного дела, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (ст. 4 Основ законодательства РФ об архивном деле).
• Методическими рекомендациями и инструкциями, разработанными ВНИИДАД и другими профильными организациями.
• Регулярной аттестацией архивных учреждений и аудитом их деятельности.

Принципы формирования и организации архивного фонда представляют собой систему правил, направленных на обеспечение достоверности, полноты и доступности документального наследия. Соблюдение принципов историзма, научной объективности, всесторонности, происхождения, недробимости фонда, экспертизы ценности и публичной доступности гарантирует, что архивный фонд будет служить надежным источником информации для нынешних и будущих поколений, а также выполнять свои функции в научном, образовательном и культурном пространстве.

Следуя этим принципам, архивные учреждения способны не только сохранять память о прошлом, но и активно использовать её в решении современных задач науки, образования и управления.