Архивный фонд – это совокупность архивных документов, которые связаны между собой исторически и (или) логически. В зависимости от того, кем и в каком контексте они образовались, в архивных системах выделяют несколько основных видов фондов. Ниже подробно рассмотрены все типы фондов, их признаки, правила формирования и классификации.

Основные понятия

Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой.

Фондообразователь – юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.

Фондирование – процесс классификации и распределения документов по архивным фондам.

Классификационные принципы фондов

При организации архивных фондов используют два основных принципа:

1. Принцип происхождения (регистратур‑принцип) – документы группируются по исторически сложившимся комплексам (фондам) их фондообразователя.
2. Логический (формально‑логический) принцип – документы объединяются в искусственно созданные группы (темы, функции, отрасли и т.п.).

Выбор принципа зависит от структуры фондообразователя и целей архивного описания.

Виды архивных фондов

Согласно нормативным документам (см. 5) Виды архивных фондов), в архивной практике выделяют четыре базовых вида фондов.

Архивный фонд учреждения (организации)

• Определение: совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности одного юридического лица (государственного, муниципального или частного).
• Границы фонда: даты официального создания и ликвидации учреждения (или даты начала и окончания его деятельности).
• Признаки принадлежности:
  • наименование организации‑получателя (указывается в шапке, реквизитах, штампах регистрации);
  • подписи и должности ответственных лиц;
  • делопроизводственные номера и корреспонденция.
• Примеры: фонд Министерства обороны РФ, фонд муниципального предприятия «Городской транспорт», фонд частного предприятия «ТехноСервис».

Архивный фонд личного происхождения (личный фонд)

• Определение: фонд, состоящий из документов, образовавшихся в жизни и деятельности отдельного лица, семьи или рода.
• Границы фонда: даты рождения и смерти (или иные жизненные периоды) соответствующего лица/семьи.
• Признаки принадлежности:
  • фамилия, имя, отчество (или псевдоним) автора;
  • служебное положение, звание, род деятельности;
  • подписи, личные печати, автографы.
• Примеры: фонд писателя А. С. Пушкина, фонд учёного И. И. Петрова, семейный фонд рода Романовых.

Объединённый архивный фонд (ОАФ)

• Определение: фонд, сформированный из документов, образовавшихся в деятельности двух и более фондообразователей, которые имеют исторически обусловленные связи (однородность, подчинённость, местонахождение, преемственность и т.д.).
• Границы фонда: от самых ранних дат создания первого фондообразователя до самых поздних дат документов последнего.
• Типы ОАФ:
  • по однородному целевому назначению (например, фонды всех школ города);
  • по подчинённости (например, фонд руководящего органа и подчинённых ему учреждений);
  • по преемственности функций (например, фонды предприятий, сменивших друг друга, но сохраняющих основной профиль).
• Примеры: объединённый фонд органов государственной власти СССР, фонд объединённых железных дорог, фонд совместных научных институтов.

Архивная коллекция

• Определение: совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединённых по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому, географическому и др.).
• Границы коллекции: даты самого раннего и самого позднего документа, входящего в её состав.
• Классификационные признаки:
  • тематический (например, «Документы о Великой Отечественной войне»);
  • номинальный (по видам документов – письма, отчёты, карты);
  • авторский (по именам авторов);
  • географический (по регионам);
  • хронологический (по периодам).
• Примеры: коллекция фотодокументов «Сибирская экспедиция», коллекция картографических материалов «Карты России 18‑19 вв.».

Классификация фондов по другим признакам

Помимо типологии, фонды делятся по следующим характеристикам:

По форме собственности

• Государственные (федеральные, региональные, муниципальные);
• Частные (корпоративные, семейные, индивидуальные).

По видам носителей и способам закрепления информации

• Письменные и графические документы на бумажных носителях;
• Кино‑, фото‑, фонодокументы, видеофонограммы;
• Машинописные, электронные документы.

По срокам хранения

• Постоянное хранение (документы, имеющие историческую ценность);
• Временное хранение в ведомственных архивах (установленные сроки);
• Депозитарное хранение (внешние организации, но под контролем архива).

Оформление и описание фондов

Для каждого фонда создаётся карточка архивного фонда, в которой фиксируются:

• название фонда (полное и сокращённое, включая все переименования);
• архивный шифр (буквенно‑цифровой код, включающий код страны, кода архива и номер фонда);
• краткое содержание (аннотация) – обобщённое описание состава и тематики документов;
• кратчайшие и крайние даты документов;
• объём фонда (в единицах хранения – ед.хр.);
• признаки фондовой принадлежности (автор, получатель, место создания и т.д.).

Прямые признаки фондовой принадлежности

1. Название фондообразователя, указанное в шапке, реквизитах, штампах.
2. Подписи и должности ответственных лиц в самом документе.
3. Авторские подписи, печати, регистрационные штампы.

Классификационные единицы внутри фонда

Основной единицей считается дело. Классифицировать его можно по:

• структурному признаку (подразделения организации);
• функциональному/отраслевому признаку;
• тематическому признаку;
• хронологическому признаку.

Второстепенные признаки включают номинальный, авторский, корреспондентский, предметно‑вопросный, географический и др.

Способы организации документов внутри фонда

• Непосредственная классификация – физическое размещение дел в папках, коробках согласно схеме классификации.
• Карточный способ – создание карточек (или электронных записей) с описанием дел, которые затем группируются по выбранным признакам.

Практический пример формирования фонда

Рассмотрим создание архивного фонда учреждения на примере муниципального музея «История города».

1. Определение фондообразователя: Муниципальное учреждение «Музей истории города».
2. Установление границ фонда: 1995 г. — 2025 г. (дата создания и текущий год).
3. Сбор документов: акты, протоколы, фотографии, видеоматериалы, письма, отчёты о выставках.
4. Классификация по принципу происхождения: формируются фонды «Документы о создании музея», «Экспозиционные материалы», «Финансовая отчётность».
5. Назначение шифра: RU‑MUS‑001.
6. Оформление карточки фонда: включаются название, шифр, аннотация, крайние даты (1995‑2025), объём (1500 ед.хр.).
7. Систематизация: деления по делам (например, «Дела о проведении выставки «Средневековый город» 2010‑2011 гг.»).

Понимание разновидностей архивных фондов и их классификационных признаков является фундаментом эффективного архивного дела. Выделяют четыре основных типа фондов – учрежденческий, личный, объединённый и коллекционный – каждый из которых имеет свои границы, признаки принадлежности и правила оформления. Правильное фондирование, использование принципов происхождения и логики, а также тщательное описание в карточке фонда позволяют обеспечить надёжное хранение, быстрый доступ и научную ценность архивных материалов.

Список использованных источников:

• «5) Виды архивных фондов», studfile.net, 2025 г.
• Глоссарий архивных терминов, fk.archives.gov.by, 2014 г.
• «Классификация документов в пределах архивов», учебные материалы, 2021 г.