Архивный фонд — это совокупность архивных документов, образовавшихся в результате деятельности государственных, муниципальных, научных и культурных учреждений, а также частных лиц․ Фонд формируется, хранится, комплектуется, учитывается и используется в соответствии с установленными нормативными актами․ В статье рассмотрены основные понятия, правовые основы, этапы формирования и учёта, а также современные технологии, влияющие на работу архивов в России․
Понятие и состав архивного фонда
Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (приказ Росархива № 77 от 31 июля 2023 г․), в фонд входят:
- Документы любого источника происхождения (государственные, муниципальные, частные)․
- Документы любого периода (от древних манускриптов до современных электронных файлов)․
- Документы всех видов носителей: бумажные, микрофильмы, электронные, аудио‑ и видеоматериалы․
- Документы независимо от формы собственности и места их физического хранения․
Ключевыми элементами фонда являются уникальные документы (включённые в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ) и документы массового характера, которые образуют основу историко‑документального наследия;
Уникальные документы
Уникальные документы – это материалы, обладающие исключительной исторической, культурной или научной ценностью․ Их учёт ведётся в Государственном реестре уникальных документов, который позволяет:
- Обеспечить их сохранность и контроль доступа;
- Ввести их в научный и культурный оборот;
- Популяризировать историческое наследие среди широкой аудитории․
Массовые документы
К массовым относятся документы, образующие крупные массивы (дела, описи, книги)․ Они хранятся в виде системных фондов, каждый из которых имеет свой лист фонда – обязательный документ внутреннего учёта․
Правовое регулирование
Основные нормативные акты, определяющие порядок работы с архивным фондом:
- Федеральный закон от 22 октября 2004 г․ № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․
- Приказ Росархива № 77 от 31 июля 2023 г․ «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ»․
- Региональные нормативные акты (законы субъектов РФ, муниципальные постановления), регулирующие хранение документов в государственных и муниципальных архивах․
- Внутренние регламенты конкретных архивных учреждений (например, уставы ГБУ «Центральный государственный архив города Москвы»)․
Эти документы определяют:
- Порядок формирования и пополнения фонда;
- Требования к комплектованию и описанию документов;
- Методы учёта и контроля состояния документов;
- Права и обязанности пользователей и архивных работников․
Этапы формирования архивного фонда
Приём документов
Документы поступают в архив в результате:
- Передачи из государственных и муниципальных органов;
- Сдачи частными лицами (наследственные фонды, личные архивы);
- Оцифровки ранее хранящихся в бумажном виде материалов․
Приём сопровождается оформлением актa приёма‑передачи и внесением записей в журнал учёта․
Комплектование
Комплектование включает:
- Сортировку по тематикам, периодам и источникам;
- Создание описей (краткое описание содержания) и каталогов (подробные справочные системы);
- Назначение документального номера и кода фонда в соответствии с классификационной схемой․
Хранение
Для обеспечения сохранности применяются:
- Контролируемые климатические условия (температура + 18‑20 °C, относительная влажность + 45‑55 %);
- Специальные архивные шкафы и стеллажи с огне‑ и влагозащитой;
- Системы мониторинга (датчики температуры, влажности, доступа)․
Учёт и контроль
Учёт ведётся в двух основных формах:
- Регистры учёта (журналы, листы фонда) – фиксируют факт поступления, перемещения и выбытия документов․
- Электронные системы (например, Государственная информационная система удалённого использования архивных документов) – позволяют проводить выверку, проверять состояние и осуществлять быстрый поиск․
Выдача и использование
Пользователи (учёные, журналисты, граждане) получают доступ к материалам через:
- Читальные залы (пример — ГБУ ЦГА Москвы, ул․ Профсоюзная, д․ 80);
- Онлайн‑каталоги и цифровые репозитории;
- Выставки и тематические мероприятия․
Современные технологии в работе с архивным фондом
Оцифровка
Оцифровка позволяет:
- Снизить нагрузку на физические носители;
- Обеспечить быстрый удалённый доступ;
- Создать резервные копии для защиты от потери․
Крупные проекты:
- В 2026 г․ корпорация Элар поставила в Государственный архив Владимирской области сканер ЭларСкан А1‑800КС для бережной оцифровки бумажных документов․
- Массовая оцифровка архивных фондов в регионах (например, Ямало‑Ненецкий автономный округ) завершена в рамках федеральных программ;
Электронный документооборот
С 2020‑х годов в России активно развивается электронный документооборот (ЭДО)․ Архивы интегрируют ЭДО в свои системы, что позволяет:
- Автоматически принимать электронные документы от государственных органов;
- Вести их учёт в единой базе данных;
- Обеспечивать юридическую силу электронных копий;
Информационные системы и поиск
Для упрощения доступа к фондам используются:
- Единая государственная информационная система архивов (ЕГИСА);
- Региональные онлайн‑каталоги (например, Сайт ГБУ ЦГА Москвы);
- Метаданные в международных стандартах (ISAD‑G, EAD)․
Примеры крупнейших архивных фондов России
Центральный государственный архив города Москвы (ГБУ ЦГА Москвы)
Создан в апреле 2013 г․ По состоянию на 2026 г․ в архиве хранится:
- 32 895 дел;
- 7 073 428 образов (фотографии, сканы, карты);
- 14 015 276 страниц документов․
В фонде представлены документы, включённые в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Москвы․ Пользователи могут обращаться в читальный зал по адресу: 117393, г․ Москва, ул․ Профсоюзная, д․ 80․
Российский государственный архив древних актов (РГАДА)
Хранит более 7 млн дел, охватывающих период от XV в․ до начала XX в․ Включает уникальные акты, дипломатические переписки и судебные протоколы․
Федеральный архив (Росархив)
Отвечает за депозитарное хранение документов, находящихся в федеральной собственности, а также за разработку методических рекомендаций для всех уровней архивов․
Практические рекомендации для работы с архивным фондом
- Тщательно оформляйте приёмные акты․ Это гарантирует юридическую чистоту передачи․
- Соблюдайте классификацию․ Правильный код фонда и номер документа упрощают поиск и учёт․
- Регулярно проверяйте состояние носителей․ Выявляйте признаки старения, плесени, механических повреждений․
- Внедряйте цифровые копии․ Храните оригиналы в контролируемых условиях, а пользователям предоставляйте электронные версии․
- Обучайте персонал; Регулярные вебинары (например, «Организация передачи документов в архив» от Центра консалтинговых проектов) помогают поддерживать высокий уровень профессионализма․
Архивный фонд документов — ключевой элемент культурного и исторического наследия России․ Его эффективное формирование, хранение и использование зависят от строгого соблюдения правовых норм, применения современных технологий и постоянного профессионального развития архивных работников․ Внедрение оцифровки, электронного документооборота и единой информационной среды открывает новые возможности для исследователей, граждан и государственных органов, делая исторические материалы более доступными и защищёнными․
Для получения более подробной информации о конкретных фондах, правилах доступа и услугах обратитесь к официальным сайтам архивных учреждений, например, ГБУ ЦГА Москвы или Росархив․