Архивное дело в Российской Федерации строится на строгой нормативно-правовой основе‚ гарантирующей сохранность‚ учет и доступность документов‚ составляющих Архивный фонд Российской Федерации. Центральным элементом этой системы является архивный фонд — родовое понятие‚ объединяющее документы по признаку их происхождения. Статья подробно рассматривает определение фонда‚ принципы его формирования (фондирования)‚ а также актуальные правила учета‚ индексирования (шифрования) и ведения учетной документации в государственных и муниципальных архивах на 2026 год.

Нормативно-правовая основа

Деятельность государственных архивов регулируется иерархией нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон‚ определяющий понятие Архивного фонда РФ‚ права субъектов и принципы фондирования.
• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах‚ органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила 2023 года). Данный документ заменил собой предыдущие правила и является основным регламентом текущей работы.
• Методические рекомендации Росархива к Правилам 2023 года‚ а также Методические рекомендации по комплектованию‚ описанию‚ учету и использованию документов личного происхождения.

Родовое понятие «Архивный фонд» и принцип происхождения

Определение

Согласно ст. 1 ФЗ № 125-ФЗ и Правилам 2023 года‚ архивный фонд — это исторически сложившаяся совокупность архивных документов‚ образовавшихся в процессе деятельности физического или юридического лица (создателя фонда).

Ключевые признаки родового понятия:

1. Единство происхождения (принцип провенанса): Документы объединяются не по тематике или хронологии‚ а по принадлежности к конкретному создателю (ведомству‚ организации‚ человеку).
2. Естественность образования: Фонд формируется в процессе реальной деятельности создателя‚ а не искусственно архивистами.
3. Целостность: Фонд представляет собой органическую систему‚ отражающую структуру и функции создателя.

Виды архивных фондов

В государственных архивах выделяют:

• Фонды государственных органов‚ организаций‚ предприятий (основная масса).
• Фонды личного происхождения (личные фонды): Документы конкретных физических лиц (деятели науки‚ культуры‚ политики и др.). Учет и описание регламентируются специальными Методическими рекомендациями Росархива.
• Объединенные архивные фонды: Формируются из документов двух и более организаций‚ действовавших на определенной территории и/или объединенных одним объектом деятельности (п. 2.3 Правил 2023 года). Создаются в целях рациональности хранения‚ комплектования‚ учета и использования.
• Фонды по договорам (с индексом «Д»): Архивные документы‚ переданные в государственный архив на основании договора хранения (владелец остается частным лицом или негосударственной организацией).

Правила учета архивных фондов

Учет фондов — это система государственной регистрации и документального фиксирования каждого фонда‚ поступившего в архив. Она обеспечивает правовую защищенность и поисковость.

Основные учетные документы

В соответствии с Правилами 2023 года и Методическими рекомендациями‚ система учета включает:

• Государственный реестр архивных фондов (ГРАФ) — единая автоматизированная информационная система федерального уровня.
• Список фондов архива (Форма № 1 / Приложение 6 к Правилам) — основной учетный документ архива‚ ведется в электронном виде и/или на бумажном носителе.
• Описи дел фонда (Инвентаризационные описи) — учет единиц хранения (делов) внутри фонда.
• Внутренние учетные документы: журналы регистрации поступивших фондов‚ карточки фондов‚ реестры описей и т.д.

Процедура включения фонда в учет (Приложение 6 к Правилам)

При включении архивного фонда в Список фондов архива производятся следующие обязательные действия:

1. Присваивается порядковый номер фонда в общем списке архива.
2. Формируется архивный шифр (код) фонда.
3. В графе «Примечания» указываются сведения о собственнике или владельце архивных документов (критично для фондов по договорам).
4. Для фондов‚ переданных по договору‚ к номеру фонда добавляется индекс «Д» (договор).

Правила индексирования (шифрования) фондов и единиц хранения

Индексирование (присвоение шифров) — это присвоение уникальных алфавитно-цифровых обозначений для идентификации фонда‚ описи и дела в едином информационном пространстве архива;

Структура архивного шифра (кода)

Классическая трехуровневая структура шифра единицы хранения (дела) в государственных архивах РФ:

Фонд, Опись — Дело
N — M — K

• Номер фонда (N): Порядковый номер в Списке фондов архива. Присваиваеться один раз при вводе фонда в учет. Не меняется при перемещении дел внутри архива.
• Номер описи (M): Порядковый номер описи внутри фонда. Начинается с 1 для каждого фонда.
• Номер дела (K): Порядковый номер дела внутри описи. Начинается с 1 для каждой описи.

Специфика индексирования специальных категорий фондов

А) Фонды по договорам (Индекс «Д»)

Как указано выше‚ в Списке фондов (Приложение 6) к номеру фонда добавляется буква «Д» (например‚ Ф. 1245-Д). Данный индекс:

• Обязателен во всех шифрах дел данного фонда (Ф. 1245-Д‚ Оп. 1‚ Д. 5);
• Указывается в графе «Примечания» Списка фондов вместе с данными собственника‚ датой и сроком действия договора.
• Снимается только при истечении срока договора и передаче документов в государственную собственность (перефондировании) или возврате владельцу.

Б) Объединенные архивные фонды

При образовании объединенного фонда (п. 5.2.8.3 Методических рекомендаций/КонсультантПлюс) проводится комплекс работ:

1. Перешифровка дел: Изменение старых номеров фондов‚ описей и дел на новые — единые для объединенного фонда.
2. Составление соответствующих учетных документов: Новая опись‚ акты приема-передачи‚ справки о перешифровке.
3. Размещение в одном месте хранения: Физическое объединение документов в одном фондовом хранилище/стеллаже.
4. Новая систематизация (при необходимости): Пересоставление описей с учетом новой структуры объединенного фонда.

В) Фонды личного происхождения

Индексирование осуществляется по общим правилам‚ однако описание ведется с учетом специфики: хронологический‚ тематический или смешанный метод систематизации дел‚ обязательное наличие биографической справки о создателе фонда.

Принципы фондирования и запрет на произвольное перефондирование

Согласно Основным правилам работы государственных архивов (ред. от ) и закрепленному в Практике Росархива подходу:

• Сохранение теоретических положений отечественного архивоведения: Фонд — это первичная ячейка архивной системы.
• Непересмотримость сформированных фондов: Осуществленная ранее работа по формированию архивных фондов и коллекций сохраняется.
• Исключительный характер перефондирования: Допускается только при обнаружении грубых ошибок фондирования (например‚ смешение документов разных создателей в один фонд‚ выявление новых создателей внутри фонда). Любое перефондирование требует обоснования‚ приказа руководителя архива и полной перешифровки с составлением сопоставнительных таблиц.

Современные аспекты: Электронный учет и ГРАФ

На 2026 год учет фондов в государственных архивах неразрывно связан с Государственным реестром архивных фондов (ГРАФ).

• Список фондов (Приложение 6) формируется и ведется преимущественно в электронном виде в АИС архива с последующей выгрузкой в ГРАФ.
• Присваивание номера фонда и индекса «Д» происходит в момент регистрации поступления документов в АИС.
• Архивные шифры (Ф. Н‚ Оп. М‚ Д. К) являються первичными ключами для поиска в электронных каталогах‚ на портале «Архивы России» и в информационных системах ведомственных архивов.

Резюме: Ключевые правила для архивиста

Родовое понятие архивного фонда остается фундаментальной осью архитектуры Архивного фонда Российской Федерации; Современные Правила 2023 года (Приказ Росархива № 77) детально регламентируют процедуры учета (через Список фондов и ГРАФ) и индексирования (включая обязательный индекс «Д» для договорных фондов). Строгое соблюдение принципа провенанса‚ порядка присвоения шифров и процедур перешифровки при объединении фондов обеспечивает юридическую достоверность архивной информации‚ ее поисковость и сохранность для будущих поколений. Архивисты государственных и муниципальных архивов должны неукоснительно следовать этим нормам‚ интегрируя бумажные и электронные контуры учета в единую систему.

Статья подготовлена на основе Федерального закона № 125-ФЗ‚ Приказа Росархива от № 77‚ Методических рекомендаций Росархива и действующих правил работы государственных архивов РФ; Актуально на .