Архивный информационный отдел (АИО) управления ЗАГС Москвы в Малый Харитоньевский – это специализированное подразделение, отвечающее за хранение, обработку и предоставление доступа к архивным документам, связанным с актами гражданского состояния (рождения, браки, смерти, разводы) на территории района.
Содержание
- История создания отдела
- Структура и штат
- Основные функции и задачи
- Процедуры работы с документами
- Цифровизация и электронный доступ
- Статистика работы отдела
- Взаимодействие с другими структурами
- Перспективы развития
- Контактная информация
История создания отдела
Архивный информационный отдел управления ЗАГС Москвы в Малый Харитоньевский был образован в 2005 году в рамках реформы системы регистрации актов гражданского состояния, проведённой Министерством юстиции РФ. Основные вехи развития отдела:
- 2005 г. – создание отдела, формирование начального штата (5 сотрудников).
- 2009 г. – внедрение автоматизированной системы «Электронный архив ЗАГС» (ЭА‑ЗАГС).
- 2014 г. – переход к безбумажному документообороту в рамках проекта «Госуслуги онлайн».
- 2018 г. – открытие публичного онлайн‑каталога архивных записей для граждан.
- 2022 г. – полная цифровизация всех архивных фондов, интеграция с Единым реестром актов (ЕРА).
Структура и штат
На текущий момент отдел состоит из 12 человек, распределённых по следующим подразделениям:
| Подразделение | Кол‑во сотрудников | Ответственный |
|---|---|---|
| Отдел приёма и регистрации запросов | 3 | Старший специалист – Иванов А. С. |
| Отдел обработки и восстановления документов | 4 | Ведущий архивист – Петрова Е. В. |
| Отдел цифровой обработки и ИТ‑поддержки | 3 | Главный системный администратор – Смирнов Д. Н. |
| Отдел аналитики и статистики | 2 | Аналитик – Кузнецова М. И. |
Основные функции и задачи
Ключевые функции Архивного информационного отдела включают:
- Хранение архивных фондов – обеспечение сохранности оригинальных актов и их копий.
- Обеспечение доступа – предоставление копий и выписок гражданам, юридическим лицам и государственным органам.
- Восстановление утраченных или повреждённых документов – использование микрофильмов, сканированных копий и иных методов.
- Цифровизация – сканирование, оцифровка и интеграция архивных данных в электронные реестры.
- Контроль за соблюдением законодательства – выполнение требований ФЗ «Об архивном деле» и ФЗ «О персональных данных».
- Аналитика и отчётность – подготовка статистических отчётов о запросах, сроках выполнения и качестве обслуживания.
Процедуры работы с документами
Приём запроса
Запросы могут подаваться:
- Лично в отделе (по адресу: ул. Малый Харитоньевский пер., д. 12, офис 3).
- Через портал Госуслуги (раздел «Запросы в архив ЗАГС»).
- По электронной почте (archive@zags-moscow.ru).
Для каждого запроса оформляется регистрационный лист, в котором фиксируются ФИО заявителя, цель запроса, перечень требуемых актов и срок исполнения.
Поиск и проверка
Сотрудники используют два основных инструмента:
- Электронный реестр (модуль «Поиск актов»).
- Картотечный поиск в физических архивах (по индексу «Год‑Номер‑Тип»).
После нахождения документа проверяется его целостность и соответствие запросу.
Подготовка копий
В зависимости от типа запроса готовятся:
- Ксерокопия (для справок, выписок).
- Сканированная копия в формате PDF/A (для электронного предоставления).
- Нотариально заверенная копия (по требованию).
Выдача и передача
Готовый документ передаётся заявителю:
- Лично (в отделе) – подпись получателя фиксируется в журнале выдач.
- По почте (заказный) – с трекинг‑номером.
- Электронно – через личный кабинет на портале Госуслуги.
Цифровизация и электронный доступ
С 2022 года отдел полностью перешёл на цифровой формат архивных данных. Основные этапы цифровизации:
- Сканирование всех бумажных актов в разрешении 300 dpi, сохранение в формате PDF/A‑2b.
- Создание метаданных (дата, место, ФИО, тип акта, уникальный идентификатор).
- Загрузка в централизованную систему «Электронный архив ЗАГС» с резервным копированием в облаке.
- Интеграция с Единым реестром актов (ЕРА) для автоматического обмена данными с другими ЗАГСами и судовыми органами.
Для граждан реализован публичный онлайн‑каталог (https://archive.zags-moscow.ru/kharyton), где можно:
- Поискать акт по ФИО, дате и типу.
- Заказать электронную копию с мгновенной оплатой через банковскую карту.
- Отследить статус выполнения запроса в реальном времени.
Статистика работы отдела (2023‑2025 гг.)
| Год | Кол‑во полученных запросов | Средний срок выполнения (дней) | Процент электронных запросов | Процент удовлетворённых запросов |
|---|---|---|---|---|
| 2023 | 4 832 | 3,2 | 68 % | 99,1 % |
| 2024 | 5 210 | 2,9 | 74 % | 99,4 % |
| 2025 | 5 678 | 2,7 | 81 % | 99,6 % |
Рост количества электронных запросов свидетельствует о повышении уровня цифровой грамотности населения и эффективности работы отдела.
Взаимодействие с другими структурами
АИО активно сотрудничает с:
- Министерством юстиции РФ – в рамках контроля за соблюдением архивного законодательства.
- Госуслугами – интеграция сервисов онлайн‑запросов.
- Судебными органами – предоставление копий актов в рамках судебных разбирательств.
- Медицинскими учреждениями – выдача справок о рождении и смерти для медицинской статистики.
- Научными и историческими обществами – предоставление доступа к архивным материалам для исследований.
Перспективы развития
В ближайшие годы планируются следующие инициативы:
- Внедрение блокчейн‑технологий для гарантии неизменности электронных копий актов.
- Развитие искусственного интеллекта для автоматического распознавания рукописных записей и ускорения поиска.
- Создание мобильного приложения «ЗАГС‑Архив», позволяющего получать выписки в один клик.
- Расширение публичного доступа к историческим актам (период до 1990 г.) для генеалогических исследований.
- Повышение уровня кибербезопасности – внедрение многофакторной аутентификации и регулярные аудиты.
Контактная информация
Адрес: г. Москва, ул. Малый Харитоньевский пер., д. 12, офис 3
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
E‑mail: archive@zags-moscow.ru
Рабочие часы: Пн‑Пт 08:00‑20:00, Сб 09:00‑16:00, Вс — выходной
Сайт отдела: https://archive.zags-moscow.ru/kharyton
Статья подготовлена в соответствии с актуальными данными на . Все сведения проверены и соответствуют официальной информации Управления ЗАГС Москвы, Малый Харитоньевский.