Архивный отдел администрации Елецкого района – это структурное подразделение, ответственное за хранение, учёт и предоставление документов, отражающих деятельность органов местного самоуправления, а также за ведение государственной регистрации актов гражданского состояния. Ниже представлена подробная информация о его функциях, структуре, контактных данных и порядке работы с гражданами и организациями.
Общая информация
Архивный отдел расположен по адресу:
- 399774, Липецкая область, г. Елец, ул. Коммунаров, д. 6
Официальные реквизиты организации:
- ИНН: 4821034832
- ОГРН: 1124821000138
- КПП: 482101001
- ОКПО: 38631192
Полное наименование: Архивный отдел администрации Елецкого муниципального района Липецкой области Российской Федерации.
Отдел также выступает в качестве оператора персональных данных (регистрационный номер в Роскомнадзоре: 48‑20‑002053).
История и правовая база
Архивный отдел был официально зарегистрирован 8 февраля 2012 года. Его деятельность регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ).
- Положение об управлении записи актов гражданского состояния и архива администрации городского округа город Елец (утверждено с изменениями от ).
- Муниципальные правовые акты Елецкого района, касающиеся ведения архивного фонда и предоставления информации.
Эти документы определяют порядок приёма, хранения, использования и уничтожения архивных материалов, а также права граждан на доступ к информации.
Структура и функции
Архивный отдел состоит из нескольких функциональных подразделений:
- Отдел приёма и учёта документов – отвечает за регистрацию поступающих дел, формирование описей и контроль за соблюдением сроков хранения.
- Отдел хранения и реставрации – обеспечивает условия сохранности бумажных и электронных носителей, проводит профилактическую работу и реставрацию повреждённых документов.
- Отдел предоставления информации и обслуживания пользователей – осуществляет выдачу справок, выписок, копий документов, консультирует граждан по вопросам архивного поиска.
- Отдел ЗАГС – ведёт государственную регистрацию актов гражданского состояния (рождение, брак, смерть, изменение имени) и выдаёт соответствующие свидетельства.
Основные функции отдела:
- формирование и ведение муниципального архивного фонда;
- обеспечение сохранности документов постоянного и временного хранения;
- предоставление информации из архивных дел по запросам граждан, организаций и судов;
- ведение государственной регистрации актов гражданского состояния;
- подготовка справок и выписок для нотариусов, судов, органов власти и коммерческих структур;
- организация электронного доступа к архивным материалам (в рамках действующего законодательства о конфиденциальности).
Контактные данные и реквизиты
Для связи с архивным отделом можно использовать следующие каналы:
- Телефон: +7 (4742) XX‑XX‑XX (уточняется на официальном сайте администрации)
- Электронная почта: archive@yelec-adm.ru (примерный адрес)
- Сайт: раздел «Архив» на официальном портале Администрации Елецкого района
- Режим работы: пн‑пт 09:00‑18:00, перерыв 13:00‑14:00; суббота и воскресенье – выходные.
При обращении необходимо указать свои паспортные данные, цель запроса и, если известны, реквизиты интересующего документа (номер дела, дата, наименование органа).
Услуги для граждан и организаций
Архивный отдел предоставляет широкий спектр услуг:
- Выдача справок о состоянии гражданского реестра (сведения о рождении, браке, разводе, смерти).
- Предоставление копий нормативных актов, протоколов заседаний представительных органов, приказов и распоряжений администрации.
- Поиск информации о земельных участках, объектах недвижимости, градостроительной документации.
- Оказание помощи в genealogical research (поиск сведений о предках по метрическим книгам и другим архивным источникам).
- Консультации по вопросам архивного законодательства и порядка подачи запросов.
Некоторые услуги могут быть платными в соответствии с тарифами, утверждёнными муниципальными правовыми актами.
Электронные сервисы и доступ к документам
С 2020 года архивный отдел активно внедряет электронные технологии:
- Электронный архив – база данных scanned‑копий наиболее востребованных документов (постановления, приказы, метрические книги). Доступ предоставляется через личный кабинет на портале госуслуг Липецкой области после подтверждения личности.
- Онлайн‑запрос – форма на сайте администрации, позволяющая подать запрос на получение справки или копии документа без личного визита.
- Информирование о состоянии заявки – SMS‑уведомления и электронные письма о этапах обработки запроса.
Для доступа к электронным сервисам необходимо иметь подтверждённую учётную запись на ЕСИА (Госуслуги) и согласие на обработку персональных данных.
Как подать запрос в архивный отдел
- Определите, какой именно документ или информация вам необходима.
- Соберите необходимые данные: ФИО заявителя, цель запроса, approximate дата и номер документа (если известны).
- Выберите способ подачи:
- Личный визит в офис по адресу ул. Коммунаров, д. 6.
- Отправка письма почтой России с описью вложения.
- Электронная форма на официальном сайте администрации (раздел «Архив» → «Подать запрос»).
- Ожидайте ответа. Срок предоставления информации составляет до 30 рабочих дней, в исключительных случаях может быть продлен по согласованию с заявителем.
- Получите результат: справку, выписку, копию документа или мотивированный отказ с указанием причин.
При подаче запроса через электронную форму рекомендуется прикрепить скан паспорта (страница с фото и данными) для подтверждения личности.
Полезные ссылки
- Официальный сайт Администрации Елецкого района – www.yelec-adm.ru (раздел «Архив»).
- Портал «Госуслуги Липецкой области» – uslugi.lipetskobl.ru (электронные услуги архива).
- Реестр операторов персональных данных – запись № 48‑20‑002053.
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – текст доступен на сайте КонсультантПлюс.
- Положение об управлении записи актов гражданского состояния и архива администрации городского округа город Елец (изменения от ) – PDF‑документ, доступный для скачивания на сайте администрации.
Архивный отдел администрации Елецкого района играет важную роль в сохранении исторической памяти муниципалитета, обеспечении прозрачности власти и защите прав граждан на доступ к информации. Благодаря сочетанию традиционных архивных процедур и современных электронных сервисов, отдел способен эффективно обслуживать как жителей Ельца, так и организации, нуждающиеся в официальных документах и справках. При обращении в архив рекомендуется заранее уточнить интересующие вас детали и воспользоваться онлайн‑сервисами для ускорения получения нужной информации.