Статья актуализирована на . В материале собрана подробная информация об архивных фондах, структуре, контактах, порядке обращения и услугах, предоставляемых архивным отделом Управления делами Администрации Солнечногорского городского округа Московской области.

Исторический контекст и статус организации

Важно отметить ключевое изменение в административно-территориальном устройстве: в соответствии с законодательством Московской области, Солнечногорский муниципальный район был преобразован в Солнечногорский городской округ. Соответственно, орган местного самоуправления теперь официально называется Администрация городского округа Солнечногорск.

• Полное наименование: АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА СОЛНЕЧНОГОРСК МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
• ИНН: 5044013302
• ОГРН: 1035008863746
• КУИ (Код уполномоченного органа): ИНН 5044010862 (отдельное структурное подразделение/казенное учреждение)

Архивные функции осуществляет Архивный отдел Управления делами Администрации. Информация о нем представлена на портале «Архивы России» и официальном сайте администрации.

Контактная информация и адреса

В связи с реорганизацией и наличием нескольких зданий администрации, рекомендуется уточнять место приема граждан заранее по телефону.

Основные адреса:

1. Администрация городского округа (главное здание): г. Солнечногорск, ул. Банковская, д. 2.
2. Дополнительное здание (исторически — Администрация района): г. Солнечногорск, ул. Красная, д. 84.

Телефоны справочно-информационной службы и приемной:

• Единый справочный телефон (бесплатный по РФ): 8 (800) -01-67-47
• Телефоны Управления делами / Архивного отдела лучше уточнять через колл-центр или на официальном сайте в разделе «Структура» -> «Управление делами».

Официальные интернет-ресурсы:

• Официальный сайт Администрации: Обычно доступен по адресу типа solnechnogorsk.ru или admsolnechnogorsk.ru (рекомендуется искать через поисковик по запросу «Официальный сайт Администрации городского округа Солнечногорск»).
• Портал «Архивы России» (раздел об архиве Солнечногорского района): Содержит сведения о фондах, руководстве и контактах архивного отдела.
• Госуслуги (Портал госуслуг МО): Для подачи электронных обращений за архивными справками.

Структура и функции Архивного отдела

Архивный отдел Управления делами — это структурное подразделение, обеспечивающее учет, хранение, комплектование и использование документов архивного фонда Администрации.

Основные функции:

• Формирование и комплектование архивных фондов органов местного самоуправления.
• Обеспечение сохранности документов (создание необходимых условий хранения: температурный режим, влажность, пожаробезопасность).
• Научно-справочная работа: составление описей, путемников, указателей.
• Предоставление документов для официального использования структурным подразделениям Администрации.
• Обслуживание граждан и организаций: выдача архивных справок, копий документов, проведение поисковых работ.
• Экспертиза документов на предмет исторической ценности (отбор к государственному хранению или утилизация по актам).
• Перевод документов на электронные носители (цифрование фондов).

Состав архивных фондов (Что хранится)

Архив Администрации формируется из документов, созданных в деятельности органов власти Солнечногорского района/округа за разные исторические периоды.

Основные категории фондов:

• Документы Советов народных депутатов / Совета депутатов (с 1917/1930-х гг.): протоколы заседаний, постановления, решения, мандаты депутатов.
• Документы Исполнительных комитетов / Администрации (управы): приказы, распоряжения, отчеты, статистические материалы, планы народно-хозяйственного развития.
• Документы сельских/поселковых Советов (ликвидированных или входящих в состав округа): фонды бывших сельских администраций (Андреевское, Городищное, Козловское, Машковское и др.);
• Личные дела и кадровые документы: служебные списки, личные карточки сотрудников администрации (с соблюдением сроков ограничения доступа, 75 лет).
• Документы по земельным вопросам, градостроительству, жилищному фонду: планы межевания, акты передачи земель, технические паспорта домов (архивные копии).
• Документы комитета образования, культуры, здравоохранения, соцзащиты (секторные архивы): приказа о назначении/увольнении, отчеты об учебном процессе, списки получателей пособий (архивные копии).

Важно: Первичная документация по начислению пенсий, стажу, заработной плате (лицевые счета, ведомости) как правило, хранится в Территориальном органе Пенсионного фонда РФ (СФР) по Солнечногорскому району или в архивах конкретных предприятий/учреждений, а не в административно-хозяйственном архиве Администрации. Однако Администрация хранит нормативные акты, на основании которых производились начисления.

Услуги для граждан и организаций

Выдача архивных справок и копий документов

Гражданам выдаются справки на основании хранящихся документов для подтверждения:

• Стажа работы (если документы переданы в архив Администрации от ликвидированных предприятий/учреждений ведомственности района).
• Факта проживания / регистрации по адресу (архивные выписки из домовых книг, если они переданы в архив).
• Факта присвоения наименований улицам, переименования населенных пунктов.
• Наличия/отсутствия прав на земельные участки (архивные копии актов).

Порядок обращения

1. Личный визит: В часы приема граждан Архивного отдела (Управления делами). Необходимо иметь паспорт. Рекомендуется предварительно позвонить по тел. 8 (800) -01-67-47 для уточнения кабинета и графика.
2. Через портал «Госуслуги» (ЕПГУ / РПГУ МО): Услуга «Предоставление архивной справки» или «Предоставление копии архивного документа». Это самый удобный способ — не нужно идти лично, ответ придет в личный кабинет или на почту.
3. Почтой / Электронной почтой: На официальный адрес Администрации с нотариально заверенным доверенностью (если представляет интересы другое лицо) и копией паспорта.

Сроки и стоимость

• Срок исполнения: Согласно законодательству об архивном деле — до 30 календарных дней (может быть продлен на 30 дней при сложных поисках с уведомлением заявителя).
• Стоимость: Выдача справок гражданам для реализации прав на пенсию, льготы, жилье, бесплатно. Для коммерческих целей, судебных споров, нотариальных действий, по тарифам, утвержденным Администрацией (платные услуги).

Нормативно-правовая база

Деятельность архива регулируется:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Закон Московской области от № 189/2008-ОЗ «Об архивном деле в Московской области».
• Постановления Администрации городского округа Солнечногорск (например, Постановление от № 817 «Об утверждении муниципальной программы…», в т.ч. по капитальному ремонту объектов, где могут быть архивы).
• Приказы Управления делами / Архивного отдела по внутреннему учету и режиму доступа.
• Типовые инструкции по управлению документированием и архивным делом в органах местного самоуправления.

Электронный архив и цифровизация

Администрация активно внедряет систему электронного документооборота (СЭД) и формирует электронный архив.

• Новые документы (с 2010-2015 гг.) формируются преимущественно в электронном виде с квалифицированной электронной подписью (КЭП).
• Проводится ретроспективное сканирование ценных фондов (протоколы Совета депутатов, генеральные планы, кадастровые карты).
• Доступ к электронным копиям документов может быть предоставлен через Автоматизированную информационную систему (АИС) «Архив» на рабочих местах читального зала (если он функционирует) или посредством направления файлов на электронную почту заявителя (при наличии технической возможности и согласия на обработку ПДн).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Полезные советы при обращении в архив

1. Сформулируйте запрос максимально точно: Укажите ФИО (полностью), даты рождения/смерти, наименование организации, годы работы/проживания, адрес. Чем больше деталей, тем быстрее поиск.
2. Предоставьте копии имеющихся документов: Трудовую книжку, свидетельства, старые справки — это сильно сужает поиск.
3. Используйте Госуслуги: Это оставляет электронный след, гарантирует сроки ответа и избавляет от необходимости приходить за бумажкой.
4. Проверяйте адрес здания: Из-за реорганизации район в округ Архивный отдел мог переехать с ул. Красной, 84 на ул. Банковскую, 2 (или наоборот, в зависимости от размещения Управления делами).
5. Сохраняйте регистрационный номер заявления: При личной подаче требуйте входящий номер на своей копии заявления. На Госуслугах он присваивается автоматически.

Архив Администрации Солнечногорского городского округа (ранее муниципального района) является ключевым хранилищем документов, подтверждающих правовые факты жизни нескольких поколений жителей территории. Несмотря на смену статуса с района на городской округ, преемственность архивных фондов сохранена полностью.

Для успешного получения информации рекомендуется использовать электронные сервисы (Госуслуги) как приоритетный канал, а при сложных историко-правовых поисках — консультироваться со специалистами Архивного отдела Управления дел по телефону 8 (800) -01-67-47 или при личном визите по адресу: г. Солнечногорск, ул. Банковская, 2 (уточняйте кабинет Управления делами).

Данная статья составлена на основе открытых данных интернета (по состоянию на ), информации с портала «Архивы России», официальных реестров (ЕГРЮЛ, Rusprofile) и справочников организаций (2ГИС, Zoon). Для получения юридически значимых сведений обращайтесь в официальные источники.