Архивные учреждения играют ключевую роль в сохранении исторической памяти регионов. Для жителей Ипатовского муниципального района и исследователей истории Ставропольского края основным центром документации является Архивный отдел администрации Ипатовского муниципального района. В этой статье мы подробно рассмотрим его структуру, контакты, состав фондов и порядок обращения за справками.

Общие сведения и статус учреждения

Архивный отдел является структурным подразделением администрации Ипатовского муниципального района. Он осуществляет функции по управлению архивным делом на территории района, обеспечивает сохранность документов, составляющих архивный фонд района, и предоставляет доступ к архивной информации гражданам и организациям.

• Полное наименование: Архивный отдел администрации Ипатовского муниципального района Ставропольского края.
• Ведомственная подчиненность: Администрация Ипатовского муниципального района.
• Деятельность: Прием, учет, хранение, использование документов органов местного самоуправления, учреждений и организаций района.

Контактная информация и адрес

Обращаться в архив можно лично, по телефону или через официальный сайт администрации района. Важно: В открытых источниках встречаются два адреса на улице Ленинградской (дома 80 и 86). Дом 80 — это основной адрес администрации района, где, как правило, располагается архивный отдел. Дом 86 может относиться к другому структурному подразделению или быть устаревшими данными. Рекомендуется уточнять кабинет по телефону перед визитом.

Режим работы и порядок посещения

Точный график приема посетителей лучше подтверждать по телефону 8 (86542) —23-60, так как он может меняться. Обычно архивные отделы администраций работают в стандартный пятидневный график с перерывом на обед.

Типовый режим работы (примерный):

• Понедельник – Пятница: 09:00 – 18:00
• Перерыв на обед: 13:00 – 14:00
• Суббота, Воскресенье: Выходной
• Санитарный день: Последняя пятница месяца (часто)

Для работы в читальне необходимо иметь при себе:

1. Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
2. Заявление на предоставление архивной справки или доступ к документам (пишется на месте или заранее).
3. Документы, подтверждающие родственные связи (если запрос касается геноалогии или пенсионных прав) — свидетельства о рождении, браке, смене имени.

Состав архивных фондов: что можно найти?

Фонды Архивного отдела Ипатовского района формируются за счет документов органов местного самоуправления, учреждений и организаций, расположенных на территории района. Хронологические рамки охватывают период с момента образования района (1924 год) по настоящее время.

Основные группы документов:

• Документы органов власти: Протоколы заседаний Совета депутатов, исполкома, администрации, распоряжения и постановления главы администрации.
• Документы сельских поселений: Дела администраций сельских поселений, входящих в состав муниципального района.
• Социально-экономические документы: Отчеты о социально-экономическом развитии района, планы развития, данные о земельных отношениях.
• Персонифицированные фонды (для геноалогии и пенсий):
  • Домашние книги (учет населения).
  • Списки избирателей.
  • Документы ЗАГСов (акты гражданского состояния) — важно: оригиналы актовых записей за последние 100 лет хранятся в ЗАГСе, в архиве могут находиться копии или старые фонды (до 1920-х гг.).
  • Документы организаций здравоохранения, образования, культуры (списоки учеников, личные дела врачей/учителей, отчеты).
• Документы ликвидированных предприятий и колхозов/совхозов: Уставы, инвентаризационные книги, отчеты о производственной деятельности (важны для подтверждения стажа работы).

Виды предоставляемых услуг

Архивный отдел оказывает как государственные (бесплатные), так и платные услуги на основании Приказа Минкультуры РФ и локальных нормативных актов.

Основные услуги:

1. Выдача архивных справок: о стаже работы, заработной плате, месте жительства, составе семьи, начислении пенсии и т.д. (для Пенсионного фонда / СФР и личных нужд).
2. Предоставление копий документов: заверенные копии актовых записей, приказов, решений, личных дел.
3. Научно-справочная работа: помощь в поиске информации для написания историй родов, научных работ, местных историй.
4. Обеспечение доступа к делам: выдача дел в читальню для самостоятельной работы.
5. Цифровые копии: возможность получения скан-копий документов (по согласованию).

Порядок подачи запроса

Запрос в архив можно направить тремя способами:

А) Личный визит (наиболее эффективный для сложных поисков)

1. Прийти по адресу: г. Ипатово, ул. Ленинградская, 80 (Администрация района).
2. Обратиться в приемную/канцелярию или напрямую в архивный отдел (уточнить кабинет по телефону).
3. Написать заявление по установленному образцу;

Б) Почтовое обращение

Написать официальное письмо на адрес: 356630, Ставропольский край, Ипатовский район, г. Ипатово, ул. Ленинградская, 80 — Архивный отдел администрации Ипатовского муниципального района.

В письме обязательно указать:

• ФИО полностью (включая прежние фамилии).
• Дата и место рождения;
• Период, за который нужны сведения (года жизни, работы, учебы).
• Название организации/колхоза/села.
• Цель обращения (пенсия, суд, геноалогия, справка в архив).
• Адрес для ответа и контактный телефон.
• Подпись и дата.

Совет: Отправляйте письмо ценным заказным почтовым отправлением с описью вложения.

В) Электронное обращение (через Госуслуги или сайт администрации)

• Портал Госуслуг (Госуслуги.Решение проблем) — раздел «Обращения в архивы».
• Форма обратной связи на сайте ipatovo26.ru.
• Электронная почта администрации (уточнить на сайте).

Взаимосвязь с Государственным архивом Ставропольского края (ГАСК)

Важно различать муниципальный архив (в Ипатово) и областной (в Ставрополе).

• Архивный отдел Ипатовского района хранит документы местного значения (администрация района, сельские советы, местные предприятия, школы, больницы).
• Государственный архив Ставропольского края (ГАСК) (г. Ставрополь, ул. Ломоносова, 12) хранит документы областного и регионального значения: фонды губернских/областных учреждений, крупных заводов, партийных органов, личные фонды известных деятелей, метрические книги до 1917-1920 гг.

Пример: Если вы ищете стаж работы на колхозе «Победа» Ипатовского района — идете в Архивный отдел в Ипатово. Если ищете дело о репрессиях родственника или метрическую книгу 1900 года приходской церкви — обращаетесь в ГАСК в Ставрополе.

Историческая справка: Ипатово и архивное дело

История города Ипатово неразрывно связана с развитием транспортной инфраструктуры. Как отмечается в исторических источниках (в частности, на портале «Союз малых городов России»), 4 сентября 1920 года в Ипатово прибыл первый паровоз. Железная дорога стала стимулом для роста поселка, образования района (1924 г.) и, как следствие, накопления архивной документации.

Сегодня Архивный отдел продолжает традиции документирования жизни района: от бумажных дел до внедрения электронного документооборота и формирования электронных архивов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько времени готовится справка?

Согласно законодательству, срок предоставления архивной справки не должен превышать 30 календарных дней с момента регистрации обращения. Простые справки часто готовят быстрее (3-10 дней).

Платно ли получение справки?

Для пенсионного обеспечения (СФР) и судебных целей — бесплатно (госуслуга). Для личных нужд (геноалогия, справка в другой архив, получение копий) — платно по утвержденным тарифам.

Хранят ли в архиве метрические книги (рождение/свадьба/смерть)?

Актовые записи ЗАГС за последние 100 лет хранятся в органах ЗАГС. В архив они передаются по истечении сроков хранения (обычно 100 лет для рождений/браков, 75 лет для смертей). В Архивном отделе района могут храниться копии или старые фонды до 1920-х гг., но основной массив, в ЗАГСе Ипатовского района или ГАСК.

Можно ли заказать справку онлайн, не приезжая?

Да, через портал Госуслуг или почтовое обращение. Ответ придет по почте или в личный кабинет Госуслуг.

Архивный отдел администрации Ипатовского муниципального района — это главный хранитель документальной памяти малой родины для тысяч жителей. Находится он по адресу: г. Ипатово, ул. Ленинградская, 80 (здание администрации), тел. 8 (86542) —23-60.

Для успешного обращения подготовьте пакет документов, подтверждающих вашу личность и родственные связи, четко сформулируйте запрос и укажите цель получения информации. Независимо от того, подтверждаете ли вы трудовой стаж для пенсии, восстанавливаете родословную или пишете историю своего села, сотрудники архива окажут необходимую помощь в поиске нужных сведений.

Данная статья составлена на основе открытых данных с портала «Архивы России», официального сайта администрации Ипатовского муниципального района и справочных ресурсов (2ГИС, РИА Новости) на 2026 год. Перед визитом обязательно уточните актуальный режим работы и состав необходимых документов по телефону +7 (86542) —23-60.