Архивный отдел администрации Кунашакского муниципального района — это ключевое структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документального наследия территории, а также предоставляющее доступ к архивной информации для органов власти, организаций и граждан. В статье подробно рассмотрены структура, функции, услуги, контакты и нормативная база деятельности учреждения.

Общие сведения и правовой статус

Архивный отдел является структурным подразделением Администрации Кунашакского муниципального района без статуса юридического лица. При этом он обладает печатью и угловым штампом, что позволяет ему совершать юридически значимые действия в установленных законом пределах.

Нормативная база деятельности

Деятельность отдела строго регламентируется иерархией нормативных правовых актов:

• Конституция Российской Федерации;
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» и другие федеральные законы;
• Нормативно-правовые акты Челябинской области;
• Устав муниципального образования «Кунашакский район»;
• Постановления и распоряжения Главы Кунашакского муниципального района;
• Нормативно-методические документы Федерального архивного агентства (Росархива) и Государственного комитета по делам архивов Челябинской области;
• Положение об архивном отделе (локальный нормативный акт).

Руководство и штатное расписание

Архивный отдел возглавляет Начальник архивного отдела. На текущий момент (по данным на 2024 год) эту должность занимает:

Хадеева Эльвина Басировна

Штат подразделения формируется из муниципальных служащих. В штат входят Начальник и Специалист(ы), обеспечивающие полный цикл архивных процессов: от приема документов до выдачи справок гражданам.

Адрес и контактная информация

Физическое расположение архива важно для планирования личного визита:

Примечание: Рекомендуется звонить заранее для уточнения режима приема посетителей и наличия необходимых документов в фондах.

Состав архивных фондов и объекты хранения

Архивный отдел осуществляет хранение широкого спектра документов, формирующих Архивный фонд Челябинской области (как муниципальной, так и государственной собственности), а также документы частной собственности.

Основные категории хранящихся документов:

1. Архивные фонды и документы муниципальной собственности, входящие в состав Архивного фонда Челябинской области (документы органов местного самоуправления, муниципальных учреждений).
2. Архивные фонды и документы государственной собственности, входящие в состав Архивного фонда Челябинской области (документы ликвидированных государственных организаций, находившихся на территории района).
3. Документы по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемников), действовавших на территории муниципального района. Это критически важный массив для подтверждения стажа, зарплаты, наград пенсионерами и их наследниками.
4. Архивные документы негосударственных организаций (частной собственности), поступающих на хранение на основе договора между собственником и архивным отделом.
5. Архивные документы личного происхождения граждан (частная собственность), сдаваемые на хранение добровольно или по договору.

Пример фондов (по данным Госархива Челябинской области):

В составе Архивного фонда Челябинской области, формируемом на территории района, хранятся фонды ликвидированных сельских советов. Например:

• Ф. Р-1672: Исполнительный комитет Ларинского сельского Совета депутатов трудящихся (с. Ларино, 1919–1964), 19 ед. хр., 1958–1964 гг., оп. 1.
• Аналогичные фонды других сельских советов, в входивших в состав района в разные периоды (Кунашакский, Уреньгачский, Южно-Уральский и др.).

Основные задачи и функции

Деятельность отдела охватывает полный жизненный цикл документа: от момента его образования в организации до вечного хранения или уничтожения.

Ключевые функции:

• Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному хранению (создание оптимального микроклимата, противопожарная защита, антибиотикозащита, научная опись).
• Комплектование архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для района.
• Отбор и прием документов постоянного хранения от организаций-образователей (ведомственных архивов).
• Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией делопроизводства в органах местного самоуправления и муниципальных организациях района.
• Проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов (в т.ч. по личному составу) в организациях района.
• Информационное обеспечение органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.
• Организация работы пользователей: поиск документов, изготовление копий, подготовка выставок, публикаций и материалов для СМИ.

Перечень предоставляемых услуг

Архивный отдел оказывает услуги бесплатно (за исключением случаев, установленных законодательством, например, изготовление копий на платной основе при сложном воспроизводстве, но базовые справки — бесплатно).

Основные виды услуг:

Порядок обращения за архивной справкой (Инструкция для граждан)

Чтобы получить справку из архива (например, для Пенсионного фонда / СФР, суда, нотариуса), необходимо:

1. Подготовить документы: Паспорт гражданина РФ (оригинал). Если действуете по доверенности, нотариально заверенная доверенность с правом получения архивных справок и паспорт доверенного лица.
2. Написать заявление/запрос: В свободной форме или по образцу (можно уточнить по телефону или на сайте администрации). В заявлении нужно указать: ФИО (в т.ч. прежние), дату рождения, название организации, период работы/проживания, цель справки (для СФР, суда и т.д.).
3. Подать обращение:
   • Лично в архивный отдел (ул. Ленина, 86, 2 этаж).
   • По почте (заказное письмо с вложением копии паспорта и конверта с марками для ответа).
   • Через портал Госуслуг (если услуга подключена к ЕПГУ/РПГУ для данного органа).
   • По электронной почте администрации (если предусмотрено локальными актами).
4. Сроки исполнения: Согласно ФЗ «Об архивном деле» и Административному регламенту, срок выдачи справки обычно составляет до 30 календарных дней со дня регистрации обращения (в сложных случаях продлевается до 60 дней с уведомлением заявителя).

Методическая работа и семинары

Архивный отдел активно занимается повышением качества делопроизводства в районе. Яркий пример — семинар 30 мая 2024 года, проведенный в актовом зале администрации.

• Тема: «Об организации деятельности архивов организаций ─ источников комплектования архивного отдела».
• Докладчик: Начальник архивного отдела Хадеева Э.Б.
• Участники: 25 представителей организаций-образователей архивов (секретари, архивисты, ответственные за делопроизводство).
• Цель: Разъяснение новых требований Росархива, правил отбора документов, составления номенклатур дел, сроков хранения и порядка сдачи дел в архив.

Такие мероприятия позволяют своевременно формировать архивные фонды района, предотвращая утрату ценных документов на этапе ведомственного хранения.

Взаимодействие с Госархивом Челябинской области

Архивный отдел администрации района является звеном в системе архивов области. Он взаимодействует с Государственным архивом Челябинской области (ГАЧО) (сайт: archive74.ru) по вопросам:

• Научной обработки и описания фондов районного значения;
• Государственной регистрации уникальных документов;
• Централизованного хранения микроформ и цифровых копий;
• Методического обеспечения и обучения кадров.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Архивный отдел администрации Кунашакского муниципального района под руководством Э.Б. Хадеевой выполняет системно важную функцию по сохранению «памяти района». Для жителей это основной ресурс для подтверждения прав (пенсионных, жилищных, наследственных), для администрации — инструмент управления документооборотом, для истории — источник первичных сведений о развитии территории.

Главное правило при обращении: подготовьте максимально полные входные данные (ФИО, даты, названия организаций, номера приказов/решений, если известны) — это существенно ускорит поиск и выдачу результата.

Статья подготовлена на основе открытых данных официального портала администрации Кунашакского МР и Госархива Челябинской области. Данные актуальны на 2024–2025 гг. Перед визитом рекомендуется уточнить режим работы по телефону.