Когда говорят о «Смоленском архиве» в контексте Алтайского края, важно не путать два совершенно разных учреждения, разделенных тысячи километров:

• Государственный архив Смоленской области, расположен в г. Смоленск (ул. Нахимова, 29б) и хранит документы по истории Смоленского региона.
• Архивный отдел Администрации Смоленского района Алтайского края — именно об этом учреждении идет речь в данной статье. Он находится в селе Смоленское (административный центр Смоленского района Алтайского края) и ведет документацию по истории этого сибирского муниципалитета.

Общая информация об учреждении

Полное наименование

Архивный отдел Администрации Смоленского района Алтайского края — это структурное подразделение местной администрации, осуществляющее функции управления архивным делом на территории района.

Юридический адрес и контакты

• Адрес: 659900, Алтайский край, Смоленский район, с. Смоленское, ул. Ленина, 63 (здание Администрации района).
• Телефон справки/приемной: +7 (385-33) —XX-XX (точный актуальный номер лучше уточнять на официальном сайте администрации).
• Электронная почта администрации: обычно указывается на сайте в разделе «Контакты».

Руководитель

Начальник архивного отдела назначается распоряжением главы администрации района. Актуальные ФИО руководителя публикуются на официальном портале муниципалитета.

История формирования архивного фонда

История архива неразрывно связана с историей Смоленского района, образованного 4 апреля 1924 года (в составе Сибирского края, позже — Западно-Сибирского, с 1937 г. — Алтайского края).

Ключевые этапы:

1. 1920-е – 1930-е гг.: Накопление документов уездных и районных органов власти (Райисполкома, Раисполкома РСФСР), колхозов, МТС, школ, больниц. Документы дореволюционного периода (Смоленская волость Бийского уезда Томской губернии) в основном хранятся в Государственном архиве Алтайского края (г. Барнаул) и Государственном архиве Томской области.
2. Великая Отечественная война (1941–1945): Архив принял на хранение документы эвакуированных предприятий, госпиталей, списки призывников, evacuated граждан. Это ценнейший фонд для поиска сведений о фронтовицах и тружениках тыла.
3. 1960–1980-е гг.: Централизация хранения. Создание архива как самостоятельного подразделения (отдела) при Райисполкоме. Перевод дел на государственное хранение из ликвидирующихся сельских советов и предприятий.
4. С 1991 г. по настоящее время: Реорганизация в Архивный отдел Администрации района. Внедрение электронных учетных систем, начало оцифровки фондов, работа с запросами граждан (генеалогия, пенсионные права, жилищные споры).

Состав и структура фондов

На архивный фонд Смоленского района формируется за счет документов:

Основные группы фондов:

• Фонды органов власти и управления (до 1991 г.): Протоколы заседаний Райисполкома, решения, распоряжения, отчеты отраслевых управлений (земельного, финансового, архитектуры, ЖЭКов, РОНО).
• Фонды органов местного самоуправления (с 1991 г.): Документы Администрации района, Совета депутатов, сельских поселений (Смоленское, Каменка, Усть-Чача, База и др.).
• Фонды сельскохозяйственных организаций: Документы колхозов «Путь к коммунизму», «Родина», «Заветы Ильича», «Смоленский», СПК и ООО, правопреемников колхозов (трудовые книжки, выслуга лет, начисление заработной платы, уставы). Это наиболее востребованная группа для подтверждения стажа.
• Фонды учреждений социальной сферы: Школы (журналы классные, личные дела учеников, свидетельства об образовании), больницы и ФАПы (истории болезни — по срокам хранения, реестры рожденных/умерших), дома культуры, библиотеки.
• Фонды промышленных и строительных организаций: Смоленский РЭС, ПМК, лесхоз, мелиоративные участки.
• Личные фонды: Документы выдающихся земляков, ветеранов войны и труда, учителей, врачей.
• Коллекции: Фотодокументы (фото хроники района, выпускных классов, производственных бригад), фоно-, кино- и видеодокументы, картографические материалы (планы населенных пунктов, межевые планы), печатная продукция (районная газета «Смоленские вести» / «Знамя труда» в разные годы).

Услуги для граждан и организаций

Архивный отдел предоставляет следующие виды услуг (бесплатно для граждан РФ в установленном законом порядке, платно, для юрлиц и сложных запросов):

Выдача архивных справок и копий документов:

• Подтверждение трудового стажа и заработной платы (для назначения пенсий, льгот) — основной запрос.
• Подтверждение места жительства/проживания (архив домовых книг, списков избирателей, переписей населения).
• Справки об образовании (дубликаты аттестатов, справки об обучении, если учебное заведение ликвидировано).
• Генеалогические справки (поиск сведений о предках: метрические записи, ревизские сказки, confesionalные росписи, если фонды есть в районе, чаще перенаправляют в ГААК).
• Справки для судов и нотариусов (право на наследство, жилищные споры, восстановление прав на недвижимость).

Научная и общественная работа:

• Обеспечение доступа исследователей к читальному залу.
• Подготовка тематических сборников документов к юбилеям района, Победы, организаций.
• Консультирование по вопросам хранения документов в организациях района (экспертиза ценности, составление номенклатур).

Порядок обращения в архив (Инструкция)

Способ 1: Личный визит (Читальный зал)

1. Уточните режим работы читального зала на сайте или по телефону (обычно: Пн–Пт 09:00–17:00, перерыв 13:00–14:00, выходные Сб, Вс; последний четверг месяца — санитарный день).
2. Возьмите с собой паспорт РФ.
3. Если запрашиваете документы о другом лице — нужны документы, подтверждающие родственные отношения (свидетельства о рождении/браке, паспорт запрашиваемого) и нотариальная доверенность (если лично не можете прийти).
4. Заполните заявление на имя начальника отдела архивного отдела (бланк выдают на месте или можно скачать с сайта администрации).
5. Срок выдачи справки: до 30 календарных дней (ст. 22 ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ»), на практике часто быстрее (3–10 дней).

Способ 2: Через портал «Госуслуги» (Рекомендуемый)

• Раздел: «Документы и данные» → «Получение архивной справки».
• Выберите ведомство: «Архивный отдел Администрации Смоленского района Алтайского края» (или «Управление архивного дела Алтайского края», они перенаправят запрос).
• Прикрепите сканы документов. Справка придет в личный кабинет или на почту.

Способ 3: Почтой / Электронно

• Напишите официальное письмо-запрос на адрес администрации.
• Обязательно укажите: ФИО полностью, дату рождения, место жительства/работы/обучения, периоды, цель запроса, свой обратный адрес и телефон.
• Приложите копии подтверждающих документов (заверенные нотариусом, если по почте).

Генеалогические поиски в Смоленском районе: нюансы

Многие обращаются в архив за «родословной». Реальные возможности районного архива здесь ограничены:

Совет: Начинайте с запроса в ЗАГС (для недавних событий) и Государственного архива Алтайского края (г. Барнаул), там концентрируется основная масса дореволюционных и раннесоветских фондов по Бийскому уезду. В районный архив обращайтесь за документами советского периода по конкретным организациям района.

Взаимодействие с вышестоящими архивами

Архивный отдел Смоленского района входит в систему архивных органов Алтайского края. Методическое руководство осуществляет:

• Управление архивного дела Администрации Алтайского края (г. Барнаул).
• Государственный архив Алтайского края (ГААК) — главное хранилище фондов регионального значения. Именно туда перебираются фонды районного архива по истечении сроков хранения (обычно 75–100 лет для дел постоянного хранения) или при ликвидации организаций.

Если в районном архиве документы не найдены, всегда стоит направить запрос в ГААК (ул. Горького, 46, г. Барнаул, тел. +7 (3852) -9-XX-XX).

Актуальные проекты и цифровизация (на 2026 год)

• Электронный каталог фондов: Ведется работа по внесению описей в АИС «Архивы Алтайского края» и на портал «Архивы России» (archives.gov.ru). Это позволяет удаленно проверять наличие нужного фонда/дела.
• Оцифровка справочных фондов: Приоритет, оцифровка описей к фондам колхозов, домовых книг, списков призывников для ускорения выдачи справок.
• Проект «Цифровой архив района»: Размещение на сайте администрации сканов самых востребованных документов (история села Смоленское, фотохроника, уставы колхозов).
• Взаимодействие с МФЦ: Прием запросов через «Мои Документы» в селе Смоленское для удобства граждан.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

В: Хранят ли вы метрические книги 1900 года?

О: Нет. Метрические книги до 1917 г. по Смоленской волости хранятся в ГААК (Барнаул) и ГАТО (Томск). В районе только акты гражданского состояния ЗАГСа с 1920-х годов (с ограничением доступа 100 лет).

В: Как получить справку о стаже работы в колхозе «Родина» 1970-х годов?

О: Фонд колхоза «Родина» (позже СПК/ООО) хранится в Архивном отделе Смоленского района. Обращайтесь с заявлением, паспортом, трудовой книжкой (если есть) и документами, подтверждающими смену фамилии. Срок — до 30 дней.

В: Можно ли сфотографировать дела в читальном зале?

О: Да, согласно ст. 39 ФЗ-125, пользователи имеют право бесплатно воспроизводить документы своими техническими средствами (фотоаппарат, телефон) без вспышки и сканеров с подвижными частями, если состояние документа позволяет.

В: Архив работает в субботу?

О: Обычно читальный зал работает только в будни. Но иногда проводятся «Дни открытых дверей» в субботу (к Дню архивиста, Дню Победы, Дню района) — следите за анонсами на сайте смоленский-район.рф.

Архивный отдел Администрации Смоленского района Алтайского края, это ключевой ресурс для подтверждения правовых фактов (стаж, жилье, образование) за советский и современный периоды на территории района. Для глубокой генеалогии (до 1917 г.) и сложных исторических исследований необходимо обращаться к фондам Государственного архива Алтайского края в Барнауле.

Рекомендуем заранее подготовить пакет документов и, по возможности, использовать портал Госуслуг для удаленной подачи запроса — это сэкономит время и поездку в село Смоленское.