Архивный отдел Управления записи актов гражданского состояния (ЗАГС) Самарской области является ключевым структурным подразделением, обеспечивающим сохранность, учет и выдачу архивных документов, подтверждающих факты гражданского состояния граждан. Деятельность отдела строго регламентируется федеральным законодательством и служит гарантией реализации прав граждан на получение сведений о рождении, заключении брака, разводе, усыновлении, установлении отцовства и смерти.

Нормативная правовая основа

Основным документом, регулирующим работу архива ЗАГС, является Федеральный закон от № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния». Данный закон закрепляет порядок государственной регистрации актов гражданского состояния, формирования архивных фондов, а также процедуру выдачи документов из архива органов ЗАГС. Дополнительно деятельность отдела регулируется приказами Министерства юстиции РФ, постановлениями Правительства Самарской области и локальными нормативными актами Управления.

Адреса и контактная информация

Важно: Адрес главного управления и адрес непосредственно архивного отдела (места выдачи архивных справок и свидетельств) различаются. Необходимо внимательно проверять место обращения перед визитом.

Архивный отдел (место хранения фондов и выдачи архивных документов)

• Адрес: г. Самара, ул. Арцыбушевская, д. 30, 1 этаж
• Почтовый индекс: 443041
• Телефон справки: +7 (846) -32-90-61
• Ориентир: Здание находится на Арцыбушевской улице; вход и приемная архива расположены на первом этаже.

Управление записи актов гражданского состояния Самарской области (Главное управление, администрация)

• Адрес: г. Самара, Ленинская улица, д. 168
• Функции: Организационно-методическое руководство, контроль, прием обращений граждан, работа с электронными сервисами, апостилирование (см. ниже).

На картах (2ГИС, Яндекс.Карты и др.) объект отображается как «Архив Управления ЗАГС Самарской области» по адресу ул. Арцыбушевская, 30.

Основные функции Архивного отдела

Согласно официальной информации, на отдел возложены следующие ключевые задачи:

1. Формирование и хранение архивного фонда. Обеспечение сохранности вторых экземпляров записей актов гражданского состояния (рождение, брак, развод, смерть, усыновление, установление отцовства, смена имени и др.), поступающих из территориальных органов ЗАГС области.
2. Создание и ведение учетно-справочной поисковой системы. Ведение системных каталогов, описей и электронных баз данных для оперативного поиска записей по запросам граждан и организаций.
3. Выдача документов из архива. Выдача повторных свидетельств, справок (в т.ч. формы № 25, № 33) и заверенных копий записей акта гражданского состояния заинтересованным лицам на основании ФЗ № 143-ФЗ.
4. Проставление апостиля. Официальное подтверждение подлинности подписи, печати и штампа на документах, выданных органами ЗАГС Самарской области, для представления их за границей (в странах-участницах Конвенции Гааги 1961 г.).

Порядок получения документов из архива

Получение архивных документов возможно несколькими способами:

• Личный визит: Обращение в Архивный отдел по адресу ул. Арцыбушевская, 30 с паспортом и документами, подтверждающими родственные связи (при запросе чужой записи).
• Через портал «Госуслуги» (ЕПГУ): Подача электронного заявления на выдачу повторного свидетельства или справки. Готовый документ можно получить в любом удобном ЗАГСе или по почте.
• По почте: Направление письменного запроса с нотариально заверенным подписью заявителя и копией паспорта;
• Через МФЦ (Мои Документы): Подача заявления в любом отделе МФЦ Самарской области.

Сроки выдачи: Согласно ст. 45 ФЗ № 143-ФЗ, повторные свидетельства и справки выдаются в день обращения (при наличии записи в локальном архиве) или в срок до 30 календарных дней (при необходимости межведомственного запроса или поиска в других регионах).

Апостилирование документов ЗАГС

Архивный отдел (взаимодействуя с Главным управлением по адресу Ленинская, 168) осуществляет проставление апостиля на:

• Свидетельствах о рождении, браке, разводе, смерти, усыновлении, установлении отцовства, смене имени (оригиналах и нотариальных копиях).
• Справках из архива (формы № 25, № 33 и др.).

Апостиль ставится на документах, выданных именно органами ЗАГС Самарской области. Для документов других регионов необходимо обращаться в соответствующие территориальные управления Минюста или ЗАГС.

Электронный архив ЗАГС: цифровая трансформация

В Самарской области успешно реализован проект по созданию Электронного архива ЗАГС на базе программной платформы САПЕРИОН. Проект направлен на перевод в электронный вид первых экземпляров записей актов гражданского состояния.

Ключевые достижения:

• Обеспечена открытая работа по вводу, хранению и обработке 6 типов документов из 7 имеющихся в системе.
• Значительно ускорен процесс поиска записей: операторы архива могут находить нужную запись за секунды, не извлекая физические томы с полок (что сохраняет бумажные оригиналы от износа).
• Создана база для дальнейшей интеграции с федеральными информационными системами (ЕГР ЗАГС, ЕПГУ).

Цифровизация позволяет выдавать справки и свидетельства в максимально сжатые сроки и минимизирует риск ошибок при ручном переписывании данных.

Подведомственность и структура

Управление записи актов гражданского состояния Самарской области (включая Архивный отдел) входит в систему органов исполнительной власти области и функционирует при координации:

• Правительства Самарской области (учредитель).
• Министерства юстиции Российской Федерации (методическое руководство, контроль за соблюдением законодательства).
• Управления Министерства юстиции РФ по Самарской области (территориальный орган Минюста).
• Федеральной службы государственной статистики (Росстат) (в части предоставления статистических данных).

Режим работы и рекомендации для посетителей

Внимание: Конкретные часы приема посетителей в Архивном отделе (ул. Арцыбушевская, 30) могут отличаться от режима работы Главного управления (Ленинская, 168) и могут меняться.

Рекомендуется перед визитом:

1. Уточнить актуальный график работы по телефону +7 (846) -32-90-61.
2. Проверить наличие записи в электронной базе через «Госуслуги» — это сэкономит время на поиске тома в архиве.
3. Подготовить пакет документов: паспорт РФ, документы, подтверждающие родство (свидетельства о рождении/браке родителей и т.д.), если запрашиваете чужую запись.
4. Оплатить госпошлину заранее (через «Госуслуги», банковское приложение или терминал) и иметь при себе чек/квитанцию.

Архивный отдел Управления ЗАГС Самарской области по адресу ул. Арцыбушевская, 30 — это современный архив, сочетающий традиционные функции хранения уникальных бумажных фондов с передовыми цифровыми технологиями (платформа «Саперион»). Благодаря внедрению Электронного архива, проставлению апостилей и интеграции с порталом «Госуслуги», граждане получают доступ к юридически значимым документам максимально оперативно и удобно, будь то оформление наследства, получение пенсии, восстановление гражданства или выезд за границу.

Информация актуальна на дату формирования статьи . Перед обращением обязательно уточняйте реквизиты и режим работы по официальным источникам или по телефону +7 (846) -32-90-61.