При работе с архивными документами Губкинского района (официально — Губкинский городской округ) Белгородской области важно понимать двухуровневую структуру архивного дела в регионе: существует региональный государственный архив (хранящий исторические фонды) и муниципальный архивный отдел (работающий с документами местного самоуправления и предоставляющий услуги населению)․ В данной статье подробно разобраны структура, контакты, цифровые ресурсы и порядок обращения за справками․

Региональный уровень: ОГКУ «Государственный архив Белгородской области» (ГАБО)

Главным хранилищем исторической документации по региону является Областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Белгородской области» (ОГКУ ГАБО)․

История и статус

• Основание: Архив создан в 1954 году одновременно с образованием Белгородской области․
• Начало формирования фондов: Практическое накопление документов началось в 1966 году, после предоставления архиву подходящего здания․
• Формирование фондов: В архив поступили документы, касающиеся истории Белгородской области, ранее хранившиеся в Воронежском областном архиве, а также документы от районных и городских архивов области (в т․ч․ Губкинского)․

Контакты и расположение

Адрес: 308000, г․ Белгород, ул․ Мокроусова, д․ 14․

Официальный портал: Представлен на Портале «Архивы России»․

Цифровые ресурсы ГАБО

Для удаленной работы с фондами доступны ключевые информационные системы:

1. ГИС УИАД (Государственная информационная система удаленного использования архивных документов) — основной федеральный ресурс для поиска и заказа копий документов․
2. ЭБИД (Электронная библиотека исторических документов), содержит указатели и оцифрованные фонды ГАБО․ Раздел: Указатели → Архив → Государственный архив Белгородской области․

Научная и методическая деятельность

Архив регулярно выступает площадкой для профессионального обмена опытом․ Например, 28 апреля 2025 года на базе Белгородского государственного историко-художественного музея-диорамы «Курская битва․ Белгородское направление» прошла Всероссийская научно-практическая конференция․

Муниципальный уровень: Архивный отдел администрации Губкинского городского округа

Непосредственно на территории Губкинского городского округа функции архивного ведения осуществляет структурное подразделение администрации․

Полное наименование и подчиненность

Архивный отдел комитета правового обеспечения деятельности администрации Губкинского городского округа Белгородской области․

Официальная информация и контакты

• Портал «Архивы России»: Карточка учреждения размещена в реестре на archives․gov․ru․
• Руководитель: Начальник архивного отдела указан на официальных ресурсах (ФИО актуализируется на сайте администрации)․

Основные функции и услуги

Отдел обеспечивает реализацию полномочий органа местного самоуправления в сфере архивного дела:

• Прием, учет, хранение и использование архивных документов органов местного самоуправления Губкинского городского округа․
• Оказание муниципальных услуг по предоставлению архивных справок, выписок и копий документов (пensionные, социально-правовые, подтверждающие стаж, зарплату и т․д․)․
• Консультации граждан по вопросам архивного законодательства․
• Организация работы с обращениями граждан (в т․ч․ через ГИС УИАД)․

Режим работы и обращение за справками

Важно: Точный график приема посетителей, список необходимых документов для получения справки и сроки исполнения запросов обязательно уточняйте на официальном сайте администрации (gubkinadm․ru) или по телефонам, указанным в разделе «Контакты» на странице Архивного отдела․

Орган управления: Управление по делам архивов Белгородской области

Координация, методическое руководство и контроль за деятельностью архивов области (включая ГАБО и муниципальные архивные отделы) осуществляет Управление по делам архивов Белгородской области․

• Официальный сайт: Содержит нормативную базу, реестры архивов, информацию о конкурсах, грантах и методических рекомендациях․
• На сайте Управления публикуются сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера руководителей архивных учреждений․

Федеральные ресурсы и надзорные инстанции

При поиске документов федерального значения или для сложных генеалогических запросов могут потребоваться ресурсы федерального уровня:

Практические советы исследователю и гражданину

А․ Определите тип нужного документа

1. Справка о стаже/зарплате/пенсии (документы организаций, ликвидированных до 1990-2000-х гг․) → Обращайтесь в Архивный отдел администрации Губкинского г․о․ или в ГАБО (если фонд передан в региональное хранение)․
2. Метрические книги (Родились/Женились/Умерли до 1917-1920 гг․), ревизские сказки, документы уездных/волостных управлений → Исключительно ГАБО (фунды до 1917 г․)․
3. Документы советского периода (райисполкомы, горисполкомы, колхозы, совхозы, предприятия) → Преимущественно ГАБО (фонды районных/городских архивов, переданные в 1960-80-х гг․)․
4. Документы текущей деятельности администрации Губкинского г․о․ → Архивный отдел администрации․

Б․ Используйте удаленный доступ (ГИС УИАД / ЭБИД)

Перед личным визитом или направлением почтового запроса:

• Зарегистрируйтесь в ГИС УИАД через ЕСИА (Госуслуги)․
• Используйте «Расширенный поиск» по полю «Архив»: выберите «Государственный архив Белгородской области» или «Архивный отдел администрации Губкинского г․о․»․
• Просмотрите указатели (путеводители) на ЭБИД — они позволяют понять, какие фонды и описи существуют, и составить точный запрос (номер фонда, описи, дела)․

В․ Оформление запроса

• Электронный запрос: Через форму на ГИС УИАД или сайте администрации (раздел «Обращения граждан»)․
• Почтовый запрос: На адрес учреждения (ГАБО: ул․ Мокроусова, 14, Белгород; Архивный отдела: адрес администрации Губкинского г․о․)․ Обязательно укажите возвратный адрес и прикрепите копию паспорта / доверенность․
• Личный визит: В читальном зале ГАБО работают с оригиналами и микрокопиями․ В Архивном отделе администрации — преимущественно выдают готовые справки/выписки (ориiginalы документов организаций, хранящихся там, в читальный зал не выдаются)․

Важные уточнения по административно-территориальному делению

Внимание! В интернет-запросах часто встречается устаревшее название «Губкинский район»․

• С 2000-х годов на территории города Губкин и прилегающих поселков сформирован Губкинский городской округ (городское округление)․
• Район как муниципальное образование (Губкинский район) прекратил существование в связи с преобразованием в городской округ․
• Поэтому архивный отдел официально называется: Архивный отдел комитета правового обеспечения деятельности администрации Губкинского городского округа Белгородской области․
• В ГАБО исторические фонды могут быть озаглавлены как «Губкинский район» (документы до реформы) и «Губкинский городской округ» (позже)․

Ключевые адреса и ссылки для быстрого доступа

• Портал «Архивы России» (Реестр архивов): http://archives․gov․ru/
• ГИС УИАД (Удаленный доступ): Доступен через портал «Архивы России» или напрямую gis-uiad․arhiv․gov․ru (требует проверки актуального адреса на портале)․
• ЭБИД (Указатели ГАБО): elib․shpl․ru/ru/nodes/․․․ (раздел Указатели → Архив → ГАБО)․
• Сайт Управления по делам архивов Белгородской области: Официальный ресурс органа управления․
• Адрес ГАБО (Читальный зал): г․ Белгород, ул․ Мокроусова, 14․

Работа с архивами Губкинского городского округа требует понимания разделения полномочий: ГАБО — это центр исторического исследования и хранения фондов ликвидированных организаций и советских органов власти, а Архивный отдел администрации — это ваш основной партнер для получения социально-правовых справок, подтверждающих стаж, зарплату и иные права, а также для работы с документами современного местного самоуправления․ Эффективное использование ГИС УИАД и ЭБИД позволяет значительно сэкономить время на предварительном поиске описей и формировании точных запросов․

Информация актуальна на основе данных Портала «Архивы России», сайта Администрации Губкинского г․о․ и открытых источников на 2026 год․ Перед визитом рекомендуется уточнить режим работы по телефонам, указанным на официальных сайтах․