. Архивы организаций – это специализированные подразделения, обеспечивающие систематизацию, хранение, охрану и предоставление доступа к документам, созданным в процессе деятельности юридических лиц. Их работа регулируется рядом федеральных законов, подзаконных актов и отраслевых нормативных документов. Ниже представлена подробная схема основных правил, которые обязаны соблюдать все организации, создающие и эксплуатирующие архивные фонды.

Правовая база архивного дела в РФ

Ключевые нормативные акты, определяющие порядок работы архивов:

1. Федеральный закон № 119‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (1995 г.) – основной закон, устанавливающий принципы создания, хранения и использования архивных документов.
2. Федеральный закон № 72‑ФЗ «О государственной тайне» – определяет порядок обращения с документами, содержащими сведения, охраняемые в тайне.
3. Федеральный закон № 149‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» – регулирует электронные архивы и их информационную безопасность.
4. Приказ Минкультуры России от № 332 «Об утверждении Положения о порядке ведения архивного дела в организациях».
5. ГОСТ 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Основные понятия и термины».
6. ГОСТ Р 7.0.100‑2018 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Требования к оформлению».

Классификация и оценка документов

Классификационные группы

• Документы текущего делопроизводства – хранятся в течение 3–5 лет, после чего подлежат оценке.
• Документы постоянного делопроизводства – имеют ценность для организации и государства, хранятся от 10 лет до неограниченного срока.
• Документы исторического значения – передаются в государственные архивы, сроки хранения не ограничены.

Оценка (ценностный отбор)

Оценка документов проводится в два этапа:

1. Техническая оценка – проверка состояния носителя, пригодности к дальнейшему хранению.
2. Ценностная оценка – определение исторической, правовой, административной, научной и информационной ценности.

Ответственность за оценку возлагается на архивного специалиста и управляющего делопроизводством организации.

Организационная структура архива в организации

Порядок создания и регистрации архивных документов

1. Регистрация входящих документов – каждый документ получает уникальный архивный номер (по схеме: Год/Код организации/Номер).
2. Классификация – определение категории (текущий, постоянный, исторический) и места хранения (физический или электронный архив).
3. Оформление карточки учета – в бумажном виде – карточка в архивном журнале; в электронном – запись в базе данных (система «Электронный архив»).
4. Контроль сроков хранения – автоматизированные напоминания о предстоящей оценке или уничтожении.

Условия хранения и охраны архивных фондов

Физический архив

• Температура: +18 °C ± 2 °C;
• Относительная влажность: 45 % ± 5 %;
• Вентиляция: постоянный приток свежего воздуха без сквозняков;
• Освещение: минимальное, без ультрафиолетового излучения (не более 50 лк);
• Защита от пыли, загрязнений и механических повреждений (полки из нейтральных материалов, специальные коробки).

Электронный архив

• Резервное копирование: минимум три копии – локальная, удалённая (облачная) и офлайн (ленточный архив).
• Контроль целостности: регулярные контрольные суммы (MD5/SHA‑256).
• Шифрование: при хранении конфиденциальных данных – алгоритм AES‑256.
• Доступность: уровни доступа (публичный, ограниченный, закрытый) согласно классификации информации.

Доступ к архивным документам

Доступ регулируется принципом «законность‑необходимость‑минимальность».

1. Запрос – любой заинтересованный (работник организации, исследователь, контролирующий орган) подаёт письменный запрос, указывая цель и перечень нужных документов.
2. Проверка правомочий – архивный специалист сверяет запрос с классификацией и уровнем доступа.
3. Выдача – предоставление оригиналов, копий или электронных версий в соответствии с установленными сроками (обычно в течение 5 рабочих дней).
4. Отчетность – журнал выдачи фиксирует дату, ФИО получателя, перечень документов и цель использования.

Уничтожение и передача документов

• Уничтожение – допускается только после завершения срока хранения и отсутствия ценности, подтверждённого актом оценки. Уничтожение производится в специализированных учреждениях (шрединг, сжигание) с составлением акта об уничтожении.
• Передача в государственный архив – документы, признанные исторически ценными, передаются в государственные архивы (ГАРМ, региональные архивы) в соответствии с приказом Минкультуры.

Ответственность и контроль

За нарушение правил работы с архивами предусмотрена административная и уголовная ответственность:

• Административные штрафы для юридических лиц – от 10 000 до 500 000 рублей (ст. 7.27 КоАП РФ).
• Уголовная ответственность за умышленное уничтожение или искажение архивных документов (ч. 2 ст. 158 УК РФ).

Контроль осуществляется:

1. Внутренними аудиторами организации (ежегодный аудит архивного дела).
2. Контрольно-надзорными органами (Росархив, Минкультуры, Роскомнадзор).

Лучшие практики (best‑practice) для современных архивов

• Автоматизация – внедрение систем управления документами (СУД) и электронных архивов (ЭА) с поддержкой метаданных и workflow.
• Оцифровка – приоритетная оцифровка уязвимых бумажных носителей (фотографии, рукописные акты) с последующей индексацией.
• Обучение персонала – ежегодные курсы по архивному делу, защите информации и работе с электронными системами.
• План непрерывности бизнеса (BCP) – включение архивных фондов в план восстановления после чрезвычайных ситуаций.
• Экологическая безопасность – использование безкислотных материалов, безвредных консервантов и систем контроля микроклимата.

Соблюдение перечисленных правил позволяет организациям РФ обеспечить законность, сохранность и доступность своих архивных фондов, а также избежать правовых рисков. При правильной организации архивного дела предприятие получает ценную информационную поддержку, сохраняет свою историю и повышает эффективность управления документами;

Дата актуализации: 10 июля 2026 г.