Архивы РФ – это совокупность государственных, муниципальных и частных архивных фондов, в которых хранятся документы, имеющие историческую, правовую и научную ценность. Основой их работы являются Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и ряд методических рекомендаций, утверждённых Федеральным архивным агентством.

Правовая база и основные документы

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивных делах в Российской Федерации» (2002 г.).
• Указ Президента РФ от 9 марта 2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» – определяет роль Федеральной архивной службы.
• Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (в электронном виде, доступные в информационной системе архива).
• Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учёту и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах.

Что такое «схема» в архивоведении?

Термин «схема» (иногда называют схемой систематизации) обозначает упорядоченную структуру, по которой формируются единицы хранения и распределяются архивные документы внутри фонда. Схема учитывает:

1. Структурные признаки – принадлежность к определённым подразделениям организации‑создателя документа.
2. Видовые признаки – тип документа (деловые, бухгалтерские, кадровые, личные и т.д.).
3. Хронологические признаки – период создания документа.
4. Тематику и предметный указатель.

Все изменения в местонахождении документов фиксируются в топографических указателях и отражаются в плане (схеме) размещения архивных фондов.

Схема систематизации архивного фонда РФ

Основные разделы схемы

• Раздел 1. Государственная собственность – документы органов государственной власти, судов, прокуратуры, министерств.
• Раздел 2. Муниципальная собственность – архивы регионов, городов, районов.
• Раздел 3. Личное происхождение – документы частных лиц, семейные архивы, личные письма.
• Раздел 4. Научные и культурные фонды – материалы музеев, библиотек, научных институтов.

Подразделы внутри разделов

Каждый раздел делится на подразделы, которые формируют единицы хранения (дело, дело‑корпус, дело‑файл). Пример для раздела «Государственная собственность»:

1.1 – Президент РФ
 1.1.1 – Приказы
 1.1.2 – Декреты
 1.1.3 – Протоколы заседаний
1.2 – Правительство РФ
 1.2;1 – Приказы
 1.2.2 – Планы и программы
 1.2.3 – Отчёты
...

Формирование единиц хранения

Согласно методическим рекомендациям, единицы хранения формируются по следующим принципам:

• Структурный принцип – документы, относящиеся к одному подразделению, собираются в одно дело.
• Видовой принцип – документы одного вида (например, бухгалтерские) группируются вместе.
• Хронологический принцип – в пределах одного вида документы упорядочиваются по дате.
• Тематика – если документы охватывают одну тему, они могут быть объединены в отдельный подраздел.

Процедуры работы с архивными документами

Комплектование архива

Комплектование – процесс формирования архивного фонда из исходных документов. Включает:

1. Отбор документов, подлежащих архивированию (по нормативным срокам хранения).
2. Оценку их исторической и правовой ценности.
3. Назначение классификационных признаков согласно схеме.
4. Создание описательных карточек (метаданных) в информационной системе архива.

Учёт и контроль

Учёт осуществляется в электронных реестрах. Ключевые элементы учёта:

• Регистрационный номер (уникальный идентификатор).
• Ссылка на топографический указатель.
• Состояние сохранности (физическое, цифровое, микрофильм).
• Сроки доступа (публичный, ограниченный, закрытый).

Использование и выдача документов

Для получения доступа к архивным материалам пользователи могут оформить запрос через:

• Порталы государственных услуг (пример: услуги Мосрегион).
• Электронные справочные системы архивов.
• Личное обращение в архивный отдел.

При выдаче документов оформляются архивные справки, копии, выписки с указанием условий использования.

Топографические указатели и планы размещения

Топографический указатель – это документ, в котором фиксируются физические места хранения единиц архивных фондов (полки, шкафы, ящики). План размещения (схема) отражает:

• Географическое расположение архивных подразделений.
• Последовательность размещения по разделам и подразделам схемы систематизации.
• Маршруты доступа для сотрудников и посетителей.

Эти документы регулярно обновляются при перемещении материалов, переоформлении фондов или внедрении новых технологий (например, цифровые архивы).

Цифровизация и электронные архивы

В последние годы в России активно развивается цифровой архив. Основные направления:

1. Сканирование бумажных документов и их хранение в специализированных хранилищах данных.
2. Создание электронных описей (метаданных) в соответствии с международными стандартами (ISAD(G), EAD).
3. Интеграция с государственными информационными системами (ГИС «Архив», Единый портал государственных услуг).
4. Обеспечение долгосрочной сохранности цифровых носителей (мультиформатные резервные копии, блокчейн‑технологии для контроля целостности).

Примеры применения схемы в разных типах архивов

Государственный архив РФ (ГАРФ)

ГАРФ использует единую схему, охватывающую более 200 000 единиц хранения. Схема делится на 12 основных разделов, каждый из которых имеет собственный топографический указатель.

Муниципальные архивы (пример – Архив города Коломна)

В муниципальных архивах схему адаптируют под региональные особенности: отдельные подразделы для документов органов местного самоуправления, судов, школ и культурных учреждений.

Архивы научных организаций

Для научных фондов важна тематика исследований. Схема включает разделы «Научные проекты», «Экспериментальные данные», «Публикации», каждый из которых подразделяется по дисциплинам.

Схема архивов Российской Федерации – это фундаментальный инструмент, позволяющий упорядочить огромный массив документов, обеспечить их сохранность и доступность. Применение единой методологии систематизации, строгий учёт и постоянное обновление топографических указателей создают условия для эффективной работы как государственных, так и муниципальных и частных архивов.

Внедрение цифровых технологий расширяет возможности схемы, делая архивные материалы более доступными для исследователей и граждан, одновременно повышая уровень их защиты.

Ключевые термины:

• Схема систематизации – упорядоченная структура классификации архивных фондов.
• Топографический указатель – документ, фиксирующий физическое расположение единиц хранения.
• Единица хранения – совокупность документов, объединённых по признакам (дело, дело‑корпус, дело‑файл).
• Методические рекомендации – нормативные документы, регулирующие комплектование, учёт и использование архивных материалов.