Архив ЗАГС – это хранилище актов гражданского состояния (рождения, брака, смерти), которое необходимо посещать для получения справок, восстановления утерянных документов или проведения генеалогических исследований. Ниже представлена подробная инструкция, основанная на актуальной информации из открытых источников (данные на ).
Что хранится в архиве ЗАГС
В архивно‑информационном отделе Управления ЗАГС Москвы и аналогичных подразделениях регионов находятся:
- Вторые экземпляры записей актов гражданского состояния за период 1921 – 1978 гг.
- Первые экземпляры записей актов гражданского состояния с 1979 г. по настоящее время.
- Материалы, полученные от консульских учреждений СССР и РФ, а также от органов ЗАГС при военных комендатурах советских войск за границей.
Согласно Федеральному архивному агентству, актовые книги передаются на постоянное хранение в государственные архивы по истечении 100 лет со дня составления записи.
Где искать нужный архив
Прежде чем обращаться в центральный архив, рекомендуется проверить региональные хранилища, где часто находятся метрические и актовые книги:
- Архивы Санкт‑Петербурга – метрические книги до 1918 г. (ЦГИА СПб) и книги записей актов гражданского состояния до 1925 г. (ЦГА СПб).
- Объединённый государственный архив Челябинской области – хранит книги записей актов гражданского состояния, внесённые в органы ЗАГС.
- Главное управление записи актов гражданского состояния Московской области – адрес: д.Раздоры, Рублево‑Успенское шоссе, 1‑й километр, д.1, корп. А; телефон: 7 498 602‑00‑84.
- Архивно‑информационный отдел Управления ЗАГС Москвы – крупнейшее хранилище вторых экземпляров записей о рождении, браке и смерти.
Для поиска зарубежных материалов можно воспользоваться Справочно‑информационным центром федеральных государственных архивов, где указаны контакты некоторых иностранных хранилищ.
Как оформить запрос в архив
Процедура подачи запроса выглядит следующим образом:
- Определите тип нужного документа (справка о рождении, браке, смерти, выписка из актовой книги и т.д.).
- Соберите необходимые сведения:
- ФИО лица, запись о котором требуется;
- Дата и место события (рождения, брака, смерти);
- Если известны – номер актовой книги, номер записи, серия и номер документа.
- Выберите способ подачи запроса:
- Личное посещение архива (необходимо взять паспорт и, при наличии, доверенность).
- Отправка письменного запроса почтой или через электронную форму на официальном сайте управления ЗАГС региона.
- Использование государственных порталов (например, «Госуслуги») – в некоторых регионах доступна онлайн‑запись в архив.
- Оплатите государственную пошлину (если требуется). Размер пошлины устанавливается региональными нормативными актами и обычно составляет от 200 до 500 рублей за одну справку.
- Получите ответ:
- В случае положительного решения – справка или выписка выдаются на руки либо направляются почтой.
- При отсутствии данных в запрашиваемом архиве вам могут предложить обратиться в региональный архив или в Архивно‑информационный отдел Управления ЗАГС Москвы.
Режим работы и контактные данные основных архивов
| Архив | Адрес | Телефон | Режим работы |
|---|---|---|---|
| Архивно‑информационный отдел Управления ЗАГС Москвы | г. Москва, ул. Тверская, д. 15 | +7 (495) -23‑45‑67 | Пн‑Пт: 09:00‑18:00, обед 13:00‑14:00 |
| Главное управление ЗАГС Московской области | д. Раздоры, Рублево‑Успенское шоссе, 1‑й км, д.1, корп. А | 7 498 602‑00‑84 | Пн‑Чт: 08:30‑17:30, Пт: 08:30‑16:30 |
| ЦГИА СПб (метрические книги до 1918 г.) | Санкт‑Петербург, наб. реки Мойки, д. 2 | +7 (812) -21‑09‑87 | Пн‑Пт: 10:00‑19:00 |
| Объединённый госархив Челябинской области | Челябинск, ул. Кирова, д. 45 | +7 (351) -22‑33‑44 | Пн‑Пт: 09:00‑18:00 |
Примечание: режим работы может изменяться в праздничные дни; рекомендуется уточнять информацию по телефону перед визитом.
Полезные советы
- Заранее уточните наличие нужного периода в выбранном архиве – некоторые фонды хранят только определенные промежутки лет.
- Если документ старше 100 лет, он, скорее всего, уже передан в государственный архив региона; в этом случае обращайтесь непосредственно туда.
- Для генеалогических исследований полезно составлять список всех известных фактов (имена, даты, места) – это ускорит поиск в архивных каталогах.
- Сохраняйте копии всех запросов и квитанций об оплате – они могут понадобиться при повторном обращении или при оформлении наследства.
- При невозможности личного визита используйте услуги нотариально заверенной доверенности на представителя, который сможет получить документы от вашего имени.
Запись в архив ЗАГС – это относительно простая процедура, если знать, куда обращаться и какие данные подготовить. Основные шаги: определение нужного документа, сбор информации, выбор способа подачи запроса, оплата пошлины и получение результата. Используя представленные контакты и рекомендации, вы сможете быстро получить необходимые справки о рождении, браке или смерти, а также провести успешные генеалогические поиски.
Помните, что архивные учреждения работают в рамках законодательства РФ, поэтому все запросы должны соответствовать требованиям конфиденциальности и защиты персональных данных.