История создания и нормативная база
Идея создания единой АИС для архивов Краснодарского края возникла в начале 2010‑х годов, когда стало очевидно, что разрозненные учётные базы данных не обеспечивают эффективного поиска и использования документов․ В 2013 г․ был утверждён приказ Министерства культуры Краснодарского края № 45‑О «О создании автоматизированной информационной системы архивного фонда Краснодарского края»․
С тех пор система прошла несколько этапов модернизации:
- 2014‑2016 гг․ – внедрение базы данных «Архивный фонд» на платформе MS SQL;
- 2017‑2019 гг․ – подключение модуля электронного фонда пользования на основе ПО АС‑Архив 3․6;
- 2020‑2022 гг․ – оцифровка метрических книг и создание справочно‑информационного фонда;
- 2023‑2026 гг․ – запуск АИС «Архив документов граждан и организаций по личному составу» и интеграция с порталом «Архивы России»․
Структура АИС архива Краснодарского края
Система состоит из нескольких взаимосвязанных подсистем, каждая из которых решает конкретные задачи:
База данных «Архивный фонд»
Основная учётная база, содержащая реквизиты всех дел, фондов и коллекций Государственного архива Краснодарского края․ Управляется СУБД MS SQL, обеспечивает быстрый поиск по индексам (номер дела, дата, тип документа, учреждение‑производитель)․
Электронный фонд пользования (ЭФП)
Реализован на ПО АС‑Архив 3․6․ Содержит сканированные изображения документов, метаданные и ссылки на электронные копии․ Позволяет пользователям просматривать документы в режиме онлайн без посещения читального зала․
АИС «Архив документов граждан и организаций по личному составу»
Специализированный модуль, предназначенный для учёта личных дел, трудовых книжек, наградных материалов, документов о службе в вооружённых силах и других персональных сведений․ Интегрирован с общероссийским реестром личного состава и обеспечивает защиту конфиденциальных данных․
Справочно‑информационный фонд (СИФ)
Вcludes метрические книги, ревизские сказки, списки населённых пунктов и другие генеалогические источники․ Доступен через отдельный раздел портала ГКУ Крайгосархив․
Электронный каталог и доступ к ресурсам
Электронный каталог Государственного архива Краснодарского края объединяет все перечисленные базы данных и предоставляет единый интерфейс поиска․ Основные возможности:
- Поиск по ключевым словам, датам, типам документов и названиям населённых пунктов;
- Фильтрация результатов по фондам, описям и номерам дел;
- Просмотр превью изображений и скачивание полноразмерных копий (в рамках авторского права и соглашений о конфиденциальности);
- Формирование персональных списков и экспорт библиографических записей в форматы RIS, BibTeX, CSV;
- Уведомления о появлении новых оцифрованных материалов (подписка по электронной почте)․
- Книги рождений, браков и смертей за период с конца XIX в․ по 1917 г․;
- Ревизийские сказки (подворные переписи) -858, 1887, 1905 гг․;
- Приходские и монастырские записи отдельных населённых пунктов․
- По уезду/району;
- По confession (православные, католические, лютеранские, мусульманские и др․);
- По типу события (рождение, брак, смерть)․
- Личные дела сотрудников государственных и муниципальных органов;
- Трудовые книжки и аттестации;
- Наградные листы и представления к наградам;
- Документы о воинской службе (приказы, выписки из частей, списки потерь);
- Материалы по реабилитации жертв политических репрессий;
- Расширение объёма оцифрованных фондов – планируется перевести в электронный вид более 2 млн страниц документов к 2030 г․;
- Внедрение искусственного интеллекта для автоматического распознавания рукописного текста (OCR) и классификации документов;
- Интеграция с общероссийской платформой «Госархив․ру» для обеспечения единого поиска по всем региональным архивам;
- Развитие мобильного приложения для доступа к каталогу и просмотра документов на смартфонах и планшетах;
- Повышение уровня кибербезопасности – внедрение многофакторной аутентификации и регулярного аудита уязвимостей․
- Централизованный учёт и хранение документов;
- Быстрый и удобный поиск по разнообразным критериям;
- Доступ к уникальным генеалогическим источникам (метрические книги, ревизские сказки);
- Специализированный модуль для работы с личными делами и документами по личному составу;
- Перспективы дальнейшего развития за счёт внедрения ИИ, мобильных решений и межрегиональной интеграции․
Для доступа к электронным ресурсам необходимо зарегистрироваться на официальном портале ГКУ Крайгосархив (ул; Ставропольская, 151‑А, г․ Краснодар)․ После подтверждения учётной записи пользователь получает логин и пароль, которые действуют как в читальном зале, так и удалённо через защищённое соединение HTTPS․
Метрические книги и генеалогические исследования
Одним из востребованных разделов АИС является коллекция метрических книг населенных пунктов современного Краснодарского края (за исключением г․ Краснодара, где книги хранятся непосредственно в Государственном архиве края)․ В электронном каталоге представлены:
Для работы с этими источниками предусмотрены специальные фильтры:
Пользователи могут формировать запросы типа «все браки в селе Абрау‑Дюрсо за 1900‑1905 гг․» и получать список соответствующих записей с возможностью просмотра оригинальных страниц․
Архив документов по личному составу
Модуль АИС, посвящённый личному составу, включает:
Доступ к этим данным регулируется Федеральным законом «О персональных данных» и внутренними нормативными актами архива․ Для получения сведений о живых лицах требуется согласие субъекта данных или запрос через уполномоченный орган (например, отдел ЗАГС или военный комиссариат)․ Для исторических исследований (лица, умершие более 70 лет назад) доступ предоставляется без ограничений․
Перспективы развития АИС
На 2026 год перед архивом стоят следующие задачи:
Реализация этих направлений позволит сделать архив Краснодарского края более открытым, удобным для исследователей, генеалогов и широкой публики, а также обеспечит долгосрочную сохранность уникального документального наследия региона․
АИС архива Краснодарского края представляет собой современную, многокомпонентную систему, сочетающую традиционные архивные функции с возможностями цифровых технологий․ Она обеспечивает:
Благодаря этим возможностям жители края, учёные, студенты и все интересующиеся историей региона могут эффективно использовать архивные ресурсы, не выходя из дома или офиса, что значительно повышает доступность и востребованность культурного наследия Краснодарского края․