Автоматизированная информационная система (АИС) архивного фонда Вологодской области представляет собой комплекс программно-технических, организационных и информационных ресурсов, обеспечивающих учет, хранение, описание и предоставление архивных документов пользователям. Система функционирует в рамках федеральной АИС «Архивы России» и регионального контура, управляемого Комитетом по делам архивов Вологодской области.
Нормативно-правовая база и управление
Деятельность архивной службы региона регулируется Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», региональными законами и постановлениями Правительства Вологодской области. Непосредственное управление осуществляет Комитет по делам архивов Вологодской области, в ведении которого находится основное подведомственное учреждение:
- Казенное архивное учреждение Вологодской области «Государственный архив Вологодской области» (ГАВО).
Структура Государственного архива Вологодской области (ГАВО)
Архив имеет сложную структуру, отраженную в АИС, и включает несколько физических размещений и структурных подразделений:
Основное хранилище (Читальный зал и фонды)
- Адрес: 160001, г. Вологда, ул. Мальцева, д. 17.
- Здесь сосредоточены основные фонды дореволюционного и советского периодов, фонды организаций, предприятий, личные фонды.
Вологодский областной архив новейшей политической истории (ВОАНПИ)
- Адрес: 160001, Вологодская область, г. Вологда, ул. Октябрьская, д. 4;
- Профиль: документы партийных, советских, комсомольских и профсоюзных органов, движений общественной активности XX–XXI веков.
Функциональные модули АИС
АИС «Архив Вологодской области» реализует следующие ключевые функции:
- Фондово-учетная работа: ведение Государственного реестра уникальных документов, формирование научных описей (инвентарей), систематизация дел.
- Обеспечение доступа пользователей: ведение единого учета обращений (письменных, устных, через порталы), выдача архивных справок, копий документов.
- Цифровизация и электронное хранение: сканирование документов, привязка цифровых копий к описям в АИС, долгосрочное хранение электронных документов.
- Мониторинг и отчетность: сбор статистики по приходу документов (ежегодно на постоянное хранение поступает более 5 тысяч дел), состоянию фондов, посещаемости.
Цифровые сервисы и онлайн-доступ (Портал «Архивы России» и региональные ресурсы)
Ключевым направлением развития АИС является интеграция с федеральными и общедоступными платформами. На сегодняшний день (статус на ) реализованы следующие проекты:
Портал «Архивы России» (archives.gov.ru)
Федеральная АИС обеспечивает единую точку входа в описи фондов ГАВО. Пользователи могут:
- Искать дела по фондам, описаниям, названиям дел, хронологии.
- Просматривать оцифрованные образы документов (при наличии).
- Формировать заявки на выдачу документов в читальный зал или на получение копий дистанционно.
Сервис «Наши Предки» (predki.ru)
Специализированная платформа для геноалогических исследований. ГАВО активно наполняет её данными:
- Достижение 2026 г.: размещено 795 дел из фонда Вологодской казенной палаты (около 85 тысяч страниц).
- Доступны ревизские сказки, метрические книги, confesionalные росписи и иные источники для восстановления родословных вологжан.
Яндекс.Поиск по архивам
Интеграция с поисковиком Яндекс позволяет находить архивные дела (например, «Вологодское наместническое правление») прямо в строке поиска, переходя к карточке дела в АИС.
Сайт ГАВО и Портал архивной службы области
- Официальный сайт: www.arhiv-vologda.ru
- На сайте представлены виртуальные выставки, путеводители по фондам, новости, реквизиты для оплаты платных услуг.
Режим работы и контакты для пользователей АИС
Обращения через АИС (электронные заявки) обрабатываются в рабочее время учреждения. Личный прием в читальных залах осуществляется по следующему графику:
| Параметр | Значение |
|---|---|
| Режим работы читального зала (ул. Мальцева, 17) | Понедельник – Четверг: с 8:00 до 17:00 Пятница, Суббота, Воскресенье: выходной |
| Телефон справки / заказа дел | (8172) -2-36-45 |
| Факс | (8172) -2-14-95 |
| E-mail (официальный) | gavopost.gov35.ru |
Важно: Перед визитом рекомендуется предварительно заказать дела через АИС «Архивы России» или по телефону, так как срок подачи дел из удаленных хранилищ может составлять до 3 рабочих дней.
Перспективы развития АИС в 2026–2027 гг.
На основе анализа текущей деятельности Комитета и ГАВО, основные векторы развития информационной системы включают:
- Массовое оцифрование фондов genealogического значения (метрические книги, ревизские сказки, списки приходских семей) с загрузкой в «Наши Предки» и Портал «Архивы России».
- Внедрение ИИ-технологий для распознавания рукописных текстов (HTR) и автоматического атрибутирования дел.
- Расширение функционала «Электронного архива» для приема электронных документов от органов власти области (перевод на электронное делопроизводство).
- Повышение информационной безопасности при хранении персональных данных в архивных документах (соблюдение 152-ФЗ).
АИС «Архив Вологодской области» — это не просто база данных, а живая экосистема, связывающая хранилища на ул. Мальцева и ул. Октябрьская с каждым исследователем в любой точке мира. Благодаря интеграции с федеральным порталом «Архивы России» и сервисом «Наши Предки», а также активной работе по оцифровке (как пример — 85 тыс. страниц Казенной палаты), доступ к документарной памяти региона становится максимально открытым и технологичным. Для получения актуальной информации, заказа справок или записи в читальный зал используйте официальные каналы связи, указанные выше.