Справки – это официальные документы, подтверждающие наличие или отсутствие сведений в фондах библиотек и архивов. Они востребованы учёными, студентами, сотрудниками организаций и частными лицами. Ниже рассмотрены основные типы справок, их особенности, порядок оформления и приведён ряд практических примеров, взятых из открытых источников (данные актуальны на ).
Библиографические справки
Библиографическая справка подтверждает наличие (или отсутствие) конкретного документа в библиотечном фонде и содержит полные bibliographic данные: автор, название, издание, год, объём и т.д.
Виды библиографических справок
- Простая справка – ответ на запрос о наличии единицы хранения.
- Уточняющая справка – восстанавливает потерянные или неполные сведения (например, год преобразования населённого пункта).
- Тематическая справка – подборка литературы по определённой теме (книги, статьи, электронные ресурсы).
- Справка по электронным ресурсам – подтверждает доступ к базе данных, электронному журналу или диску.
Примеры библиографических справок
- Запрос: «Легенды Северного Кавказа».
Ответ: Кавказ. Выпуск XXIV. Легенды и предания, 2019. 162 с. - Запрос: «Великая Отечественная война в судьбе Новоалтайска».
Ответ: Новоалтайск. Книга памяти, 2002. 105 с. - Запрос: «В каком году рабочий поселок Белорецкий завод был преобразован в город?»
Ответ (уточняющая справка): 2022 год (по данным регионального архива). - Запрос: «Есть ли в фонде библиотеки книга Р. Бейтса «Химия карбанионов», изданная в 1987 году?»
Ответ: Да, имеется: Бейтс Р. Химия карбанионов. – М.: Наука, 1987. – 210 с. - Запрос: «Есть в библиотеке второй номер журнала «Урал» за 2001 год?»
Ответ: Нет, экземпляр отсутствует; рекомендуется межбиблиотечный абонемент.
Порядок составления библиографической справки
- Получить запрос пользователя (уточнить название, автор, год, тип документа).
- Проверить наличие в каталоге (электронном или карточном).
- Если документ найден – оформить полную библиографическую запись согласно ГОСТ 7.0.5‑2008.
- Если документ отсутствует – указать причины отсутствия и предложить альтернативные источники (межбиблиотечный доступ, электронные копии).
- Подписать справку ответственным библиотекарем, поставить дату и регистрационный номер.
Архивные справки
Архивная справка подтверждает наличие (или отсутствие) дела, документа или сведения в архивном фонде. Она оформляется на бланке организации и имеет установленную форму.
Когда требуется архивная справка
- При оформлении наследства, подтверждении прав на недвижимость.
- Для подтверждения трудового стажа, учёных степеней, наград.
- В судебных и административных процессах.
- Для научных исследований, когда нужен доступ к архивным материалам.
- Наименование организации‑издателя (архив).
- Название справки («Архивная справка»).
- Регистрационный номер и дата выдачи.
- ФИО заявителя (или наименование организации).
- Сущность запроса (какое дело, документ, период ищут).
- Результат поиска (найдено/не найдено).
- При наличии – реквизиты дела: номер фонда, opis, дело, лист, дата.
- Подпись уполномоченного сотрудника, печать организации.
Основные элементы архивной справки
Пример архивной справки (образец)
Архивная справка № 01/2026 Выдана: Кому: Иванов Иван Иванович Запрос: Сведения о трудовой деятельности в ООО «СтройГрад» за период 2010‑2015 гг. Результат: В фонде № 45, opis № 12, дело № 345 (листы 1‑23) содержатся трудовые книжки и приказы о приёме/увольнении сотрудников за указанный период. Подпись: __________________ С.П. Сидорова, ведущий архивариус Печать: [печать архива]
Особенности оформления описи дел постоянного хранения (из методических рекомендаций)
При составлении годового раздела описи дел постоянного хранения важно соблюдать сквозную нумерацию. Например, если за 2013 год в описи 15 записей и это первый раздел, его номер фиксируется как 01. При оформлении раздела за 2014 год нумерация продолжается с номера 16 (см. Пример 12 и Приложение 13 Правил).
Учёт выполненных справок
Для контроля качества и отчётности ведётся специальная тетрадь учёта выполненных справок (содержательный учёт).
Схема тетради учёта
- На левой странице – реквизиты справки: номер, дата, ФИО заявителя, краткое содержание запроса.
- На правой странице – результат: найдено/не найдено, ссылка на дело/документ, примечания (например, рекомендация по межбиблиотечному абонементу).
- Внизу каждой страницы – подпись исполнителя и дата выполнения;
Пример записи в тетради учёта
| № | Дата | Заявитель | Запрос | Результат | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 01 | Иванов И.И. | Легенды Северного Кавказа | Найдено (Кавказ. Вып. XXIV, 2019) | – | |
| 02 | Петрова А.С. | В каком году рабочий поселок Белорецкий завод преобразован в город? | Уточняющая справка: 2022 г. | Данные из регионального архива |
Практические рекомендации по работе со справками
- Чётко формулируйте запрос. Чем точнее указана информация (автор, название, год, тип документа), тем быстрее будет получен ответ.
- Используйте электронные каталоги и базы данных. Большинство библиотек и архивов предоставляют онлайн‑поиск, что сокращает время обработки справки.
- Соблюдайте нормативные требования. Для архивных справок следуйте ГОСТ Р 7.0.5‑2008 и внутренним инструкциям организации (например, методическим рекомендациям по описи дел постоянного хранения).
- Ведите учёт всех справок. Тетрадь учёта позволяет отслеживать нагрузку, выявлять частые типы запросов и планировать пополнение фонда.
- Обеспечьте конфиденциальность. При работе с персональными данными (трудовые книжки, медицинские карты) соблюдайте положения Федерального закона «О персональных данных».
- Предлагайте альтернативные источники. Если документ отсутствует, сообщить о возможности межбиблиотечного абонемента, электронной копии или обращения в другой архив.
Справки в библиотеке и архиве остаются важным инструментом подтверждения информации и поддержки научной, образовательной и деловой деятельности. Правильное оформление, ведение учёта и знание видов справок позволяют специалистам оперативно реагировать на запросы пользователей, повышать доверие к учреждению и обеспечивать сохранность documentalного наследия.
Надеемся, представленные примеры и рекомендации окажутся полезными для библиотекарей, архивариусов и всех, кто сталкивается с необходимостью получения справок.