Библиотечный фонд архива – это упорядоченная совокупность всех документов, находящихся в архивных учреждениях, которые оформлены и учитываются по тем же принципам, что и традиционный библиотечный фонд. В отличие от обычных библиотек, такие фонды включают не только книги, но и рукописи, видеозаписи, звукозаписи, микрофильмы, электронные ресурсы и другие формы документального наследия.
Что входит в библиотечный фонд архива?
Согласно материалам ШНБ: Тема 3. Библиотечный фонд: состав, учет, принципы расстановки, в фонд могут входить:
- Книги и монографии (в т.ч. редкие издания);
- Рукописные документы и архивные материалы;
- Видеозаписи и аудиозаписи (фильмы, интервью, радиопередачи);
- Электронные ресурсы: базы данных, цифровые копии документов;
- Периодика, газеты, журналы;
- Документы, относящиеся к культурному, историческому и научному наследию.
Важным признаковым элементом является документность – любой объект, признанный документом в соответствии с законодательством, может стать частью фонда, но не каждый документ автоматически считается элементом фондового состава (см. ФОНДЫ БИБЛИОТЕК: ПРОБЛЕМЫ И РЕШЕНИЯ УДК 025.7/.9 Ю. Н. Столяров).
Правовые основы формирования и учёта
Основные нормативные акты, регулирующие библиотечный фонд архива в России:
- Федеральный закон № 78‑ФЗ «О национальной библиотеке Российской Федерации» (ст. 16);
- Постановление Правительства РФ «Об организации и учёте библиотечных фондов»;
- Методические рекомендации по учёту фондов по форме 6‑НК (используется в муниципальных библиотеках, например, в Новозыбковской централизованной библиотечной системе);
- Стандарты ОЭСР и УДК для классификации и описания документов.
Эти документы определяют:
- Критерии включения в фонд;
- Порядок ведения учётных карточек и электронных каталогов;
- Требования к сохранности и условиям хранения.
Система учёта библиотечного фонда
Учёт в архивных библиотеках обычно реализуется в двух уровнях:
Картотечный (бумажный) учёт
Традиционный способ, основанный на заполнении форм 6‑НК, где фиксируются:
- Библиографическое описание (автор, название, издательство, год издания);
- Физическое состояние документа;
- Местоположение (полка, ящик, коробка);
- Уникальный идентификационный номер.
Электронный учёт
Современные архивные библиотеки используют интегрированные системы управления фондом (ИСФ), которые позволяют:
- Создавать и поддерживать центральный фондовый каталог (см. портал Архивы России);
- Осуществлять поиск по метаданным, полному тексту и по цифровым копиям;
- Вести историю перемещения и доступа к документам;
- Подключать модули для оцифровки и управления цифровыми ресурсами.
Примером такой системы является электронный фонд Президентской библиотеки имени Б. Н. Ельцина, где в 2022 году участвовали 13 организаций‑фондаходержателей из 6 регионов.
Принципы расстановки и организации фонда
Для обеспечения удобства доступа и сохранности документы размещаются согласно нескольким ключевым принципам:
- Хронологический порядок – особенно важен для архивных материалов, позволяя проследить развитие событий.
- Тематика и предметная классификация – используется УДК, РКИ, а также специализированные классификаторы (например, для музыкальных записей).
- Учет физических характеристик – тяжёлые книги, микрофильмы, видеокассеты требуют отдельного оборудования и условий хранения.
- Соблюдение условий микроклимата – температура 18‑20 °C, относительная влажность 45‑55 % для большинства бумажных материалов.
- Разделение оригиналов и копий – оригинальные документы хранятся в более защищённых зонах, а копии (в т.ч. цифровые) – в зонах открытого доступа.
Оцифровка и создание электронных фондов
В последние годы цифровая трансформация стала приоритетом для архивных библиотек. Основные этапы процесса:
- Отбор материалов – формирование перечня объектов, подлежащих оцифровке (см. Перечень материалов, включенных в план перевода в цифровую форму).
- Подготовка к сканированию – очистка, оценка состояния, определение формата (PDF/A, TIFF, MP3, MP4).
- Сканирование и конверсия – использование специализированных сканеров, обеспечение высокого разрешения (не менее 300 dpi для текстовых документов).
- Метаданные и индексация – заполнение полей по международным стандартам (METS, MODS, Dublin Core).
- Хранение и доступ – размещение в цифровом архиве, обеспечение резервного копирования, предоставление доступа через онлайн‑каталоги.
Электронные фонды позволяют расширить аудиторию, упростить поиск и обеспечить долгосрочную сохранность информации, особенно в условиях физического износа оригиналов.
Проблемы и пути их решения
Среди типичных проблем, с которыми сталкиваются архивные библиотеки, выделяют:
- Недостаток финансирования – ограничивает закупку современного оборудования и проведение оцифровки.
- Старение фондов – бумажные документы подвержены разрушению, требуют консервации.
- Недостаточная квалификация персонала – требуется обучение работе с ИСФ, цифровыми технологиями.
- Отсутствие единой нормативной базы – различия в региональных стандартах усложняют обмен данными.
Решения, предложенные в литературе (см. ФОНДЫ БИБЛИОТЕК: ПРОБЛЕМЫ И РЕШЕНИЯ УДК 025.7/.9 Ю. Н. Столяров), включают:
- Создание межрегиональных консорциумов для совместного финансирования оцифровки;
- Внедрение программ повышения квалификации библиотекарей‑архивистов;
- Разработку единого электронного каталога на уровне федерации (пример – Государственная информационная система удаленного использования архивных документов и справочно‑поисковых средств к ним (ГИС УИАД));
- Привлечение частных инвестиций и грантов (например, проекты Фонда «Культура»);
Примеры успешных практик
Центральная библиотека имени князя Н. Д. Долгорукова (Новозыбковская ЦБС)
Библиотека реализовала автоматизированный учёт по форме 6‑НК, а также внедрила электронный каталог, доступный через региональную сеть. В результате ускорилось обслуживание читателей и повысилась точность инвентаризации.
Президентская библиотека имени Б. Н. Ельцина
В 2022 году в рамках проекта оцифровки участвовали 13 организаций‑фондаходержателей. Был сформирован электронный фонд, включающий более 1,2 млн страниц архивных документов, доступных через онлайн‑портал.
Научная библиотека ГАРФ
Библиотека Федеральных государственных архивов (ГАРФ) создала отдельный книжный фонд и фонд периодики, обеспечив их хранение в климатически контролируемых помещениях и предоставив читателям возможность удалённого доступа через телефонные линии и интернет.
Перспективы развития
В ближайшие годы ожидается дальнейшее усиление роли цифровых технологий в управлении библиотечными фондами архивов:
- Развитие искусственного интеллекта для автоматической классификации и распознавания текста (OCR) в исторических рукописях;
- Внедрение блокчейн‑технологий для обеспечения подлинности и неизменности цифровых копий;
- Создание открытых репозиториев, где исследователи смогут свободно использовать материалы в рамках лицензий Creative Commons;
- Усиление международного сотрудничества в области обмена цифровыми архивными ресурсами.
Библиотечный фонд архива – это стратегический ресурс, объединяющий традиционные бумажные документы и современные цифровые материалы. Его эффективное формирование, учёт и расстановка требуют соблюдения правовых норм, применения современных ИТ‑решений и постоянного профессионального развития персонала. Интеграция архивных фондов в единую информационную среду открывает новые возможности для научных исследований, образования и сохранения культурного наследия для будущих поколений.
Ключевые слова: библиотечный фонд, архивный фонд, учет, оцифровка, электронный каталог, нормативные акты, консервация, цифровые ресурсы.