Дата подготовки статьи: 19:55:55 ()

Что подразумевается под «списанием документов»?

Списание документов – это процесс официального вывода бумажных или электронных материалов из текущего делопроизводства и их переноса в архив с целью сохранения, обеспечения юридической силы и последующего доступа. При этом документ получает статус «архивного», а его оригинал (или копия) может быть уничтожен в соответствии с нормативными сроками.

Ключевые цели списания

• Сокращение объёма текущего документооборота;
• Обеспечение долгосрочного и надёжного хранения информации;
• Соблюдение требований законодательства (сроки хранения, защита персональных данных);
• Упрощение доступа к историческим данным для анализа и аудита.

Нормативно‑правовая база

В России процесс списания и электронного архивирования регулируется рядом нормативных актов:

1. Федеральный закон № 300-ФЗ «Об архивном деле» – определяет сроки хранения, порядок формирования архивных фондов и требования к электронному архиву;
2. Приказ Минкультуры России № 123 от – устанавливает правила электронного документооборота и требования к цифровой подписи.
3. Технические регламенты по защите персональных данных (ФЗ‑152) – обязательны при работе с документами, содержащими персональную информацию.
4. Законопроект, представленный вице‑министром культуры и информации РК Айбеком Сыдыковым, направлен на развитие архивного дела и предусматривает обязательное внедрение электронных архивов в государственных и коммерческих организациях.

Технические требования к электронному архиву

Для того чтобы процесс списания был надёжным и соответствовал требованиям, необходимо обеспечить:

• Непрерывную целостность данных – контрольные суммы, цифровая подпись, журнал изменений.
• Защиту от несанкционированного доступа – многоуровневая аутентификация, шифрование данных.
• Систему резервного копирования – минимум две независимые копии, хранящиеся в разных физических местах.
• Метаданные – полное описание документа (дата создания, автор, классификатор, срок хранения).
• Совместимость с нормативными форматами – PDF/A, TIFF, XML и др.

Этапы процесса списания в электронный архив

Подготовительный этап

1. Идентификация документов – определение, какие документы подлежат списанию (по срокам, типу, важности).
2. Проверка юридической необходимости – согласование с юридическим отделом, подтверждение сроков хранения.
3. Назначение ответственного лица – обычно это архивист или специалист по электронному документообороту.

Оцифровка (если документ в бумажном виде)

4. Сканирование с использованием сканеров высокого разрешения (не менее 300 dpi) и сохранение в формате PDF/A‑1.
5. Автоматическое распознавание текста (OCR) для обеспечения поиска по содержимому.
6. Контроль качества сканов – проверка на размытость, отсутствие страниц.

Формирование метаданных

7. Заполнение полей: название, номер, дата, классификатор, ответственный, срок хранения, статус «архивный».
8. Присвоение уникального идентификатора (UID) согласно внутреннему реестру.

Загрузка в электронный архив

9. Выбор системы (пример – ЭТЛАС, внедрённый компанией «Простор»).
10. Загрузка файлов и метаданных через защищённый интерфейс.
11. Автоматическое формирование журнала операций (лог‑файл).

Финальная проверка и подтверждение списания

12. Проверка соответствия загруженных данных оригиналам.
13. Подписание акта списания электронной подписью ответственного лица.
14. Обновление реестра бумажного архива (если он сохраняется в параллельном виде).

Уничтожение бумажных оригиналов (по необходимости)

15. Согласование с юридическим отделом.
16. Физическое уничтожение (шрединг) с документированным протоколом.

Практические рекомендации

• Планируйте процесс списания заранее. Составьте календарный график, учитывающий сроки юридических проверок.
• Обучайте персонал. Бухгалтеры и архивисты должны знать правила формирования метаданных и работы с системой.
• Проводите регулярные аудиты. Проверка целостности архивных фондов должна проводиться минимум раз в год.
• Интегрируйте электронный архив с бухгалтерскими системами. Это ускоряет передачу документов из текущего делопроизводства в архив.
• Используйте автоматизацию. Роботизированные процессы (RPA) позволяют автоматически формировать акты списания и загружать файлы.

Примеры успешного внедрения

Корпорация «Росатом»

В декабре 2025 года госкорпорация «Росатом» ввела в промышленную эксплуатацию единую отраслевую систему электронного архива, позволяющую списывать более 10 000 документов в месяц. Система обеспечивает автоматическое формирование сроков хранения и интеграцию с ERP‑системой.

Компания «Простор» (разборка и снос зданий)

«Простор» выбрала систему электронного архива ЭТЛАС. Основные причины выбора:

• Поддержка большого объёма графических файлов (чертежи, планы).
• Встроенный модуль контроля доступа к конфиденциальным данным.
• Возможность вести учёт как электронного, так и бумажного архива одновременно.

В результате компания сократила время поиска исторических документов с 3 дней до 15 минут.

Оцифровка архивных дел 1944‑1970 гг.

В рамках текущего этапа оцифровки специалисты корпорации создали электронные копии для 392 единиц хранения, охватив архивные дела за периоды 1944‑1961 и 1966‑1970 гг. Это позволило перенести более 1,2 млн страниц в электронный архив, обеспечив их долгосрочную сохранность и быстрый доступ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения у архивных документов?

Сроки определяются нормативными актами: бухгалтерские документы – 5‑10 лет, налоговые – 5 лет, документы, связанные с недвижимостью – 75 лет, а некоторые исторические материалы хранятся бессрочно.

Можно ли хранить оригиналы в электронном виде без бумажных копий?

Да, при условии, что электронные копии соответствуют требованиям ФЗ‑300 и ФЗ‑152 (формат PDF/A, цифровая подпись, надёжное резервное копирование).

Как обеспечить юридическую силу электронных архивов?

Необходимо использовать электронную подпись, вести журнал операций и хранить метаданные, подтверждающие оригинальность и неизменность документов.

Что делать, если в процессе сканирования обнаружены повреждённые страницы?

Сохраняйте оригинал в отдельный «корректирующий» файл, фиксируйте дефекты в журнале и, при возможности, восстанавливайте страницу (например, с помощью реставрационных услуг).

Списание документов в электронный архив – это не просто техническая операция, а комплексный процесс, включающий юридическую проверку, качественную оцифровку, формирование метаданных и надёжное хранение. При правильном подходе организация получает:

• Сокращение расходов на физическое хранение;
• Увеличение скорости доступа к историческим данным;
• Соответствие современным требованиям законодательства;
• Повышение уровня информационной безопасности.

Внедрение систем, подобных ЭТЛАС или отраслевым решениям «Росатома», уже доказало свою эффективность в разных отраслях – от строительства до атомной энергетики. Следуя изложенным рекомендациям, вы сможете организовать процесс списания документов быстро, безопасно и в полном соответствии с нормативными требованиями.

Автор статьи – специалист по электронному документообороту, 2026 г.