Дата подготовки статьи: 01:12:01
Акт приема‑передачи (далее – Акт) – это официально оформленный документ, фиксирующий факт передачи (сдачи) или получения архивных материалов (бумажных и/или электронных) между двумя сторонами:
- организацией‑сдатчиком (например, предприятие, государственное учреждение, музей, библиотека);
- организацией‑приемщиком (государственный или муниципальный архив, специализированный архивный центр).
Акт подтверждает:
- полноту и соответствие передаваемых материалов заявленной описи;
- состояние документов (повреждения, комплектность);
- дату и условия передачи;
- ответственность сторон за сохранность материалов.
Правовая основа
Оформление и использование Актов регулируются следующими нормативными актами РФ:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ от г. «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет порядок формирования, учета и хранения архивных фондов.
- «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (Приложение 35).
- Инструкция по работе с архивными документами (п. 101) – Приложение 31 к Инструкции, где указана форма Актов для постоянного хранения в государственном архиве.
- Приказ Минкультуры России № 24 от г. – порядок составления Актов в двух экземплярах (один остаётся в архиве, второй – у организации‑сдатчика).
Когда нужен акт?
Акт обязательный в следующих случаях:
- Передача дел в государственный архив (постоянное хранение).
- Сдача документов в музейный, библиотечный или муниципальный архив.
- Внутренняя передача архивных материалов между подразделениями одной организации.
- Перевод бумажных документов в электронный архив (при этом в акте указываются сведения о сканировании, контрольных копиях и т.п.).
Структура типового акта
Ниже – основные реквизиты, которые присутствуют в официальных формах (Приложение 31, Приложение 35):
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Шапка | Наименование документа («Акт приема‑передачи архивных документов»), номер акта, дата составления. |
| Сведения о сторонах |
|
| Опись передаваемых материалов |
|
| Состояние документов | Отметка о наличии повреждений, дефектов, комплектности («Документы в полном комплекте, без повреждений»). |
| Условия передачи | Дата передачи, способ (лично, курьером, транспортом), место передачи. |
| Подписи и расшифровка | Подпись руководителя (или уполномоченного) каждой стороны, расшифровка подписи, печать (при наличии). |
| Примечания | Дополнительные сведения (например, «Документы переданы в электронном виде, оригиналы уничтожены»). |
Пошаговая инструкция по заполнению акта
Шаг 1. Подготовка описи
Ответственный сотрудник (делопроизводитель, бухгалтер или архивист) формирует сдаточную опись – список всех передаваемых документов. Опись должна быть проверена на полноту и соответствие реальному содержимому.
Шаг 2. Проверка состояния материалов
Архивный специалист осматривает документы, фиксирует наличие дефектов, отсутствие страниц, следов влаги и т.п. При обнаружении повреждений в акте делается соответствующая пометка.
Шаг 3. Заполнение реквизитов сторон
Указываются полные наименования организаций, их ИНН/КПП, адреса, ФИО и должности ответственных лиц. Если документ подписывается от имени организации, необходимо приложить доверенность.
Шаг 4. Внесение сведений об описи
Переносим данные из сдаточной описи в таблицу акта; При передаче электронных файлов указываем:
- формат файлов (PDF, DOCX, TIFF и др.);
- контрольные суммы (MD5, SHA‑256) для подтверждения целостности;
- медиа‑носитель (USB‑накопитель, внешний жёсткий диск, облачное хранилище).
Шаг 5. Подписание и печать
После окончательной проверки обе стороны подписывают акт. Подпись должна быть оригинальной (ручной) либо квалифицированной электронной подписью (КЭП), если документ оформляется в электронном виде. На бумажных экземплярах ставится печать организации.
Шаг 6. Хранение акта
Один экземпляр акта помещается в архивный фонд вместе с переданными документами, второй – в делопроизводство организации‑сдатчика (обычно в разделе «Документы, переданные в архив»). При электронном оформлении акт сохраняется в формате PDF/A и архивируется в системе электронного документооборота.
Пример заполненного акта (упрощённый)
АКТ ПРИЕМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ПОЛОЖИТЕЛЬНОЕ ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ № 27 от г. СДАТЧИК: ООО «ТехноИнвест», ИНН 7701234567, КПП 770101001, 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10, Руководитель – Иванов И.И., генеральный директор, подпись: ___________ /Иванов И.И./ ПРИЁМЩИК: Государственный архив г. Москвы, 125009, г. Москва, ул. Сретенка, д. 12, Руководитель – Петров П.П., директор, подпись: ___________ /Петров П.П./ ОПИСЬ ПЕРЕДАВАЕМЫХ ДЕЛ: № Наименование дел Кол-во Формат Состояние 1 Договоры с контрагентами 2020‑2025 150 бумажный без повреждений 2 Финансовая отчетность 2022‑2024 45 бумажный без повреждений 3 Электронные копии 2023‑2025 12 PDF без повреждений УСЛОВИЯ ПЕРЕДАЧИ: Дата передачи – г. Способ – курьерская доставка, транспорт: «Экспресс‑Логистик». Место передачи – главный офис ООО «ТехноИнвест», зал №3. ПРИМЕЧАНИЯ: Документы переданы в полном комплекте, оригиналы не имеют следов влаги, все электронные файлы проверены контрольными суммами SHA‑256. ПОДПИСИ СТОРОН: _______________________ _______________________ (Иванов И.И.) (Петров П.П.) Руководитель ООО «ТехноИнвест» Директор ГА г. Москвы
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли оформлять акт, если документы передаются внутри одной организации?
Да. При передаче дел между подразделениями (например, из бухгалтерии в архивный отдел) акт фиксирует смену ответственности и упрощает последующий контроль.
Можно ли использовать электронную подпись?
Да. При оформлении акта в электронном виде допускается использование квалифицированной электронной подписи (КЭП), что признаётся юридически равнозначным рукописной подписи.
Что делать, если в процессе проверки обнаружены повреждения?
В акте делается пометка о характере повреждения, указываеться степень их влияния на целостность документа и, при необходимости, оформляется отдельный акт о повреждении с рекомендациями по реставрации.
Сколько экземпляров акта необходимо?
Стандарт – два экземпляра: один остаётся в архиве, второй – в организации‑сдатчике. При передаче электронных файлов может быть подготовлен один электронный документ, копия которого сохраняется в обеих системах.
Как хранить акт в электронном архиве?
Формат PDF/A‑2b, подпись в виде КЭП, метаданные (дата, номер, стороны) в системе документооборота. Рекомендуется создать резервную копию в отдельном хранилище.
Лучшие практики оформления актов
- Подготовьте опись заранее. Ошибки в количестве листов – главная причина возврата актов.
- Проверяйте состояние документов. Фотографируйте повреждения и прикладывайте фото к акту.
- Используйте стандартизированные формы. Приложения 31 и 35 позволяют избежать пропусков обязательных реквизитов.
- Сохраняйте электронные копии. При возникновении споров электронный акт с КЭП будет доказательством в суде.
- Обучайте персонал. Делопроизводители и архивисты должны знать порядок заполнения и подписи.
Акт приема‑передачи – ключевой документ, который обеспечивает законность и прозрачность передачи архивных материалов. Его правильное оформление защищает интересы обеих сторон, упрощает контроль за сохранностью документов и служит важным доказательством в случае проверок, судебных разбирательств и смены ответственных лиц. Следуя нормативным требованиям и рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете избежать типичных ошибок и обеспечить надёжную работу с архивными фондами.
Автор: Ваш помощник (ChatGPT). Все материалы подготовлены на основании открытых источников и действующего законодательства РФ.