Дата актуализации: 10:09:02 ()

Архив электронных документов в Контур.Диадок – это централизованное хранилище, где сохраняются все входящие и исходящие ЭДО‑документы, их электронные подписи, метаданные и история операций. Архив обеспечивает:

• долгосрочное хранение с соблюдением законодательных требований;
• быстрый поиск и извлечение документов по различным критериям;
• гарантию неизменности и подлинности записей благодаря криптографической защите;
• удобный доступ для аудита, контроля и внутренней отчётности.

Основные функции архива Диадок

Автоматическое сохранение

Каждый документ, прошедший через систему Диадок (счёт‑фактура, акт, накладная, запрос, уведомление и др.), автоматически помещается в архив сразу после завершения обмена.

Индексация и поиск

Архив поддерживает полнотекстовый поиск по:

• номеру документа;
• дате создания/отправки;
• контрагенту (ИНН, КПП, название);
• типу документа;
• статусу обработки (подписан, отклонён, на согласовании и т.д.).

Версионность и история изменений

Для каждого документа сохраняется полная история:

1. момент загрузки в систему;
2. этапы подписания (кто, когда, с какой подписью);
3. изменения метаданных (например, корректировка реквизитов);
4. операции архивирования/восстановления.

Соответствие законодательным требованиям

Архив Диадок соответствует:

• ФЗ‑152 «О персональных данных»;
• ФЗ‑402 «О бухгалтерском учёте»;
• Приказу Минфина России № 102н (хранение первичных учётных документов);
• требованиям ФНС по электронному документообороту.

Безопасность и контроль доступа

Доступ к архиву регулируется ролями и правами пользователей:

• аудитор – только чтение;
• бухгалтер – чтение и экспорт;
• администратор – полное управление (настройка правил хранения, удаление по истечении срока).

Все операции journaling‑логируются и защищены электронной подписью оператора.

Как организовать работу с архивом в Диадок?

Шаг 1. Подключение к системе

Для начала работы необходимо:

1. Зарегистрироваться в личном кабинете Контур.Диадок;
2. Установить сертификат электронной подписи (или использовать вход по логину/паролю, SMS‑коду);
3. Подключить контрагентов через приглашения или API.

Шаг 2. Настройка правил хранения

В разделе «Настройки → Архив» можно задать:

• срок хранения для разных типов документов (например, счета‑фактуры – 5 лет, кадровые документы – 75 лет);
• правила автоматического перемещения в «холодное» хранилище после определённого периода;
• уведомления о приближении конца срока хранения.

Шаг 3. Поиск и извлечение документов

Используйте панель поиска:

• введите номер документа или ИНН контрагента;
• примените фильтры по дате, типу, статусу;
• нажмите «Найти» – результаты отобразятся со ссылками на просмотр и скачивание.

Для массового экспорта доступна функция «Выгрузить выбранные» в форматах PDF, XML или ZIP.

Шаг 4. Аудит и отчётность

В разделе «Отчёты» можно сформировать:

• журнал операций с архивом за выбранный период;
• список документов, ожидающих уничтожения по истечении срока;
• отчёт о соответствии хранения требованиям регуляторов.

Преимущества использования архива Диадок

• Экономия времени: автоматическое сохранение исключает ручное архивирование.
• Снижение рисков: гарантированная целостность и подлинность документов.
• Соответствие закону: соблюдение всех нормативных требований к хранению ЭДО.
• Прозрачность: полная история операций упрощает аудит и внутренний контроль.
• Масштабируемость: облачное хранилище растёт вместе с объёмом документооборота без необходимости покупки дополнительного оборудования.

Рекомендации по эффективному использованию архива

1. Регулярно проверяйте настройки срока хранения – изменения в законодательстве могут потребовать корректировки.
2. Настройте оповещения о завершении срока хранения, чтобы своевременно инициировать процедуру уничтожения или передачу в государственный архив.
3. Используйте роли и права доступа минимально необходимые для каждого сотрудника (принцип наименьших привилегий).
4. Периодически проводите тестовое восстановление документов из архива, чтобы убедиться в работоспособности процедур резервного копирования.
5. Обучайте сотрудников базовым навыкам поиска и работы с архивом – это сократит время на обработку запросов от аудиторов и налоговых органов.

Архив электронных документов в Контур.Диадок – это не просто место хранения, а комплексный инструмент обеспечения юридической значимости, безопасности и доступности всей корпоративной информации. Правильная настройка и использование архива позволяют организациям минимизировать риски, упростить взаимодействие с контролирующими органами и сосредоточиться на основной деятельности бизнеса.

Информация актуальна на момент 10:09:02.