Дата актуализации: 11 июля 2026 г. 10:51:29

Архивный фонд – это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой, образованных в процессе деятельности (жизнедеятельности) государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан, семей и родов. Включение документов в фонд происходит после проведения экспертизы их ценности уполномоченными органами (Федеральное архивное агентство, региональные комиссии и др.).

1.1 Ключевые понятия

• Архивное дело – деятельность по организации хранения, комплектования, учёту и использованию документов архивного фонда.
• Документальный фонд – часть архивного фонда, сформированная на основе перечня типовых архивных документов.
• Фонд (архивный фонд) – единица учёта, получающая уникальный номер и включающая одно или несколько дел.

Нормативно-правовая база

Организация архивных документов регулируется рядом нормативных актов, среди которых:

1. Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. (утверждение Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ).
2. Приказ Росархива № 77 от 31 июля 2023 г. (обновлённые Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ).
3. Приказ Федерального архивного агентства № 24 от 02 марта 2020 г. (дополнительные методические рекомендации).
4. Методические рекомендации, разработанные в целях практического применения вышеуказанных Правил.

Все перечисленные документы доступны в открытом доступе на официальных порталах Минкультуры и Росархива.

Этапы организации архивных документов

3.1 Приём и первичная оценка

При поступлении документов в архив выполняются следующие действия:

• Регистрация поступления в книгу учёта поступления (в электронном виде – в системе автоматизации учёта).
• Определение ценности документа (историческая, правовая, информационная) посредством экспертизы.
• Назначение учётного номера (уникального идентификатора дела/фонда).

3.2 Систематизация и комплектование

После экспертизы документы распределяются по:

1. Фондам – крупным логическим блокам (например, по годам, видам деятельности, подразделениям).
2. Делам – более мелким единицам внутри фонда (например, по конкретному проекту, событию).
3. Томам – физическим или электронным носителям, в которые помещаются документы.

Для каждого фонда и дела оформляются:

• Лист фонда (с указанием названия, периода, количества дел, ответственного лица).
• Реестр описей дел (с указанием содержания, объёма, места хранения).
• Номенклатура архивных документов (каталог по типам, формам, тематикам).

3.3 Хранение

Хранение дел делится на два основных режима:

• Текущее (оперативное) хранение – документы, которые могут потребоваться в течение 5–10 лет, хранятся в специально оборудованных помещениях с контролем микроклимата.
• Архивное (долгосрочное) хранение – документы, отобранные по результатам экспертизы, помещаются в архивные фонды с длительным сроком хранения (10 лет и более).

Для обеспечения сохранности применяются:

• Контроль температуры (18 ± 2 °C) и влажности (45 ± 5 %).
• Защита от светового излучения, пыли и механических повреждений.
• Регулярные осмотры и инвентаризации (не реже одного раза в год).

3.4 Учёт и контроль

Все операции с документами фиксируются в следующих учётных регистрах:

• Книга учёта поступления и выбытия дел – фиксирует каждое поступление, перемещение и выбытие.
• Лист‑заверитель – подтверждает факт передачи документов от подразделения в архив.
• Книга учёта перемещений – фиксирует перемещения внутри архива (перепаковка, переезд, реставрация).
• Акт проверки архивного фонда – составляется ежегодно, подтверждая соответствие фактического состояния фонда учётным данным.

3.5 Использование и выдача документов

Для доступа к архивным документам применяются следующие процедуры:

1. Пользователь подаёт запрос (письменный или электронный) с указанием нужных фондов/дел.
2. Архивариус проверяет право доступа (учитывая ограничения по конфиденциальности, срокам охраны тайны).
3. При положительном решении оформляется акт выдачи и вносится запись в книгу учёта.
4. После использования документ возвращается в архив, где фиксируется возврат в системе учёта.

Практические рекомендации по внедрению

4.1 Подготовка помещения

• Оборудовать архивные помещения системами вентиляции и климат-контроля.
• Обеспечить пожарную безопасность (автоматические системы тушения, датчики дыма).
• Разделить зоны хранения: оперативные и долгосрочные.

4.2 Формирование документации

В соответствии с Приказом 77/2023 необходимо подготовить следующие обязательные формы:

1. Список фондов (при наличии более одного фонда).
2. Лист фонда (с указанием ответственного, количества дел, сроков хранения).
3. Реестр описей дел (с кратким содержанием, датой создания, формой).
4. Книга учёта поступления‑выбытия.
5. Лист‑заверитель.

4.3 Автоматизация учёта

Современные архивы используют специализированные системы (например, ЭларСкан, ЭОС), которые позволяют:

• Вести электронный реестр фондов и дел.
• Автоматически генерировать номера и штрих‑коды.
• Отслеживать перемещения в режиме реального времени.
• Генерировать отчёты для ежегодных проверок.

4.4 Обучение персонала

Для эффективного функционирования архива необходимо:

• Провести инструктаж по правилам обращения с документами.
• Обучить работе с учётными формами и электронными системами.
• Регулярно проводить аттестацию архивных работников.

Примерный алгоритм организации архивного фонда в организации

1. Подготовка: формирование группы ответственных, согласование регламентов;
2. Поступление документов: регистрация в книге учёта, проверка полноты.
3. Экспертиза ценности: привлечение экспертов, определение категории (историческая, правовая, текущая).
4. Назначение номеров: присвоение уникального учётного номера каждому делу.
5. Комплектование: формирование листов фонда, реестра описей, номенклатуры.
6. Хранение: размещение в соответствующей зоне, контроль микроклимата.
7. Учёт и контроль: внесение записей о перемещениях, ежегодная сверка с актом проверки.
8. Обслуживание: реставрация, оцифровка, подготовка к использованию.
9. Выдача и возврат: оформление актов, контроль доступа.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Как часто необходимо проводить инвентаризацию архивного фонда?

Минимум раз в год – в рамках составления акта проверки архивного фонда. При значительных изменениях (перемещение, реставрация) – дополнительно.

6.2 Что делать с документами, срок хранения которых истёк?

Проводится экспертиза утилизации. При положительном решении документы уничтожаются в соответствии с приказом о конфиденциальности и утилизации архивных материалов.

6.3 Можно ли хранить электронные документы в том же фонде, что и бумажные?

Да, но они должны быть оформлены в виде электронных архивных фондов с указанием формата, контрольных сумм и метаданных. Требования к их сохранности регламентируются тем же Приказом 77/2023.

Организация архивных документов – это системный процесс, включающий приём, экспертизу, систематизацию, хранение, учёт и предоставление доступа. Соблюдение нормативных требований (Приказ 77 от , Приказ Минкультуры от  и методические рекомендации) гарантирует сохранность исторической и правовой ценности документов, а также их доступность для исследователей и граждан.

Внедрение современных автоматизированных систем, регулярные проверки и постоянное обучение персонала позволяют архивам эффективно выполнять свою миссию – хранить память народа и государства.

Источник информации: Приказы Министерства культуры РФ, Росархива и Федерального архивного агентства; методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ; публикации на портале «Архивы России» и в нормативных базах КонсультантПлюс.