Дата подготовки материала: 03:57:36 ()

Электронный архив по личному составу – это систематизированное хранилище документов, отражающих трудовые правоотношения между организацией и её сотрудниками. В него входят:

• приказы по личному составу (приём, увольнение, перемещение, поощрение, премирование, установление окладов, временное замещение должностей, доплаты и надбавки, присвоение классных чинов, отпуска по уходу за ребёнком, декретные отпуска, изменение фамилии, заграничные командировки);
• личные дела сотрудников;
• списки работников;
• трудовые договоры и контракты;
• личные карточки формы Т‑2 и другие кадровые документы.

Основная цель такого архива архива – обеспечить доказательную базу для подтверждения трудового стажа, расчёта пенсии и получения социальных льгот, а также соблюсти требования трудового законодательства и нормативных актов в области архивного дела.

Нормативная база и требования к хранению

Согласно действующему законодательству (Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»), документы по личному составу подлежат обязательному архивному хранению. Ключевые положения:

1. Сроки хранения: документы постоянного срока хранятся бессрочно; документы временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив после истечения установленного периода.
2. Форма хранения: допускается как бумажный, так и электронный вид. При электронном хранении документы должны размещаться в системе хранения архивных документов (СХЭД), которая может быть интегрирована в сервис электронного документооборота (ЭДО).
3. Защита информации: электронные кадровые документы находятся под защитой специализированных систем, например, 1С:Архив, обеспечивающей контроль доступа, резервное копирование и соблюдение конфиденциальности.

Выполнение этих требований необходимо для:

• поддержки работы Государственного пенсионного фонда (подтверждение стажа);
• обеспечения соблюдения Трудового кодекса при работе с персоналом;
• минимизации рисков споров и претензий со стороны сотрудников.

Организация электронного архива в организации

Этапы внедрения

1. Инвентаризация документов: выделение конфиденциальных, важнейших, документов временного и длительного хранения, а также документов по личному составу.
2. Выбор программного обеспечения: системы типа 1С:Архив, АИС Архив документов граждан и организаций по личному составу (ИНСОФТ), решения на базе СБИС, СЭД и др.
3. Сканирование и индексация: перевод бумажных дел в электронный вид, присвоение каждому делу архивного шифра и распределение по годовому разделу описи.
4. Настройка прав доступа: определение ролей (кадровик, бухгалтер, руководитель, архивариус) и уровней конфиденциальности.
5. Обучение персонала: инструктаж по работе с системой, правилам загрузки, поиска и выдачи документов.
6. Контроль и аудит: периодическая проверка целостности хранилища, соблюдения сроков хранения и актуальности резервных копий.

Пример структуры описи дел по личному составу

В системе 1С:Архив после поступления бумажных дел они распределяются в годовой раздел описи дел по личному составу, после чего каждому делу присваивается уникальный архивный шифр. Аналогично поступают электронные кадровые документы – они помещаются в годовой раздел описи электронных документов по личному составу и также получают свой шифр.

Для удобства работы часто используются стандартные формы, которые можно скачать с сайтов государственных архивов:

• Форма описи дел по личному составу;
• Форма описи дел постоянного срока хранения;
• Внутренняя опись документов дела;
• Образец листа-заверителя дела;
• Образец титульного листа дела;
• Размеры архивных коробок (для бумажного хранения).

Преимущества электронного архива по личному составу

• Быстрый поиск: возможность находить нужный документ за секунды по ФИО, номеру приказа, дате и другим атрибутам.
• Экономия места: отсутствие необходимости в больших архивных помещениях и стеллажах.
• Повышение уровня защиты: шифрование, журналы аудита, резервное копирование снижают риск утраты или несанкционированного доступа.
• Соответствие законодательству: автоматическое слежение за сроками хранения и своевременное передача дел в государственный архив.
• Поддержка пенсионного обеспечения: быстрая выдача справок о стаже и заработке для ПФР и других органов.

Примеры использования в региональных архивах

Многие региональные архивы уже внедрили электронные системы для работы с документами по личному составу:

• Государственный архив Владимирской области: принимает бумажные дела, распределяет их в годовой раздел описи, присваивает архивные шифры; электронные кадровые документы хранятся в системе 1С:Архив с аналогичной процедурой.
• Государственный архив документов по личному составу Свердловской области (ГКУСО ГАДЛССО, г. Екатеринбург): предоставляет доступ к электронному архиву через веб‑интерфейс, обеспечивая поиск по различным критериям.
• АИС Архив документов граждан и организаций по личному составу (ИНСОФТ): предназначена для федеральных, государственных, муниципальных и коммерческих организаций, обеспечивая единый стандарт хранения и обмена данными.

Рекомендации по внедрению и поддержке

1. Провести аудит текущего состояния кадрового документооборота и определить объём документов, подлежащих оцифровке.
2. Выбрать систему, поддерживающую интеграцию с существующими HR‑ и бухгалтерскими программами (1С:ЗУП, SAP, Oracle и т.п.);
3. Обеспечить регулярное обновление нормативной базы в системе (изменения в сроках хранения, новые формы описи).
4. Внедрить многоуровневую систему резервного копирования (локальное + облачное хранение).
5. Обучить сотрудников архивного отдела и кадровой службы работе с электронным архивом, проводить периодические аттестации.
6. Документировать все процессы в виде внутренних инструкций и регламентов, доступных для всех заинтересованных сторон.

Электронный архив по личному составу – это не просто современный способ хранения документов, а важный элемент обеспечения правовой защищённости как сотрудников, так и организации. Соблюдение законодательных требований, использование проверенных решений (например, 1С:Архив, АИС Архив документов граждан и организаций по личному составу) и правильная организация процессов позволяют:

• Сократить время на поиск и выдачу справок;
• Снизить затраты на содержание бумажных архивов;
• Обеспечить сохранность и конфиденциальность кадровой информации;
• Поддержать своевременное формирование пенсионных прав и социальных гарантий для работников.

Внедрение такого архива – шаг к повышению эффективности управления персоналом и соблюдению государственных стандартов архивного дела.