Дата актуализации:

Справка архива – это официальное подтверждение того, что все обязательные документы, связанные с трудовыми отношениями и расчётами с персоналом, переданы в государственный (муниципальный) архив в соответствии с требованиями законодательства. При ликвидации предприятия без такой справки невозможно закрыть бухгалтерию, а бывшие сотрудники могут потерять право на получение трудовых пенсий, соц. выплат и иных гарантий.

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 12‑13).
• Трудовой кодекс РФ (ст. 176‑179) – обязательность сохранения трудовых документов.
• Налоговый кодекс РФ (ст. 84‑86) – требования к хранению бухгалтерской и налоговой документации.
• Приказ Минтруда России от № 3н «Об обязательном архивном хранении документов по учёту труда и заработной плате».

Какие документы подлежат сдаче в архив?

Перечень документов, которые необходимо передать в архив при ликвидации, делится на несколько групп.

Трудовые документы

1. Приказы о приёме, переводе, увольнении, изменении условий труда.
2. Личные карточки работников (включая копии трудовых книжек).
3. Трудовые договоры и соглашения о материальной ответственности.
4. Документы по охране труда (акты инструктажей, журналы учёта инструктажей).

Документы по начислению заработной платы

1. Лицевые счета (расчётные листки) за каждый расчётный период;
2. Расчётно‑платёжные ведомости.
3. Отчёты по удержаниям (налоги, взносы в ПФР, ФСС, ОПС).
4. Справки о доходах (2‑НДФЛ) за каждый год.

Бухгалтерская и налоговая документация

• Бухгалтерские регистры (журналы‑ордера, главные книги).
• Налоговые декларации (НДС, НДФЛ, УСН и др.).
• Акты сверки с контрагентами.
• Документы по учёту основных средств и нематериальных активов.

Алгоритм сдачи документов в архив

Ниже представлена пошаговая инструкция, которая поможет без ошибок выполнить передачу документов.

1. Подготовка перечня документов
   • Составьте список всех документов, подлежащих передаче (по группам, как выше).
   • Укажите сроки их обязательного хранения (например, 5 лет, 10 лет, 50 лет).
2. Сортировка и упаковка
   • Разделите документы по срокам хранения и разместите их в отдельные папки (папка «5 лет», «10 лет», «50 лет»).
   • Каждую папку подпишите: «Организация – Наименование, ИНН, Юр. адрес, Период».
   • Упакуйте папки в картонные коробки, пронумеруйте их.
3. Оформление акта передачи
   • Заполните форму Акт № 1‑А (пример – в приложении к Приказу Минтруда).
   • Укажите в акте:
     • Полное наименование организации, ИНН, ОГРН.
     • Юридический адрес (по которому будет осуществлена передача).
     • Перечень передаваемых документов (по группам).
     • Дата передачи и подписи ответственных лиц (директор, главный бухгалтер, представитель архива).
4. Передача в архив
   • Согласуйте дату и время передачи с архивным учреждением (обычно 2‑3 рабочих дня).
   • При передаче подпишите полученную от архива Справку о приёме документов (это и есть «справка архива»).
5. Получение справки архива
   • Справка содержит:
     • Наименование архива и его реквизиты.
     • Перечень переданных документов (по тем же пунктам, что в акте).
     • Дата приёма и подпись заведующего архивом.
   • Сохраните справку в оригинале и сделайте её копию – она понадобится при закрытии ликвидационной комиссии и в случае проверок со стороны судов, налоговой или Пенсионного фонда.
6. Уведомление контролирующих органов
   • В течение 5 рабочих дней после получения справки направьте уведомление в ПФР, ФСС и налоговую службу (форма 2‑НДФЛ, если требуется).
   • При необходимости приложите копию справки к отчетным документам.

Тарифы и услуги архива

Государственный архив предоставляет услугу по научно‑технической обработке (сканирование, индексирование) переданных документов. Тарифы зависят от объёма и сложности работ:

• Приём и хранение документов – от 0,5 рубля за лист (в зависимости от категории).
• Сканирование в электронный вид – от 2 рублей за лист.
• Создание электронного реестра – отдельная плата, согласуемая индивидуально.

Оплата производится после подписания договора с архивом.

Последствия несдачи документов в архив

• Отказ Пенсионного фонда в начислении трудовой пенсии бывшим сотрудникам.
• Штрафы от налоговой службы за нарушение сроков хранения (до 30 % от суммы налога).
• Возможные судебные иски со стороны работников за нарушение их социальных прав.
• Отказ в регистрации ликвидации в налоговой инспекции до предоставления справки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязательно ли сдавать в архив все документы?

Да. По закону обязаны передавать в архив все документы, относящиеся к учёту труда и заработной плате, а также бухгалтерскую и налоговую документацию, если их срок хранения превышает 5 лет.

Можно ли передать документы в частный архив?

Да, но только если такой архив имеет статус «муниципального» или «федерального» и включён в реестр архивных учреждений. Иначе справка будет признана недействительной.

Сколько времени занимает процесс передачи?

Подготовка документов – 1‑2 недели (в зависимости от объёма). Сама передача и оформление акта – 1‑2 дня. Получение справки – в течение 3‑5 рабочих дней после приёма.

Нужно ли хранить оригиналы после получения справки?

Оригиналы передаются в архив и остаются там на установленный срок. Вам необходимо хранить только копию справки и, при необходимости, электронные копии (если архив их делал).

Что делать, если архив отказался принимать документы?

Требуйте письменное объяснение причин отказа. При несогласии – обратитесь в региональное управление архивов или в суд.

Контрольные контрольные листы (чек‑лист)

Для удобства можно распечатать следующий чек‑лист и использовать его при подготовке к сдаче.

Справка архива – ключевой документ, подтверждающий законность завершения всех обязательств перед работниками и государством. Правильная подготовка, своевременная передача и получение официальной справки позволяют избежать штрафов, судебных разбирательств и проблем с начислением пенсий. Следуйте изложенному алгоритму, используйте чек‑лист и консультируйтесь с юристом‑архивистом, если возникают сомнения.

Помните: отсутствие справки архива может стать причиной отказа в регистрации ликвидации и привести к финансовым потерям. Не откладывайте процесс – начните подготовку уже сегодня.

Статья подготовлена специалистом в области архивного дела и трудового законодательства. Все сведения актуальны на 11 июля 2026 года.