Дата актуализации: 19:44:13 ()

Запрос в архив – это официальное письменное обращение гражданина, юридического лица или лица без гражданства к государственному архиву с целью получения архивных документов, справок или выписок. Такие запросы регулируются Административным регламентом Федерального архивного агентства и регламентами конкретных архивов (например, Центрального архива Министерства обороны РФ).

Правовая база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных документах»;
• Административный регламент ФАА по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов»;
• Регламенты конкретных архивов (Центральный архив Министерства обороны, Главархив Москвы и др.);

Кому и куда направлять запрос

Выбор архива зависит от того, где, по вашему мнению, находятся интересующие документы.

Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО)

Адрес: 142100, Московская область, г. Подольск, ул. Кирова, 74.

Региональные управления архивами

Если событие имело место в определённом регионе, обращайтесь в соответствующее региональное управление (например, Главархив Москвы).

Федеральный архивный агент (ГАРФ)

Для запросов, связанных с социально‑правовым характером, можно использовать типовые бланки, размещённые на сайте ГАРФ.

Какие формы и бланки нужны

1. Бланк «Анкета‑запрос» – официальный документ, обязательный для всех запросов в ЦАМО. Шаблон доступен на сайте Министерства обороны.
2. Если вы используете портал Госуслуг – отдельный электронный шаблон, автоматически генерируемый системой.
3. Для личного обращения – простое письмо в свободной форме, но с обязательным указанием всех реквизитов (см. пункт 5).

Пошаговая инструкция по подготовке и подаче запроса

Сбор исходных данных

• ФИО заявителя (полностью);
• Дата рождения, паспортные данные (для подтверждения личности);
• Контактные данные (почтовый адрес, телефон, e‑mail);
• Точные сведения о документе (период, название, номер дела, если известен);
• Цель запроса (например, подтверждение трудового стажа, исследовательская работа, наследственные права).

Формулировка просительной части

В просительной части необходимо чётко указать, что именно вы просите:

Прошу выдать архивную справку/выписку о службе в Вооружённых Силах с по , включающую сведения о наградах и воинском учёте.

Указание формы получения ответа

Выберите удобный способ:

• Электронное письмо (PDF);
• Почтовая отправка бумажного оригинала;
• Личный приём в архиве.

Приложения

К запросу необходимо приложить:

• Копию паспорта (страница с фотографией);
• Документ, подтверждающий родство (если запрос касается родственников);
• Квитанцию об оплате (если запрос платный);
• Согласие на обработку персональных данных (в случае электронного обращения).

Подпись и дата

Запрос должен быть подписан заявителем (ручной подписью или электронной подписью) и датирован.

Способы отправки

1. Через портал Госуслуг (рекомендовано):
   • Войдите в личный кабинет;
   • Выберите услугу «Запрос в архив Министерства обороны»;
   • Заполните онлайн‑форму, загрузите сканы документов;
   • Подтвердите отправку электронной подписью.
2. Почтовым отправлением (заказным письмом):
   • Составьте запрос в бумажном виде;
   • Приложите копии документов;
   • Отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес ЦАМО.
3. Лично в архиве:
   • Подготовьте оригиналы и копии документов;
   • Запишитесь на приём (по телефону или через сайт архива);
   • Передайте запрос сотруднику архива.

Сроки исполнения

Согласно регламенту, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента получения полной заявки и оплаты (если запрос платный). Бесплатные запросы начинают обрабатываться в течение одного рабочего дня после регистрации.

Как отследить статус запроса

• Через личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Мои обращения»);
• По телефону справочной службы архива (указывается в ответном письме);
• Через электронную почту – архив отправит уведомление о готовности документа.

Типичные ошибки, которых следует избегать

• Недостаточная детализация запроса – укажите точные даты, номера дел, названия подразделений;
• Отсутствие копий удостоверяющих личность документов;
• Неуказание формы получения ответа – архив может отказать в выдаче;
• Отсутствие подписи или даты – запрос считается неполным;
• Отправка запроса не тем архивом, где находятся документы.

Пример полного запроса (шаблон)

Заявитель: Иванов Сергей Петрович
Дата рождения: 
Паспорт: серия 45 12 № 345678, выдан ОУФМС России по г. Москве 
Контактный телефон: +7 (495) -23‑45‑67
Электронная почта: serg.ivanov@email.ru

Кому: Центральный архив Министерства обороны РФ
Адрес: 142100, Московская область, г. Подольск, ул. Кирова, 74

От: 
Тема: Запрос архивных документов о службе в Вооружённых Силах

Просительная часть:
Прошу выдать архивную справку о прохождении мною службы в Вооружённых Силах Российской Федерации с по , включающую сведения о:
- воинском учёте;
- наградах и почётных званиях;
- местах службы (части, подразделения);
- причинах увольнения.

Цель запроса: подтверждение трудового стажа для получения пенсионных выплат.

Форма получения ответа: электронный документ в формате PDF, отправить на e‑mail serg.ivanov@email.ru.

Приложения:
Копия паспорта (страница с фотографией);
Квитанция об оплате госпошлины (если применимо);
Согласие на обработку персональных данных.

Подпись: ______________________

Подача запроса в архив министерства – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения установленного порядка. Следуя описанным выше шагам, вы сможете быстро и без лишних осложнений получить необходимые архивные документы. При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в справочную службу архива или к профессиональному юристу, специализирующемуся на архивных делах.

Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами и рекомендациями Федерального архивного агентства на 2026 год.