Государственный архив – это комплекс документов, имеющих постоянное или длительное значение для изучения истории, права, экономики, культуры и социальной жизни страны. В его состав входят материалы различного происхождения, которые после экспертизы ценности принимаются на государственный учёт и помещаются на постоянное хранение.
Основные компоненты государственного архива
Согласно нормативным актам и практике работы архивных учреждений, в государственный архив включаются следующие группы документов:
- Документы высших органов власти и государственного управления – материалы Советов, правительств, министерств, ведомств, а также их предшественников (например, материалы высших органов власти СССР с Октябрьской революции до 1991 г.).
- Документы по истории РСФСР, СССР и РФ – фонды, отражающие политическое, экономическое, социальное и культурное развитие страны на разных этапах её существования.
- Документы личного происхождения – бумаги, созданные в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода (дневники, переписка, личные фотоальбомы и т.п.).
- Документы по личному составу – архивные материалы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (личные дела, трудовые книжки, аттестации, приказы о приёме и увольнении).
- Первичные учётные документы архива – комплексы установленной формы, фиксирующие поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов (реестры описей, паспорта архива организации, карточки учёта фондов и дел).
- Описи дел и документов – документы, в которых указываются номер фонда, номер описи, количество единиц хранения, количество листов в описи и её экземпляров. Они составляются работником архива на основании поступивших материалов.
- Паспорт архива организации – документ, составляемый в архиве организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, и содержащий сведения о структуре, фондах, условиях хранения и использовании документов.
- Электронные описи и электронные документы – годовые разделы описей дел и описей электронных документов, которые также подлежат учёту и хранению в соответствии с действующими нормами.
Структура государственного архива (исторический пример)
В прошлом структура государственных архивов могла быть организована по хронологическому и тематическому принципу. Например, в одном из исторических вариантов архив состоял из четырёх отделений:
- Древлехранилище – содержало наиболее важные документы, касавшиеся внешней и внутренней политики России до конца XVIII века.
- Хранилище государственных документов русской истории XIX и начало XX века – материалы до 1 марта 1917 года.
- Хранилище документов истории революции и общественного движения – также до 1 марта 1917 года.
- Архив пролетарской революции – документы после 1 марта 1917 года.
Критерии включения документов в Архивный фонд Российской Федерации
Документы попадают в состав Архивного фонда Российской Федерации только после проведения экспертизы их ценности. Эта процедура осуществляется экспертно‑проверочными комиссиями, образованными специально уполномоченными органами Российской Федерации, субъектами РФ в области архивного дела, а также государственными и муниципальными архивами.
Источники комплектования включают:
- государственные органы;
- органы местного самоуправления;
- государственные и муниципальные организации;
- иные организации;
- граждане, передающие документы на хранение в государственные или муниципальные архивы.
При этом архив государственного органа, органа местного самоуправления или организации создаётся как структурное подразделение (или в составе структурного подразделения) и может оформляться в виде юридического лица.
Учёт и хранение документов в государственном архиве
Для обеспечения надёжного учёта и сохранности документов ведутся обязательные и вспомогательные учётные документы, которые фиксируют:
- поступление и выбытие архивных материалов;
- количество и состав единиц хранения;
- состояние документов (повреждения, реставрация, микроплёнка и т.д.).
Размещение архивных фондов определяется утверждённым планом (схемой) расположения, который учитывает необходимость локализации документов по темам, хронологии и условиям хранения.
Таким образом, государственный архив представляет собой сложную систему, в которую входят:
- документы высших органов власти и управления;
- исторические фонды стран и регионов;
- личные и семейные бумаги;
- материалы по личному составу;
- учётные и описи документов;
- электронные версии описей и документов;
- паспорта архивов организаций и другие служебные бумаги.
Все эти компоненты проходят строгую экспертизу ценности, учитываются в единой системе учёта и размещаются в соответствии с утверждёнными схемами хранения, что обеспечивает их долгосрочную сохранность и доступность для исследователей, государственных органов и широкой общественности.