Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Центральные архивы являются ключевыми звенами в системе архивного дела Российской Федерации. Они обеспечивают сохранность Архивного фонда страны, организуют учет, хранение и предоставление документов государственным органам, организациям и гражданам. На сегодняшний день (по состоянию на ) деятельность архивов строго регламентируется обновленным нормативным правовым полем, в центре которого находится Приказ Росархива от № 77.

Нормативная правовая основа

Деятельность центральных архивов (государственных, ведомственных, муниципальных) строится на иерархии нормативных актов:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий принципы, понятия и компетенции.
Положение об Архивном фонде Российской Федерации (утв. Указом Президента РФ от № 753) — определяет состав фонда и особые порядки хранения для федеральных органов.
Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» — главный действующий регламент, вступивший в силу с 31 июля 2023 года. Он унифицировал требования как для госсектора, так и для коммерческих структур.
Приказ Росархива от № 16 «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации», регулирует специфику работы именно государственных архивов (ГАРФ, ЦГА г. Москвы, ЦГА СПб и др.).
Приказ Главархива СССР от № 263 «Основные правила работы ведомственных архивов» — сохраняет силу для ведомственных архивов (в т.ч. ЦА МО РФ) в части, не противоречащей современному законодательству.

Важно: Приказ № 77 существенно обновил подходы к комплектованию фондов, срокам хранения, требованиям к помещениям и работе с электронными документами, что обязательно к применению во всех центральных архивах с 2023 года.

Организация внутренней работы архива

Положение об архиве — основной локальный акт

Согласно ст. 195 типовых правил (КонсультантПлюс), работа любого центрального архива организуется в соответствии с Положением об архиве. Этот документ разрабатывается индивидуально для каждого учреждения и утверждается руководителем высшего уровня (министром, главой администрации, директором федерального агентства). В Положение обязательно включаются разделы:

Общие положения (цели, задачи, правовая основа).
Структура и штатное расписание.
Порядок приема документов на хранение (комплектование).
Организация учета и описания дел.
Обеспечение сохранности (физическое хранение, режим доступа, пожаробезопасность).
Порядок предоставления документов пользователям (читальные залы, удаленные запросы).
Работа с электронными документами и цифровыми копиями.
Контроль за выполнением планов и отчетностью.

Роль директора архива

Руководитель центрального архива (директор, главный архивист) несет персональную ответственность за состояние Архивного фонда. В его обязанности входит:

Руководство разработкой программ развития и планов работы архива, контроль их исполнения.
Организация подготовки и представления планово-отчетной документации вышестоящим органам (Росархиву, ведомству-учредителю).
Обеспечение создания страховых фондов и улучшения физического состояния дел.
Внедрение современных информационных технологий (Электронные архивы, АИС «Архив»).

Хранение, комплектование и учет документов (по Приказу № 77)

Требования к помещениям и физическому хранению

Центральные архивы должны соответствовать типовым нормам площади на единицу хранения и микроклиматическим параметрам (температура, влажность, освещение, вентиляция), утвержденным Росархивом. Ключевые аспекты:

Раздельное хранение документов разной ценности и сроков хранения.
Создание страховых фондов (дубликатов) для уникальных и особенно ценных документов (в т.ч. введенных в Государственный реестр уникальных документов).
Регулярный мониторинг физического состояния дел; признание документов в неудовлетворительном состоянии по утвержденной Росархивом методике.
Обеспечение противопожарной безопасности, охраны и режима доступа в хранилища (доступ только уполномоченных лиц).

Комплектование фондов и особые сроки хранения

Прием документов осуществляется на основании Перечней типовых документов и Номенклатур сроков хранения, утверждаемых Росархивом по согласованию с профильными ведомствами.

Для документов ряда федеральных органов власти (Минобороны, МИД, ФСБ, СВР и др.) на основании соглашений с Росархивом устанавливаются специальные сроки и порядок временного и депозитарного хранения. Это означает, что документы могут долгое время оставаться в ведомственных архивах (например, в ЦА МО) перед передачей в государственные архивы.

Работа с электронными документами и цифровыми архивами (актуально на 2025–2026 гг.)

Приказ № 77 и последующие методические рекомендации Росархива жестко регламентируют работу с электронными архивными документами:

Обязательное использование электронных архивных систем (ЭАС), сертифицированных ФСТЭК/ФСБ (при наличии сведений ограниченного доступа).
Обеспечение юридической значимости электронных документов (ЭП, хеш-суммы, протоколирование операций).
Миграция данных на новые носители/форматы для преодоления технологического устаревания.
Создание цифровых копий бумажных документов для удаленного доступа пользователей (порт «Архивы России», ведомственные порталы).

Обслуживание пользователей: читальные залы и удаленный доступ

Порядок использования документов регламентируется локальными актами архива на основе «Основных правил работы государственных архивов» (Приказ № 16) и Правил Приказа № 77.

Общие правила доступа

Доступ к документам, не содержащим гостайну, предоставляется бесплатно (за исключением платных услуг: копирование, сложные поиски, выдача справок).
Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или иную охраняемую законом тайну (персональные данные, коммерческую тайну), выдаются только по соответствующим допускам и запросам уполномоченных органов/судов.
Работа ведется со справочно-поисковыми средствами (описаниями, картотеками, электронными базами данных).

Режим работы читальных залов (примеры ведущих центральных архивов)

Графики устанавливаются индивидуально, но чаще всего предусматривают перерыв на санитарную обработку/обед. Примеры режимов на 2026 год:

Архив	Режим работы читального зала	Контакты / Особенности
ЦГА Санкт-Петербурга	Вт, Чт: 8:30–12:30, 13:00–17:00 Остальные дни, по предварительной записи или закрыто	Тел. справок: (812) -17-54-76. Необходима предварительная заказ дел через сайт/почту.
ЦГА г. Москвы (ГБУ)	Обычно: Пн–Чт 9:00–17:00 (перерыв 13:00–14:00), Пт 9:00–16:00	Активное внедрение электронного заказа дел. Работа с Госреестром уникальных документов Москвы.
ЦА МО РФ (Подольск)	Пн–Чт: 8:30–17:30, Пт: 8:30–16:15	Крупнейший архив РФ. Строгий режим (ведомственный объект). Необходимо оформление пропуска заранее. Публикуется «Альманах ГенЭкспо» с руководством по работе.
ГАРФ (Москва)	Пн–Чт: 9:00–17:00, Пт: 9:00–16:00 (уточнять на сайте garf.ru)	Главный архив по истории России XX в. Работа с фондами партийных, советских, общественных организаций.
Филиалы / Поисковое Движение	Часто: Пн–Чт 8:30–17:30, Пт 8:30–16:15	Специализация на документах ВОВ, награждении, репрессированных.

Примечание: Графики могут меняться. Обязательно уточняйте актуальное расписание на официальных сайтах архивов перед визитом.

Особенности работы в Центральном архиве Министерства обороны (ЦА МО)

ЦА МО — крупнейшее архивное учреждение страны. Порядок работы там имеет специфику:

Объект находится на ведомственной охране (территория военной части/учреждения) — требуется заранее оформленный пропуск (через сайт архива или по телефону).
Работа ведется с документами личного состава, наградными листами, журналами боевых действий, карточками эвакуации и т.д.
Существует практика платных поисковых услуг и выдачи архивных справок для пенсионного фонда, судов, родственников.
Публикуются методические пособия (например, в «Альманахе ГенЭкспо»), описывающие алгоритм работы с фондами архива.

Методическое обеспечение и контроль

Федеральное архивное агентство (Росархив) осуществляет методическое руководство и контроль за деятельностью центральных архивов:

Утверждение типовых норм времени и выработок на архивные работы и услуги (для тарификации платных услуг).
Разработка методических рекомендаций по описанию, восстановлению, оцифровке, экспертизе ценности документов.
Проведение проверок (плановых и внеплановых) состояния фондов, условий хранения, соблюдения сроков предоставления документов пользователям.
Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ.

Перспективы развития: Цифровая трансформация

На 2025–2026 годы основной вектор развития центральных архивов — полный переход на электронное документооборот и удаленное обслуживание:

Расширение функционала портала «Архивы России» (archives.gov.ru) для единого поиска и заказа копий по всем госархивам.
Внедрение ИИ для распознавания рукописных текстов (HTR) и автоматического атрибутирования дел.
Создание единых ведомственных цифровых контуров (например, «Цифровой архив МО», «Электронный архив МВД»).
Обеспечение межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) для выдачи архивных справок гражданам через Госуслуги (ЕПГУ/РПГУ) без визита в архив.

Порядок работы центральных архивов сегодня представляет собой сложную, жестко регламентированную систему, основанную на Приказе Росархива № 77 и федеральном законодательстве. Ключевыми приоритетами остаются: обеспечение физической сохранности уникального фонда, перевод архивных процессов в цифровую среду и максимальное упрощение доступа к информации для граждан и организаций. Знание актуальных правил (режимов читальных залов, порядка заказа дел, требований к допуску) является обязательным условием эффективной работы с архивными источниками в 2026 году.