Центральный архив кадровых документов (ЦАКД) – это специализированный государственный архив, предназначенный для систематического сбора, хранения, охраны и обеспечения доступа к кадровым документам федеральных органов власти, государственных предприятий и иных организаций, подлежащих обязательному архивированию в соответствии с законодательством РФ.

Правовое основание и нормативные акты

Создание и функционирование ЦАКД регулируется рядом нормативных документов:

• Приказ Федерального архивного агентства от 25 февраля 2019 г. № 30 «Об утверждении Примерного положения о центральном архиве федерального органа государственной власти».
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ).
• Приказы и методические рекомендации Министерства культуры РФ, регулирующие порядок формирования и хранения кадровых дел.

История создания

Идея создания единого центрального архива кадровых документов возникла в начале 2000‑х годов в рамках реформы государственной службы и цифровизации архивного дела. Ключевые вехи:

1. 2000 г. – Принято решение о создании Центрального электронного архива (ЦЭАР) на базе системы LanDocs, разработанной компанией «ЛАНИТ». Это позволило начать оцифровку бумажных кадровых дел.
2. 2019 г. – Федеральное архивное агентство издаёт Приказ № 30, формализующий статус ЦАКД как центрального архива кадровых документов.
3. 2024 г. – В рамках масштабной программы «Цифровая Россия» архив получает доступ к новейшему комплексу планетарного сканирования ЭларСкан А2‑400 для ускоренной оцифровки архивных фондов.

Структура и организационное устройство

Центральный архив кадровых документов состоит из нескольких подразделений, каждое из которых отвечает за определённый аспект работы:

• Отдел приёма и регистрации документов – осуществляет приём новых кадровых дел, их классификацию и присвоение уникальных идентификаторов.
• Отдел физического хранения – обеспечивает надёжную охрану бумажных носителей в специально оборудованных архивных помещениях с контролем микроклимата.
• Отдел электронного архива (ЦЭАР) – отвечает за цифровую копию всех документов, их индексацию и интеграцию в единую информационную систему.
• Отдел доступа и обслуживания запросов – реализует выдачу документов заявителям, соблюдая требования конфиденциальности.
• Отдел научно‑исследовательской деятельности – проводит аналитические проекты, использующие архивные данные.

Основные функции ЦАКД

4.1 Приём и классификация кадровых документов

В архив поступают:

• служебные книжки и личные дела государственных служащих;
• документы о кадровом резерве, аттестации и повышении квалификации;
• решения органов управления персоналом, приказы о назначении и увольнении;
• документы, связанные с пенсионным обеспечением и социальными выплатами.

4.2 Охрана и сохранность

Для обеспечения длительной сохранности применяются:

• контроль температуры (18‑22 °C) и влажности (45‑55 %);
• системы пожарной и охранной сигнализации;
• регулярные профилактические осмотры и консервацию бумажных носителей.

4.3 Оцифровка и создание электронного архива

С 2000 года в работе используется система LanDocs, а с 2024 года – сканер ЭларСкан А2‑400. Процесс оцифровки включает:

1. Сканирование оригиналов в формате PDF/A‑2;
2. Оптическое распознавание текста (OCR) с последующей проверкой качества;
3. Метаданные: дата создания, тип документа, субъект, уровень доступа;
4. Загрузка в ЦЭАР и резервное копирование в облачную инфраструктуру.

4.4 Обеспечение доступа

Доступ к документам регулируется в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» и нормативами по защите государственной тайны. Существует три уровня доступа:

• Открытый – публичные документы, доступные через официальный сайт архива.
• Ограниченный – документы, требующие подтверждения полномочий заявителя.
• Конфиденциальный – сведения, доступные только уполномоченным сотрудникам государственных органов.

Взаимодействие с другими государственными структурами

Центральный архив кадровых документов тесно сотрудничает с:

• Федеральным архивным агентством – контроль за соблюдением архивных стандартов;
• Центральным банком Российской Федерации – совместные проекты по финансовой отчетности кадровых расходов.
• 12 резервными банками страны, которые хранят копии критически важных кадровых данных в своих дата‑центрах.
• Европейским центральным банком (ЕЦБ) – обмен опытом в сфере цифровой архивизации в рамках международных программ.

Текущие проекты и перспективы развития

6.1 Полная цифровая трансформация

К 2027 году планируется завершить оцифровку более 90 % бумажных кадровых фондов, внедрить искусственный интеллект для автоматической классификации и поиска по содержимому.

6.2 Интеграция с государственными информационными системами

ЦЭАР будет интегрирован с:

• Госуслуги – для автоматической выдачи справок о трудовой деятельности.
• ЕМИАС – для проверки соответствия кадровой документации требованиям медицинского страхования.
• Системой «Электронный документ» – для обмена электронными копиями между ведомствами.

6.3 Обучение и повышение квалификации персонала

В рамках программы «Архив будущего» планируется:

• Организовать ежегодные курсы по работе с системами LanDocs и ЭларСкан;
• Провести стажировки в ведущих международных архивах (например, в Национальном архиве Франции).

Как получить доступ к документам ЦАКД

Для получения информации из Центрального архива кадровых документов необходимо:

1. Подать официальное запросное письмо в Отдел доступа и обслуживания запросов с указанием целей и перечня нужных документов.
2. Предоставить подтверждающие документы (доверенность, служебное удостоверение).
3. Ожидать рассмотрения запроса (срок – до 30 календарных дней).
4. Получить доступ к электронным копиям через защищённый портал или оформить выдачу оригиналов в архивном зале.

Центральный архив кадровых документов является ключевым элементом государственной информационной инфраструктуры России. Он обеспечивает надёжную сохранность исторических и актуальных кадровых данных, поддерживает прозрачность управления персоналом и способствует цифровой трансформации государственных служб. Постоянное развитие технологий оцифровки и интеграции с другими государственными системами делает ЦАКД важным ресурсом для исследователей, государственных органов и граждан, заинтересованных в достоверной информации о трудовой истории в России.

Для получения более подробной информации рекомендуется посетить официальный сайт Федерального архивного агентства или связаться с горячей линией ЦАКД по телефону +7 (495) -23‑45‑67.