Центральный архив организации – это структурное подразделение, обеспечивающее хранение, комплектование, учёт и использование документов, образующихся в деятельности организации, а также подготовку их к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив. Ниже представлен подробный обзор основных положений, регулирующих деятельность центрального архива, основанный на нормативных актах и примерных положениях, опубликованных Федеральным архивным агентством, КонсультантПлюс и другими источниками.
Нормативная база
- Указ Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. – основа для утверждения Положения о Федеральном архивном агентстве.
- Примерное положение об архиве организации архива организации, выступающим источником комплектования государственных и муниципальных архивов организации, утверждённое Росархивом (2018‑08‑16).
- Примерное положение о центральном архиве федерального органа государственной властиного) – Федеральное архивное агентство, 2019‑07‑26.
- Примерное положение об архиве организации (образец положения об архиве организации (КонсультантПлюс, 2018‑09‑12).
- Примерное положение о центральном архиве федерального органа государственной власти (Федеральное архивное агентство, 2019‑07‑26).
- Методические рекомендации и инструкции по ведению делопроизводства и организации архивного дела (Белформа, 2026).
Цели и задачи центрального архива
Согласно утверждённому положению, центральный архив организации преследует следующие цели:
- Обеспечение надёжного хранения документов Архивного фонда РФ и документов со сроком хранения свыше 10 лет;
- Комплектование и учёт поступающих документов от всех структурных подразделений организации;
- Обеспечение сохранности и доступности архивных материалов для служебного и научного использования;
- Подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив;
- Методическое руководство и контроль за формированием, оформлением и своевременной передачей дел в архив из структурных подразделений.
Структура и штат архива
Штатное расписание организации определяет структуру и численность сотрудников центрального архива в зависимости от объёма и специфики хранящихся документов. Основные положения:
- Руководитель архива
- Заведующий архивом – отвечает за общее руководство, планирование работы и взаимодействие с вышестоящими архивными органами;
- Заместитель заведующего (при отсутствии руководителя – исполняет его обязанности по приказу руководителя организации);
- Сотрудники отдела комплектования и учёта;
- Сотрудники отдела хранения и реставрации;
- Сотрудники отдела использования и предоставления информации;
- Технический персонал (экспедиторы, архивариусы‑операторы).
В период отсутствия заведующего архивом его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя организации (см. п. 1.7 примерного положения).
Основные функции центрального архива
Функции архива регламентируются положением, утверждаемым руководителем организации. К ним относятся:
- Приём и регистрация документов, поступающих от структурных подразделений и других источников;
- Комплектование архивного фонда в соответствии с номенклатурой дел и сроками хранения;
- Учёт и инвентаризация архивных единиц (создание описей, карточек, электронных баз данных);
- Обеспечение сохранности (создание оптимальных условий хранения, проведение профилактических мероприятий, реставрация при необходимости);
- Предоставление информации пользователям (служебные запросы, научные исследования, выдача копий);
- Подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив (оформление описей, упаковка, сопроводительные документы);
- Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях, включая обучение сотрудников правилам формирования и оформления дел;
- Ведение отчётности о работе архива (годовые отчёты в том).
Порядок комплектования и учёта документов
Комплектование осуществляется в несколько этапов:
- Приём документов с accompanying описью или актом приёма‑передачи;
- Предварительная проверка на completeness, соответствие номенклатуре дел и установленным срокам хранения;
- Регистрация в журнале incoming documents и присвоение индекса хранения;
- Размещение на стеллажах или в электронном архиве согласно принятой системе классификации;
- Внесение сведений в учётные карточки/электронную базу данных (наименование, дата, количество листов, срок хранения, ответственное лицо).
Подготовка документов к передаче на постоянное хранение
Документы, подлежащие передаче в государственный (муниципальный) архив, проходят следующую процедуру:
- Выборка дел, достигших установленного срока хранения (как правило, свыше 10 лет);
- Проверка completeness и оформления (отсутствие повреждений, наличие всех необходимых листов);
- Создание описи дел в соответствии с требованиями принимающего архива;
- Упаковка в специальные коробки или контейнеры с маркировкой;
- Составление сопроводительного письма и акта передачи;
- Передача документов представителю государственного архива под расписку.
Ответственность и контроль
Ответственность за выполнение положения о центральном архиве возлагается на:
- Руководителя организации – утверждает положение, утверждает штатное расписание и контролирует выполнение;
- Заведующего архивом – непосредственно отвечает за соблюдение всех пунктов положения, ведение отчётности и взаимодействие с вышестоящими архивными органами;
- Сотрудников архива – за точность учёта, сохранность документов и своевременное выполнение поручений.
Контроль осуществляется посредством:
- Внутренних аудитов и проверок (ежеквартально, ежегодно);
- Отчётов о работе архива, представляемых руководителю организации;
- Взаимодействия с Федеральным архивным агентством и региональными архивными управлениями (проверки, методические рекомендации).
Примерный текст положения (образец)
Ниже представлен сокращённый вариант примерного положения о центральном архиве организации, который может быть использован как основа для разработки собственного локального нормативного акта.
ПОЛОЖЕНИЕ О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ Общие положения Центральный архив (далее – Архив) является структурным подразделением организации, созданным на правах, предусмотренных штатным расписанием. Архив обеспечивает хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда РФ, документов со сроком хранения свыше 10 лет, а также подготовку их к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив. Цели и задачи Обеспечение надёжного хранения и доступности архивных документов. Комплектование и учёт поступающих документов. Методическое руководство и контроль за формированием дел в подразделениях. Подготовка документов к передаче на постоянное хранение. Структура и штат Руководство Архивом осуществляет заведующий архивом. В отсутствие заведующего его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя организации. Штатное расписание определяет количество и квалификацию сотрудников (отдел комплектования, отдел хранения, отдел использования, технический персонал). Функции Архива Приём, регистрация и первичная обработка документов. Комплектование и учёт архивного фонда. Обеспечение условий хранения (температура, влажность, защита от света и пожара). Предоставление информации пользователям. Подготовка документов к передаче в государственный архив. Методическое руководство и контроль за делопроизводством в подразделениях. Ведение отчётности о работе Архива. Порядок комплектования и учёта Приём документов сопровождается актом приёма‑передачи. Документы проверяются на соответствуют номенклатуре дел и срокам хранения. Регистрация в журнале incoming documents и присвоение индекса хранения. Размещение на стеллажах/в электронном архиве согласно системе классификации. Внесение сведений в учётные карточки/базу данных. Подготовка к передаче на постоянное хранение Выборка дел, достигших срока хранения. Проверка completeness и оформления. Составление описи и упаковка. Сопроводительные документы и акт передачи. Передача под расписку представителю государственного архива. Ответственность и контроль Руководитель организации утверждает положение и контролирует его выполнение. Заведующий архивом отвечает за соблюдение всех пунктов положения. Сотрудники архива несут ответственность за точность учёта и сохранность документов. Контроль осуществляется через внутренние аудиты, годовые отчёты и взаимодействие с федеральными архивными органами. Заключительные положения Настоящее положение вступает в силу с дня утверждения руководителем организации. Изменения и дополнения вносятся приказом руководителя организации. При возникновении спорных вопросов применяется действующее законодательство РФ в области архивного дела и делопроизводства.
Приведённый образец можно адаптировать под специфику конкретной организации, учитывая объём документоронтребования вышестоящих архивных органов.
Положение центрального архива организации является ключевым нормативным документом, определяющим порядок работы с архивными фондами, обеспечивающим сохранность исторической и юридически значимой информации, а также взаимодействие с государственными архивными структурами. Соблюдение положения способствует повышению эффективности делопроизводства, снижению рисков утраты документов и обеспечению легитимности организации в сфере архивного дела.