Центральный объединённый архив (ЦОА) Департамента здравоохранения города Москвы – это специализированное учреждение, обеспечивающее хранение, учёт и предоставление документальной информации, связанной с деятельностью медицинских организаций столицы. Архив играет ключевую роль в обеспечении прозрачности управления здравоохранением, соблюдении нормативных требований и поддержке информационного взаимодействия между различными подразделениями департамента и внешними партнёрами.

Правовая основа деятельности

Деятельность ЦОА регламентируется рядом нормативных актов, среди которых особое место занимает Приказ Департамента здравоохранения города Москвы от 17 июля 2013 года № 602 «Об утверждении целевых показателей оценки эффективности деятельности Департамента здравоохранения города Москвы». В данном приказе закреплены:

• целевые показатели, связанные с учётом и хранением документов;
• требования к порядку формирования и ведения архивных фондов;
• обязанности по обеспечению доступа к информации в соответствии с Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Кроме того, архив взаимодействует с единой медицинской информационно‑аналитической системой (ЕМИАС) города Москвы, что определяется внутренними регламентами департамента и приказами о порядке подключения участников информационного взаимодействия.

Приказ № 602 от 17 июля 2013 года – ключевые положения

1. Утверждение показателей эффективности, включающих сроки предоставления архивных справок и уровень цифровизации фондов.
2. Определение ответственных подразделений за сбор, классификацию и передачу документов в ЦОА.
3. Установление требований кmetadata (метаданным) документов для обеспечения их поиска и использования в ЕМИАС.
4. Регламент periodic review (периодического пересмотра) архивных фондов с целью выявления документов, подлежащих уничтожению или передаче на постоянное хранение.

Основные задачи и функции Центрального объединённого архива

• Приём и регистрация документов, поступающих от лечебно‑профилактических учреждений, научно‑исследовательских центров и административных подразделений департамента.
• Классификация и систематизация согласно утверждённой номенклатуре дел и единой системе классификации документов (ЕСКД).
• Хранение в условиях, обеспечивающих сохранность бумажных и электронных носителей (контроль температуры, влажности, защита от света и механических повреждений).
• Обеспечение доступа к информации для государственных органов, медицинских организаций, исследователей и граждан в соответствии с законодательством о доступе к публичной информации.
• Подготовка справок, выписок и копий по запросам пользователей.
• Взаимодействие с ЕМИАС: передача метаданных и сканированных копий документов для интеграции в электронную медицинскую информационно‑аналитическую систему.
• Архивная экспертиза и оценка ценности документов с целью определения срока их хранения (временное, долгосрочное, постоянное).
• Уничтожение документов, утративших ценность, в установленном порядке с оформлением актов.

Структура архива

1. Отдел приёма и регистрации документов – отвечает за первичную обработку incoming потоков, присвоение индексов и внесение в учётные журналы.
2. Отдел классификации и cataloguing – осуществляет систематизацию по номенклатуре дел, формирование электронных карточек и метаданных.
3. Отдел хранения и сохранности – обеспечивает условия содержания фондов, контроль микроклимата, проведение профилактических мероприятий.
4. Отдел предоставления информации и обслуживания пользователей – работает с запросами, выдаёт справки, организует читальный зал и электронный доступ.
5. Отдел цифровизации и интеграции с ЕМИАС – сканирование бумажных документов, создание электронных версий, загрузка в корпоративную систему.
6. Отдел архивной экспертизы и уничтожения – проводит экспертизу ценности документов, готовит акты на передачу в постоянное хранение или на уничтожение.

Взаимодействие с ЕМИАС (Единая медицинская информационно‑аналитическая система)

Интеграция ЦОА с ЕМИАС реализуется через следующие этапы:

1. Сканирование бумажных документов и создание их преобразование их в формат PDF/A или TIFF, соответствующий требованиям долгосрочного хранения.
2. Формирование метаданных (номер дела, дата, тип документа, учреждение, ключевые слова) в соответствии со схемой ЕМИАС.
3. Загрузка электронных копий и метаданных в центральное хранилище ЕМИАС через защищённый канал (VPN, шифрование TLS).
4. Обеспечение возможности поиска и получения документов непосредственно из интерфейса ЕМИАС для врачей, администраторов и страховых организаций.
5. Синхронизация изменений: при обновлении или дополнении документа в ЦОА соответствующая запись в ЕМИАС актуализируется автоматически.

Такой подход позволяет сократить время получения необходимой информации с дней до минут, повышает прозрачность работы департамента и поддерживает реализацию целевых показателей, установленных приказом № 602.

Цифровизация и доступ к документам

В последние годы Департамент здравоохранения Москвы активно внедряет электронный документооборот. ЦОА является одним из ключевых звеньев этой цепочки:

• Более 80 % поступающих документов уже оцифровано на этапе приёма.
• Создан единый электронный каталог, доступный через корпоративный портал с двухфакторной аутентификацией.
• Для внешних пользователей (научные организации, СМИ, граждане) предоставляется возможность подачи электронных запросов через официальный сайт департамента, после чего запрос обрабатывается в течение 3‑5 рабочих дней.
• Архив регулярно проводит аудит качества сканированных изображений (разрешение не менее 300 dpi, контроль цветопередачи) и проверяет целостность файлов через контрольные суммы (MD5, SHA‑256).

Перспективы развития Центрального объединённого архива

С учётом растущего объёма медицинской информации и требований к оперативному доступу, перед ЦОА стоят следующие задачи на ближайшие 3‑5 лет:

1. Полный переход на электронный документооборот к 2029 году, включая отказ от бумажного приёма для вновь создаваемых документов.
2. Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и извлечения ключевых данных из текстов документов (например, выявление диагнозов, процедур, показателей эффективности).
3. Расширение функционала ЕМИАС: обеспечение возможности не только поиска, но и аналитики на основе архивных данных (тренды заболеваемости, эффективность программ профилактики).
4. Повышение уровня защиты информации: внедрение систем предотвращения утечки данных (DLP), шифрование данных на покое и в передаче, регулярные penetration‑testing.
5. Развитие сервисов самообслуживания для граждан: личный кабинет, где можно подать запрос на получение справки о прохождении медицинской комиссии, прививок или иных медицинских документов.

Дата актуализации информации: 01:32:08 ()