В эпоху цифровизации доступ к архивным документам стал значительно проще. Воронежская область активно внедряет электронные технологии в архивное дело, предоставляя исследователям, гениалогам и гражданам возможность работать с фондами удаленно. В этой статье мы подробно разберем структуру архивной службы региона, основные электронные порталы, доступные базы данных и порядок получения архивных услуг в цифровом виде.

Структура архивной службы Воронежской области

Архивная система региона представлена несколькими ключевыми учреждениями, каждое из которых имеет свою специфику и, что важно, собственные электронные ресурсы. На официальном сайте Архивной службы Воронежской области представлены ссылки на основные хранилища:

• Государственный архив Воронежской области (ГАВО) — главное хранилище документов дореволюционного и советского периодов (фундаменты учреждений, метрические книги, ревизские сказки, делопроизводство предприятий);
• Государственный архив общественно-политической истории Воронежской области (ГАОПИ) — документы партийных, советских, комсомольских организаций, общественных движений, личные фонды деятелей политики и культуры.
• Государственный архив Воронежской области документов по личному составу (ГАВОДЛС) — специализированный архив, хранящий личные дела служащих, кадровые документы предприятий и организаций (ключевой ресурс для подтверждения стажа и пенсионных прав).
• Муниципальные архивы, в т.ч. МБУ «Муниципальный архив городского округа город Воронеж» (адрес: г. Воронеж), хранящий документы по истории города и местному самоуправлению.
• Ведомственные архивы — архивы министерств, ведомств и крупных предприятий региона (например, Архив Отделения по Воронежской области Главного управления ЦБ РФ по ЦФО).

Основные электронные порталы и информационные системы

Портал «Архивы России» (archives.gov.ru), Единая точка входа

Это федеральная Государственная информационная система удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (ГИС УИАД). Через этот портал обеспечивается доступ к описям и электронным копиям документов Воронежских архивов.

• Здесь представлены карточки учреждений: КУВО ГАВО (Казенное учреждение Воронежской области «Государственный архив Воронежской области», адрес: 394018, г. Воронеж, ул. Плехановская, д. 7), ГАОПИ, ГАВОДЛС и Муниципального архива г. Воронежа.
• Портал позволяет осуществлять поиск по фондам, описям и делам без визита в читальный зал.

Официальный сайт Архивной службы Воронежской области

Сайт служит навигатором: содержит контакты, режимы работы, нормативную базу, новости цифровизации и прямые ссылки на ресурсы каждого архива области. Здесь также публикуется информация о предоставлении архивных услуг в электронном виде (в т.ч. платных), что регламентируется решениями Координационного Совета при Губернаторе по развитию информационного общества (работа ведется с 2011 года).

Проект «Наши Предки» (predki.com) — Гениалогический фокус

Популярный коммерческий портал, имеющий соглашения с ГАВО. Предоставляет удобный интерфейс для просмотра электронных копий дел с метрическими книгами и ревизскими сказками. Это один из самых удобных инструментов для истории рода, связанной с Воронежской губернией/областью.

Региональная ГИС (Государственная информационная система Воронежской области)

Существует региональный портал для входа в ГИС, через который оформляются запросы на архивные справки, заказ копий и отслеживается статус готовности услуг.

Цифровизация фондов: Масштабы и достижения

Процесс перевода документов в электронный формат идет активными темпами. По данным за 2021 год, только в Государственном архиве Воронежской области (КУВО ГАВО) было оцифровано более 117 000 страниц исторических документов. Работы охватывают самые востребованные фонды:

• Метрические книги (рождение, брак, смерть) приходов различных конфессий.
• Ревизские сказки (переписи налогоплатильного населения XVIII–XIX вв.).
• Документы земских учреждений, уездных администраций, духовного ведомства;
• Фотодокументы и картографические материалы.

Важно: Оцифрованные копии выкладываются в открытый доступ на Портале «Архивы России» и сайте «Наши Предки» по мере готовности и проверки качества сканирования.

Как пользоваться электронными архивами: Пошаговая инструкция

Этап 1. Определение нужного архива и фонда

1. Если ищете метрические книги, ревизские сказки, дворянские родословные, документы уездных управлений до 1917 г. — ваш адрес ГАВО.
2. Если нужны документы партийных органов, совдепов, комсомола, личные фонды политиков XX века — обращайтесь в ГАОПИ.
3. Если требуется подтверждение трудового стажа, зарплаты, награждений, копия трудовой книжки (документы по личному составу предприятий) — контакты ГАВОДЛС.
4. Если история вопроса касается городского хозяйства Воронежа, советов народных депутатов, муниципальных предприятий — пишите в Муниципальный архив г. Воронежа.

Этап 2. Поиск в справочно-поисковых средствах (описаниях)

Перейдите на Портал «Архивы России» (ГИС УИАД).

• Выберите в реестре архивов: «Воронежская область» -> нужное учреждение (ГАВО, ГАОПИ и т.д.).
• Изучите «Сведения о фондах» (путеводители) или перейдите сразу к «Описям».
• Используйте поиск по ключевым словам (название села, название предприятия, фамилия) или просматривайте структуру фонда вручную.

Этап 3. Просмотр электронных копий

Если напротив дела стоит значок «Электронная копия» или «Просмотр», нажмите на него. Откроется просмотрщик сканов.

• На «Наши Предки» поиск часто удобнее за счет индексации по именам и географии.
• На ГИС УИАД доступны официальные описи и сканы, переданные архивом.

Этап 4. Заказ услуг, если документа нет в открытом доступе

Если нужное дело не оцифровано или требуется официально заверенная архивная справка:

1. Зарегистрируйтесь на региональном портале ГИС Воронежской области или на сайте конкретного архива (раздел «Услуги» / «Электронный приемная»).
2. Заполните заявку: укажите реквизиты дела (фонд, опись, дело — если известны из описи) или предоставьте исходные данные для поиска (ФИО, даты, место).
3. Оплатите услугу онлайн (если платная: поиск, копирование, заверение).
4. Получите результат: электронную копию (скан) в личном кабинете или бумажную справку почтой/в отделе выдачи.

Контакты ключевых архивов (для уточнения деталей)

Решение типовых задач через электронные ресурсы

Гениалогическое исследование (История рода)

Стратегия: Начните с «Наши Предки» или ГИС УИАД (фонд ГАВО). Ищите метрические книги по месту жительства предков (уезд, вольсть, приход/мечеть/ синагога). Ревizские сказки помогут уйти глубже в XVIII–XIX вв. Дворянские родословные — в фондах ГАВО (Дворянское собрание).

Оформление пенсии / подтверждение стажа

Стратегия: Обращайтесь в ГАВОДЛС. Через электронную систему (ГИС УИАД или сайт Управления делами Воронежской области) заказываете справку по форме 1-л/с или иную подтверждающую документ. Не требуется личного визита — результат придет по почте или в личный кабинет.

Научная / локальная история

Стратегия: Используйте Путеводители по фондам на Портале «Архивы России» (ГАОПИ для партийной истории, ГАВО для земского/уездного управления, Муниципальный архив для истории города). Заказывайте сканы конкретных дел дистанционно.

Перспективы развития: «Цифровой архив» Воронежской области

Управление делами Воронежской области и Архивная служба продолжают курс на полную электронность. Ключевые направления:

• Повышение доли оцифрованных фондов (цель, максимальное покрытие востребованных серий: метрика, ревизские сказки, личные дела).
• Внедрение ИИ для распознавания рукописных текстов (HTR) для полнотекстового поиска по сканам.
• Интеграция региональной ГИС с федеральной ГИС УИАД для бесшовного пользовательского опыта.
• Расширение перечня платных и бесплатных услуг, предоставляемых исключительно в электронном виде.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за просмотр сканов на Портале «Архивы России»?

Нет, просмотр электронных копий документов, выложенных в открытый доступ на ГИС УИАД, бесплатен. Платно может быть заказ высококачественных копий (TIFF/PDF 300+ dpi), заверенных справок или проведение архивного поиска по заявке.

Можно ли получить заверенную архивную справку полностью онлайн?

Да, через региональную ГИС или личный кабинет на Госуслугах (интеграция с архивными услугами) можно заказать справку с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) архива, которая имеет юридическую силу. Также возможна отправка бумажного оригинала почтой.

Что делать, если село предков не находится в поиске?

Проверьте исторические названия (переименования), принадлежность к уездам/вольостам разные годы. Используйте исторические карты (доступны на сайте ГАВО или в интернете). В метрических книгах приход часто объединял несколько сел — ищите по центральному селу прихода.

Есть ли доступ к фондам ГАВОДЛС для сторонних лиц?

Документы по личному составу содержат персональные данные. Доступ к ним регламентирован законодательством (150-ФЗ, 143-ФЗ). Справки выдаются субъекту персональных данных, его наследнику или по нотариальной доверенности/судебному решению. Анонимные статистические данные, в открытом доступе не публикуются.

Электронная архивная система Воронежской области на 2026 год представляет собой зрелую инфраструктуру, позволяющую решать 80–90% типовых задач (гениалогия, подтверждение прав, наука) удаленно. Ключевые точки входа, Портал «Архивы России» (ГИС УИАД) для официальных описей и сканов, сайт «Наши Предки» для удобного гениалогического поиска по метрике/ревизкам, и региональная ГИС/сайт Архивной службы для заказа официальных услуг. Активная цифровизация (более 100 тыс. страниц в год только в ГАВО) делает историю Воронежского края все более доступной для каждого исследователя.

Начните свой поиск сегодня: перейдите на archives.gov.ru, выберите Воронежскую область и погрузитесь в историю своего региона или рода.