Дата публикации:
Государственные архивы России хранят огромный массив документов, в т.ч. содержащих персональные данные граждан и работников государственных органов. Осуществление такой функции регулируется совокупностью законов, подзаконных актов и внутренних нормативных документов архивных учреждений. В статье рассмотрены основные правовые нормы, сроки хранения, требования к доступу и порядок уничтожения архивных документов, содержащих персональные данные.
Правовая база
Ниже перечислены ключевые нормативные акты, определяющие порядок работы с персональными данными в архивных учреждениях.
- Федеральный закон № 152‑ФЗ от г. «О персональных данных» – основной закон, регулирующий сбор, обработку и хранение персональных данных.
- Федеральный закон № 129‑ФЗ от г. «Об архивных делах в Российской Федерации» – определяет статус архивных документов, их классификацию и порядок их использования.
- Приказ Федерального архивного агентства от г. № № … «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов и сроков их хранения».
- Правила организации хранения архивных документов (п. 2, 3 ч. 31). Устанавливают обязательный порядок уничтожения документов, содержащих персональные данные, помеченных «Для служебного пользования».
- Постановление Правительства РФ от г. о запрете хранения персональных данных российских граждан за пределами РФ.
Все перечисленные акты взаимодополняют друг друга: закон 152‑ФЗ задаёт общие требования к защите персональных данных, а архивные правила уточняют, как эти требования реализовать в сфере архивного дела.
Ключевые термины
- Персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
- Архивный документ – документ, отнесённый к архивному фонду в соответствии с установленными правилами и подлежащий длительному хранению.
- Ограниченный доступ – режим, при котором документ может быть использован только уполномоченными лицами (например, пометка «Для служебного пользования»).
- Государственная тайна – сведения, отнесённые к тайне в установленном порядке; персональные данные, составляющие государственную тайну, подлежат особому режиму защиты.
Сроки хранения персональных данных в государственных архивах
Сроки хранения определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. Ниже приведены наиболее часто встречающиеся категории и их сроки.
| Тип документа | Содержание (наличие ПДн) | Срок хранения |
|---|---|---|
| Финансовая информация (зарплата, премии, пособия) | Персональные данные сотрудников | 75 лет |
| Управленческие акты (приказы, распоряжения) | Могут содержать ПДн (например, сведения о назначениях) | 50 лет |
| Документы кадрового учета | Полные личные карточки, аттестаты | 70 лет |
| Документы, отнесённые к государственной тайне | Персональные данные, составляющие тайну | Срок, установленный в законе о государственной тайне |
Важно отметить, что срок действия согласия на обработку персональных данных может отличаться от срока их хранения в архиве. Хранение продолжается до окончания установленного законодательством или нормативным актом периода, независимо от того, истёк ли срок согласия.
Условия доступа и ограничения
Документы, содержащие персональные данные, могут иметь один из следующих режимов доступа:
- Открытый доступ – допускается, если в документе отсутствуют персональные данные либо они анонимизированы.
- Ограниченный доступ (для служебного пользования) – применяется к документам, где ПДн раскрыты полностью. Доступ имеют только уполномоченные сотрудники архивного учреждения.
- Секретный/Конфиденциальный – если персональные данные относятся к государственной тайне, применяется соответствующий режим защиты.
Для обеспечения контроля доступа архивы используют:
- специальные пометки в реестре (например, «Для служебного пользования»);
- электронные системы управления доступом (логины, уровни прав);
- регистрацию запросов и выдачу копий только после проверки полномочий заявителя.
Уничтожение и защита персональных данных
Порядок уничтожения
Согласно пунктам 2 и 3 ч. 31 Правил организации хранения архивных документов, документы, содержащие персональные данные и помеченные «Для служебного пользования», подлежат уничтожению в случае:
- истечения установленного срока хранения;
- утверждённого решения о прекращении необходимости их дальнейшего сохранения;
- при необходимости ликвидации из‑за угрозы раскрытия конфиденциальной информации.
Уничтожение должно осуществляться:
- Механическим измельчением (шредированием) – гарантирует невозможность восстановления содержания;
- Термическим способом (сжигание) – допускается только в специально оборудованных помещениях;
- Химическим способом (разрушение с помощью специальных реагентов) – применяется в редких случаях.
После уничтожения архив обязан оформить акт уничтожения, в котором фиксируются:
- наименование и количество уничтожаемых документов;
- способ уничтожения;
- подписи ответственных лиц.
Техническая защита в информационных системах
Для электронных архивных систем применяются следующие меры:
- шифрование персональных данных при хранении и передаче;
- регулярные аудиты безопасности и контроль доступа;
- использование систем журналирования (логирования) всех операций с ПДн;
- резервное копирование с последующим безопасным удалением устаревших копий.
Обработка персональных данных в архиве
Обработка персональных данных в архивных учреждениях допускается только в следующих случаях:
- С согласия субъекта на обработку (в т.ч. на хранение в архиве);
- На основании законного интереса (например, выполнение государственных функций по сохранению исторической информации);
- Если обработка необходима для исполнения обязательств, вытекающих из закона (например, предоставление сведений в суд).
Персональные данные, отнесённые к государственной тайне, подлежат отдельному порядку обработки, установленному Федеральным законом «О государственной тайне». В этом случае требуется специальное разрешение и соблюдение строгих мер защиты.
Практические рекомендации для архивных учреждений
- Разработать внутренний регламент по работе с персональными данными, учитывающий требования 152‑ФЗ и архивного законодательства.
- Обеспечить обучение персонала по вопросам защиты ПДн, включая правила шредирования и работу с системами контроля доступа.
- Вести реестр всех документов, содержащих персональные данные, с указанием сроков хранения и статуса доступа.
- Проводить периодические проверки (аудиты) соответствия фактических действий установленным процедурам.
- При необходимости анонимизировать данные до их передачи в публичный доступ (например, при оцифровке и размещении в открытом каталоге).
- Гарантировать своевременное уничтожение документов после истечения срока хранения, оформляя соответствующие акты.
- В случае возникновения инцидентов безопасности (утечка, несанкционированный доступ) незамедлительно информировать уполномоченный орган (Роскомнадзор) и принимать меры по минимизации ущерба.
Государственные архивы играют важную роль в сохранении исторической памяти и обеспечении правовой стабильности. При этом они обязаны строго соблюдать нормы защиты персональных данных, установленные федеральным законодательством. Правильное определение сроков хранения, надёжный контроль доступа, а также гарантированный порядок уничтожения документов позволяют минимизировать риски раскрытия конфиденциальной информации и обеспечить соблюдение прав граждан.
Соблюдение всех перечисленных требований требует постоянного мониторинга нормативных изменений, регулярного обучения персонала и внедрения современных технических средств защиты. Только при комплексном подходе архивные учреждения смогут эффективно выполнять свою миссию, не нарушая прав субъектов персональных данных.