Дело фонда – это учетный документ‚ который фиксирует всю информацию о архивном фонде‚ его истории‚ составе‚ изменениях и текущем состоянии. Оно является обязательным элементом системы архивного учёта и служит основой для контроля‚ хранения и использования архивных материалов.

Что такое дело фонда?

Дело фонда – совокупность документов‚ отражающих:

• историю фондообразователя (организации или лица‚ являющегося источником комплектования архива);
• историю формирования и развития самого архивного фонда;
• все изменения‚ происходящие с фондом в течение его жизненного цикла.

Каждому делу фонда присваивается уникальный номер‚ который соответствует номеру самого фонда. Нумерация листов внутри дела ведётся последовательно‚ а при закрытии фонда оформляется лист‑заверитель‚ подтверждающий завершение работы с документами.

Правовое основание

Состав и порядок ведения дел фонда регулируются:

1. Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Положением о порядке ведения архивных дел и фондов;
3. Новыми Правилами архивного учёта‚ где‚ хотя и упоминается мало‚ дело фонда считается ключевым документом.

Основные разделы дела фонда

Дело фонда делится на несколько логических разделов‚ каждый из которых содержит определённый набор документов.

Общие сведения о фонде

• Наименование фонда;
• Номер фонда;
• Фондообразователь (организация‚ учреждение‚ лицо);
• Место хранения (архив‚ отдел‚ помещение).

Внутренняя опись (инвентаризационная карточка)

Внутренняя опись – это подробный перечень всех единиц хранения‚ входящих в фонд. В ней фиксируются:

• Наименование и условные обозначения документов;
• Количество единиц хранения;
• Сроки и условия доступа;
• Состояние документов (целостность‚ повреждения).

Акты‚ фиксирующие изменения в фонде

В дело фонда обязательно включаются все акты‚ которые отражают любые изменения в составе и объёме фонда:

• Акт приёма‑передачи – документ‚ фиксирующий передачу новых документов в фонд;
• Акт списания – документ‚ подтверждающий удаление (выбытие) документов из фонда;
• Акт перемещения – фиксирует перемещение единиц хранения между отделами или архивами;
• Акт выдачи дел во временное пользование – документ‚ подтверждающий выдачу оригиналов или копий пользователям;
• Акт проверки наличия и состояния документов – проводится периодически (обычно ежегодно) и фиксирует результаты инвентаризации;
• Акт обнаружения – оформляется‚ когда в результате проверок находятся документы‚ ранее не учтённые в описи;
• Акт описания и описи – документ‚ в котором фиксируются результаты описания новых поступлений.

Листы фонда и лист‑заверитель

Каждый лист в деле фонда имеет свой порядковый номер. При закрытии фонда оформляется лист‑заверитель‚ в котором указываются:

• Дата закрытия;
• Подписи ответственных лиц;
• Решение о дальнейшем хранении (перевод в постоянный архив‚ уничтожение‚ передача в другой архив).

Специальные документы

К делу фонда могут быть включены и особые документы‚ требующие отдельного режима хранения:

• Документы‚ содержащие драгоценные металлы‚ камни или другие ценные предметы (подлежат сейфовому хранению);
• Уникальные документы‚ требующие повышенного уровня защиты (например‚ государственные тайны).

Порядок формирования и ведения дела фонда

1. Создание дела фонда – при образовании нового фонда в архиве открывается дело‚ в которое вносятся общие сведения и первая внутренняя опись.
2. Регистрация поступления документов – каждый акт приёма‑передачи сопровождается записью в дело фонда и обновлением внутренней описи.
3. Контроль и проверка – периодически (обычно раз в год) проводится проверка наличия и состояния документов‚ результаты фиксируются в акте проверки.
4. Изменения в составе фонда – при списании‚ перемещении или выдаче документов оформляются соответствующие акты‚ которые вносятся в дело.
5. Закрытие фонда – когда фонд завершает своё существование (например‚ после завершения проекта)‚ составляется лист‑заверитель‚ проводится окончательная инвентаризация и архивный фонд переводится в постоянное хранение или уничтожается в соответствии с нормативными актами.

Ниже представлена упрощённая схема того‚ как может выглядеть дело фонда в виде списка файлов и документов.

 └─ Дело фонда № 12
 ├─ 01. Общие сведения.docx
 ├─ 02. Внутренняя опись.xlsx
 ├─ 03. Акт приёма‑передачи от .pdf
 ├─ 04. Акт выдачи во временное пользование от .pdf
 ├─ 05. Акт проверки наличия от .pdf
 ├─ 06. Акт списания от .pdf
 └─ 07. Лист‑заверитель от .docx
 

Почему дело фонда так важно?

Дело фонда обеспечивает:

• Контроль над архивным материалом – позволяет точно знать‚ какие документы находятся в фонде‚ их состояние и место хранения;
• Прозрачность и подотчётность – каждый акт изменения фиксируется‚ что упрощает проверку со стороны надзорных органов;
• Упрощение доступа – благодаря внутренней описи пользователи быстро находят нужные документы;
• Сохранность уникальных материалов – специальные документы (с драгоценными металлами‚ тайными данными) получают отдельный режим хранения.

Состав дела фонда архива – это комплексный набор документов‚ который отражает полную историю формирования‚ изменения и текущего состояния архивного фонда. Правильное ведение дела фонда гарантирует надёжный учёт‚ сохранность и доступность архивных материалов‚ а также соответствует требованиям законодательства.

Для архивных работников важно регулярно обновлять дело фонда‚ фиксировать все изменения в виде официальных актов и проводить периодические проверки. Это позволяет поддерживать высокий уровень контроля и обеспечивает долговременную сохранность культурного и исторического наследия.

Дата актуализации статьи: 12 июля 2026 г.