Дело фонда — это ключевой учетный и справочный документ архивного дела‚ который ведется на каждый конкретный архивный фонд (объединенный фонд‚ коллекцию). Оно представляет собой комплекс документов‚ отражающих историю создания‚ комплектования и изменения состава фонда. Каждому делу фонда присваивается номер‚ соответствующий номеру фонда‚ что обеспечивает неразрывную связь между фондом и его «паспортом».

Нормативно-правовая основа

Формирование и ведение дела фонда регулируются:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (статьи 6‚ 9‚ 12‚ 19).
• Правилами ведения архивного дела (утв. Приказом Росархива и др.).
• ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Архивное дело. Описи дел. Общие требования к комплектованию и оформлению».
• Типовыми номенклатурами дел и перечнями типовых архивных документов со сроками хранения.

Основные функции дела фонда

1. Учетная: фиксация факта поступления‚ выделения‚ исключения единиц хранения.
2. Историческая: документирование истории фондообразователя и процесса формирования фонда.
3. Контрольная: подтверждение законности изменений в составе фонда (акты экспертизы‚ приказы об уничтожении).
4. Справочная: обеспечение информации для составления описей и выдачи документов.

Состав документов‚ включаемых в дело фонда

Согласно нормативным актам и архивной практике‚ в дело фонда включаются документы‚ подтверждающие любые изменения в составе и количестве единиц хранения фонда‚ а также фиксирующие проведение архивных процессов. Основной перечень:

Документы по формированию и комплектованию фонда

• Акты приема-передачи документов в архив (от фондообразователя‚ правопреемника‚ физических лиц).
• Перечни сдаваемых в архив дел (формы № 1‚ № 2 или аналогичные)‚ составленные фондообразователем.
• Справки о составе фонда на момент передачи.
• Документы о дополнительном пополнении фонда (последующие сдачи).

Документы научной обработки и описания

• Утвержденные описи дел (оригиналы или вторые экземпляры) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения‚ дел по личному составу‚ специальных категорий (судебные‚ следственные‚ научные отчеты).
• Акты экспертизы ценности документов (протоколы заседаний Экспертно-проверочных комиссий, ЭПК).
• Служебные записки‚ справки о ходе описания‚ проекты описей.

Документы об изменении состава фонда (вывод‚ уничтожение‚ реквизиция)

• Акты отбора (экспертизы) документов на уничтожение с решениями ЭПК и утверждением руководителем организации/архива.
• Акты уничтожения документов (формы № 7‚ № 8). Важно: уничтожение документов до проведения экспертизы ценности и утверждения описей постоянного хранения запрещается.
• Документы о выдаче документов в реквизицию (восстановление прав‚ судебные дела) и об их возврате.
• Акты о передаче дел в другие архивы (перечисление фондов).

Документы по учету и контролю сохранности

• Акты сверки наличия дел с описями (проводимые ежегодно или периодически).
• Справки о выявленных расхождениях (утеря‚ порча‚ несоответствие шифров на обложках записям в описи).
• Документы о реставрации и консервации документов фонда.
• Журналы учета выдачи документов фонда (если ведутся в составе дела фонда).

Административно-организационные документы

• Приказы (распоряжения) руководителя архива/организации о назначении ответственных за фонд‚ о создании фонда‚ о изменении сроков хранения.
• Договоры о передаче документов на хранение (для негосударственных архивов).
• Решения о включении докумендов в состав Архивного фонда Российской Федерации (принимаются ЭПК федеральных архивов или уполномоченных органов субъектов РФ).

Особенности ведения дела фонда для разных категорий документов

Дела постоянного хранения

Описи составляются отдельно. В дело фонда обязательно включаются утвержденные описи и акты экспертизы ценности (ЭПК). Решение о включении в Архивный фонд РФ принимается ЭПК архивного учреждения.

Дела временного хранения (свыше 10 лет) и дела по личному составу

Описи также составляются отдельно. Для дел по личному составу‚ хранящихся в крупных организациях‚ допускается создание сводных описей за весь или несколько хронологических периодов. Согласование описей дел по личному составу обязательно перед уничтожением.

Специфические категории (судебные‚ следственные‚ научные отчеты)

Для документов‚ характерных только для данной организации‚ составляются отдельные описи‚ которые также оформляются в дело фонда.

Техническое оформление дела фонда

• Обложка: заполняется по установленному образцу (индекс фонда‚ название фондообразователя‚ даты крайних документов‚ количество листов в деле‚ подпись архивариуса).
• Нумерация листов: сквозная по всему делу.
• Сшивка и скрепление: последним листом служит «лист-заверитель» с указанием числа листов‚ датой составления и подписями ответственных лиц.
• Хранение: дело фонда хранится в архиве‚ как правило‚ на первом месте в фонде (перед описями) или в отдельном служебном фонде архива.

Связь дела фонда с описью дел

Дело фонда и опись — это единая система учета.

• Опись — это справочно-учетный документ‚ содержащий систематизированный перечень единиц хранения для раскрытия содержания и учета. Нумерация дел в описи вальная (сквозная по годам или по всему фонду).
• Дело фонда фиксирует процесс появления этих единиц хранения в архиве‚ их правовой статус и физическое движение.
• Наличие архивных документов проверяется путем сверки наименований дел и шифров на обложках с записями в описи (акты сверки оформляются в дело фонда).

Типичные ошибки при формировании дела фонда

1. Отсутствие актов приема-передачи или описей (ведение фонда «вслепую»).
2. Несвоевременное внесение изменений при пополнении фонда или выводе документов.
3. Уничтожение документов без акта экспертизы и утвержденной описи (нарушение ст; 19 Закона № 125-ФЗ).
4. Расхождения между данными дела фонда‚ описи и реальным наличием дел на полках.
5. Отсутствие листа-заверителя или неправильное оформление обложки.

Дело фонда, это «паспорт» архивного фонда. Полнота и достоверность его состава определяют правовой статус документов‚ возможность их использования и сохранность на весь срок хранения. Грамотное ведение дела фонда — это гарантия того‚ что любой документ фонда может быть идентифицирован‚ его история прослежена‚ а действия архивариусов — обоснованы и законны. Архивариус должен помнить: никакой документ не должен покинуть фонд или войти в него без соответствующей записи в деле фонда.

Статья подготовлена на основе требований ФЗ № 125-ФЗ‚ Правил ведения архивного дела‚ ГОСТ Р 7.0.97–2016 и методических рекомендаций Росархива. Данные актуальны на .