Делопроизводство и архивное дело в Российской Федерации регулируются сложной системой нормативных правовых актов․ Ключевую роль играют Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказы Росархива (Федерального архивного агентства) и национальные стандарты (ГОСТы) системы СИБИД․ Ниже представлен подробный обзор основных правил, регулирующих формирование документальной части делопроизводства и организацию работы архивов на актуальном на 2026 год уровне․

Нормативно-правовая база: иерархия актов

Построение системы делопроизводства опирается на следующую иерархию документов:

1. Федеральный закон № 125-ФЗ — базовый закон, определяющий принципы, понятия, права и обязанности участников архивного дела․
2. Приказы Росархива, ведомственные акты, устанавливающие обязательные правила и методику:
   • Приказ Росархива от № 77, «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления, организациях»․ Это основной регламент текущей работы с документами․
   • Приказ Росархива от № 44 — «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (зарегистрирован в Минюсте № 51922)․ Базовый документ для разработки локальных инструкций․
   • Приказ Росархива от № 199 — «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству»․
3. Национальные стандарты (ГОСТ Р) — устанавливают технические требования к оформлению, учету и хранению:
   • ГОСТ Р 7․0․97-2016 (с Изменением № 1) — «Организационно-распорядительная документация․ Требования к оформлению документов»․ Главный стандарт оформления реквизитов․
   • ГОСТ Р 7․0․8-2013 — «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД)․ Основные понятия и термины»․
   • Серия ГОСТ Р 7․0․100-2018 и др․ — требования к электронным документам и системам ЭДО․
4. Локальные нормативные акты организации — Инструкция по делопроизводству, Номенклатура дел, График сроков хранения, утвержденные руководителем организации․

Организация делопроизводства: ключевые этапы (согласно Приказу № 77 и Примерной инструкции № 44)

Создание и оформление документов (ГОСТ Р 7․0․97-2016)

Каждый документ должен содержать обязательные реквизиты, обеспечивающие его юридическую силу и идентифицируемость:

• Наименование организации (автора документа)․
• Дата документа (день, месяц, год)․
• Регистрационный номер․
• Вид документа (приказ, распоряжение, акт, договор, служебная записка и т;д․)․
• Текст документа (преамбула, основная часть, заключительная часть)․
• Подпись уполномоченного лица (с расшифровкой: должность, ФИО)․
• Место для печати (при наличии)․
• Сведения об исполнителе (ФИО, телефон, e-mail)․
• Виза согласования/утверждения․
• Отметка о наличии приложений․

Важно: Для электронных документов обязательна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) в соответствии с 63-ФЗ․

Регистрация и учет документов

Регистрация производится в день поступления (входящие) или подписания (исходящие/внутренние) в журналах учета (бумажных или электронных в СЭД/СЭДО)․

• Присваивается регистрационный номер по единой нумерации на год․
• Устанавливается срок исполнения (для входящих/внутренних)․
• Определяется индекс дела (по Номенклатуре дел), в которое документ будет поставлен․

Номенклатура дел — «скелет» делопроизводства

Согласно п․ 23-24 Приказа № 77, Номенклатура дел разрабатывается на основе типовой номенклатуры дел (утверждается Росархивом для отраслей) и структуры организации․

• Утверждается руководителем организации ежегодно до 1 января․
• Содержит: индекс дела, наименование дела, срок хранения, примечания (объем, форма хранения)․
• Сроки хранения устанавливаются на основании Федерального закона № 125-ФЗ (ст․ 22), типовых отраслевых номенклатур и нормативных актов в сфере архивного дела․

Постановка документов в дела (Комплектование)

Процесс формирования дела — это «постановка документальной части»․ Правила (п․ 8;20 Примерной инструкции № 44, ГОСТ Р 7․0․97):

1. Хронологический порядок: документы в деле располагаются по дате (от ранних к поздним) или в обратном хронологическом порядке (сверху новые — для удобства работы, но для архива чаще требуется прямой хронологический)․
2. Системность: входящий документ ставится перед исходящим ответом на него (принцип «стимул, реакция»)․
3. Нумерация листов: сквозная по делу, арабскими цифрами без знака № (в правом верхнем углу)․
4. Прошивание: дела прошиваются после завершения работы с ними (обычно по итогам года) с помощью прошивальной нити/шнура․ На обложке дела наносится отметка о количестве листов․
5. Обложка дела: заполняется по форме (ГОСТ Р 7․0․97, Приложение Б) с указанием индекса, названия, дат начала/окончания, срока хранения, количества листов․

Работа с электронными документами (ЭДО и СЭД)

Современное делопроизводство гибридное․ Типовые функциональные требования к СЭД/СЭДО (утв․ Росархивом) требуют:

• Обеспечения юридической значимости ЭД (ЭЦП, регламенты ЭДО)․
• Автоматического формирования дел (виртуальных) по индексам Номенклатуры․
• Ведения единого регистра документов (журнала регистрации) в электронном виде․
• Обеспечения неизменности, целостности и доступности ЭД на всем сроке хранения․
• Возможности экспорта документов в архив в установленном формате (PDF/A, XML и др․ по ГОСТ Р 7․0․100)․

Правило: Если организация ведет делопроизводство в электронном виде, бумажные копии документов, подписанных УКЭП, не требуются (кроме случаев, установленных законом)․ Оригинал — это электронный файл с ЭЦП․

Организация работы архива организации (эксплуатационного архива)

Структура и функции

Архив организации (или служба делопроизводства с архивными функциями) обеспечивает:

• Приемку дел от структурных подразделений по истечении срока их действия в текущей работе (обычно ежегодно в I квартале следующего года)․
• Научную обработку: проверку комплектности, правильности оформления, уточнение сроков хранения․
• Составление описей дел (по форме ГОСТ Р 7․0․97) — основной учетный документ архива․
• Обеспечение условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, защита от несанкционированного доступа) согласно Приказу № 77․
• Выдачу документов на временное пользование (по подписи в журнале выдачи/карточке читателя)․
• Подготовку документов к уничтожению или передаче в государственный архив․

Учет и описание дел

Описание дел производится по завершении календарного года (или иного периода ведения дела)․ В описание вносятся:

• Порядковый номер дела в описи․
• Индекс дела (по Номенклатуре)․
• Наименование дела (точно по Номенклатуре)․
• Даты начала и окончания дела․
• Количество листов․
• Срок хранения (временный / постоянный)․
• Примечания (наличие приложений, секретность, носитель)․

Экспертиза документов и определение сроков хранения

Это критический этап, регулируемый ст․ 22 Закона № 125-ФЗ и Приказом № 77․

Экспертная комиссия

Создается при организации (приказ руководителем)․ Состав: представители службы делопроизводства, архива, юристов, профильных специалистов․

Категории сроков хранения

• Постоянное хранение: документы исторической, научной, культурной ценности (передаются в госархив по истечении 10 лет с момента создания, ст․ 20 Закона № 125-ФЗ)․
• Временное хранение: более 10 лет (до 75 лет для кадровых/учетных) и до 10 лет․

Акт о выделении к уничтожению

Для документов с истекшим сроком хранения, не подлежащих передаче в госархив, составляется Акт о выделении документов к уничтожению (форма по Приказу № 77 / Примерной инструкции)․

• Подписывается председателем и членами экспертной комиссии․
• Уничтожение производится под актом (переработка в макулатуру, шредерование) с составлением акта об уничтожении․
• Запрещено уничтожать: документы до истечения срока, документы, по которым идет проверка/суд, документы постоянного хранения;

Передача документов в государственные архивы

Регламентируется ст․ 20 Закона № 125-ФЗ и Приказом № 77․

• Сроки: документы постоянного хранения передаются в госархив по истечении 10 лет с момента создания (для госорганов — по истечении 5 лет в некоторых случаях)․
• Подготовка: проверка комплектности, восстановление утерянных реквизитов, составление описей в 2-х экземплярах (один остается в организации-передатчике, второй — в архиве-приемнике)․
• Акт приема-передачи: подписывается представителями передающей организации и госархива․

Типичные ошибки и риски (Чек-лист для проверки)

Актуальные тренды 2024–2026 гг․

1. Полный переход на электронное делопроизводство в госсекторе (плановый к 2024-2025 гг․)․ Бумажные дела формируются только по исключениям (оригиналы договоров, строгая отчетность, документы с «мокрой» подписью, где ЭЦП невозможна)․
2. Единая система управления документами (ЕСУД) на уровне ведомств/регионов для исключения дублирования․
3. Автоматизация экспертизы сроков хранения за счет внедрения ИИ-классификаторов в СЭД (определение вида документа и срока по тексту)․
4. Цифровые профили архивов — создание единых реестров фондов для межведомственного взаимодействия․
5. Ужесточение требований к информационной безопасности при хранении ЭД в облачных СЭД (сертификация ФСТЭК/ФСБ)․

Постановка документальной части делопроизводства и работа архива — это не бюрократическая формальность, а система обеспечения правовой значимости, достоверности и доступности информации на протяжении всего жизненного цикла документа․

Главные правила успеха:

• Строгое следование ГОСТ Р 7․0․97-2016 при оформлении каждого документа․
• Ежегодное своевременное обновление Номенклатуры дел и Графика сроков хранения․
• Дисциплинированная регистрация и исполнительский контроль (никаких «мертвых зон» в движении документа)․
• Квалифицированная работа экспертной комиссии (юридическая ответственность за каждый уничтоженный или переданный в госархив документ)․
• Интеграция бумажного и электронного контуровов в единую информационную среду организации․

Соблюдение этих принципов, закрепленных в Приказах Росархива № 77, № 44, № 199 и Федеральном законе № 125-ФЗ, гарантирует организацию защищенность организации при проверках, судебных спорах и аудите, а также сохранение документального наследия для истории․

Статья подготовлена на основе нормативных актов, действующих на г․ (Приказ Росархива № 77 от , Приказ № 44 от , Приказ № 199 от , ГОСТ Р 7․0․97-2016, ФЗ № 125)․ Перед применением рекомендуется проверить актуальность редакций на официальных порталах (pravo․gov․ru, rg․ru, сайт Росархива)․