Департамент архив – это центральный орган, отвечающий за сохранение, систематизацию и предоставление доступа к историческим документам Смоленской области․ Он объединяет несколько учреждений, среди которых Государственный архив Смоленской области (ГАСО) и Архивный отдел Администрации города Смоленска․

История создания

• 07 апреля 2009 г․ 70‑я сессия Смоленского городского Совета III созыва приняла решение о создании Архивного отдела Администрации города Смоленска․ Это стало первым шагом к формированию современной архивной системы в регионе․
• В дальнейшем, в рамках реформы архивного дела России, в Смоленской области было образовано Областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Смоленской области» (ГАСО), которое получило статус регионального центра хранения документов․
• 21 октября 2025 г․ Татьяна Щербакова назначена исполняющей обязанности министра цифрового развития Смоленской области, что привело к активному внедрению цифровых технологий в работу архивов․

Структура департамента

Департамент состоит из нескольких подразделений, каждое из которых имеет свои функции:

1. Архивный отдел Администрации города Смоленска – отвечает за документы муниципального уровня․
2. Государственный архив Смоленской области (ГАСО) – хранит региональные архивные фонды, включая документы XIX–XX веков․
3. Центр документации новейшей истории Смоленской области – собирает и хранит материалы, относящиеся к периоду с 1991 года по настоящее время․
4. Отдел цифровизации и электронных архивов – занимается сканированием, оцифровкой и размещением материалов в онлайн‑ресурсах․
5. Служба публичных запросов и обслуживания граждан – обеспечивает доступ к архивным материалам для исследователей, журналистов и простых граждан․

Основные функции

• Сохранение и охрана исторических документов, фотоматериалов, карт и аудиовизуальных записей․
• Создание и поддержка архивных фондов в соответствии с законодательством РФ о архивном деле․
• Оказание информационных услуг: поиск, копирование, выдача документов․
• Поддержка генеалогических исследований и предоставление справок о предках․
• Внедрение цифровых технологий: оцифровка фондов, создание онлайн‑каталогов, развитие электронных архивов․
• Организация выставок, конференций и просветительских мероприятий, посвящённых истории Смоленской области․

Услуги для граждан и исследователей

Генеалогическое исследование

Для тех, кто интересуется семейной историей, Департамент предлагает:

• Консультации по поиску родовых записей (метрики, списки избирателей, военные списки)․
• Выдачу копий оригинальных документов (по запросу)․
• Помощь в работе с электронными базами данных, размещёнными на портале «Архивы России»․

Доступ к документам

Запросы могут быть оформлены:

1. Лично в архивных залах (по предварительной записи)․
2. Через электронную форму на официальном сайте․
3. По почте (с указанием полного описания нужного фонда и номера дела)․

Онлайн‑каталог

С 2024 года все фонды ГАСО доступны в публичном онлайн‑каталоге․ Пользователи могут искать материалы по ключевым словам, датам, типу документа․

Цифровизация и современные проекты

Под руководством министра цифрового развития Татьяны Щербаковой в Департаменте реализованы следующие инициативы:

• Проект «Электронный архив Смоленской области» – оцифровано более 150 000 страниц документов, доступных бесплатно․
• Виртуальная экскурсия по архивным залам – интерактивный 3‑D‑тур, позволяющий увидеть хранилища без посещения․
• Мобильное приложение «Смоленский архив» – поиск и просмотр документов с любого смартфона․
• Внедрение системы электронного документооборота для ускорения обработки запросов․

Контактная информация

Для Архивного отдела Администрации города Смоленска:

• Адрес: г․ Смоленск, ул․ Соборный двор, 5
• Телефон: +7 (4812) -1‑31‑31
• E‑mail: archive@smolensk․gov․ru

Как посетить архив

1. Зарегистрируйтесь на сайте или позвоните в отдел по телефону, указав цель визита․
2. Получите подтверждение (обычно в течение 1‑2 рабочих дней)․
3. Приходите в указанный день, предъявив документ, удостоверяющий личность․
4. В зале вам предоставят доступ к нужным фондам под наблюдением архивного специалиста․

Полезные ссылки

• Портал «Архивы России» – единый справочный ресурс по всем региональным архивам․
• Официальный сайт Администрации города‑героя Смоленска․
• Сайт Государственного архива Смоленской области․
• Проекты цифровизации Смоленской области․

Департамент архив Смоленской области играет ключевую роль в сохранении культурного наследия региона, обеспечивая доступ к историческим документам как для профессиональных исследователей, так и для широкого круга граждан․ Благодаря активному внедрению цифровых технологий, архивные фонды становятся более доступными, а работа с ними – удобной и эффективной․