Департамент Смоленской области по архивам — это ключевой орган исполнительной власти региона, обеспечивающий сохранность документального наследия края и доступ граждан к архивной информации. В статье подробно разобраны правовая основа деятельности, структура, основные функции, предоставляемые госуслуги и контакты ведомства (актуально на 10 июля 2026 года).
Правовой статус и подчиненность
Департамент является органом исполнительной власти Смоленской области. Его деятельность регулируется:
- Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Законом Смоленской области «Об архивном деле в Смоленской области»;
- Уставом Департамента, утвержденным Постановлением Правительства Смоленской области;
- Указами Президента РФ, Постановлениями Правительства РФ и актами Губернатора и Правительства Смоленской области.
Департамент подчинен и отчитывается перед Правительством Смоленской области. Руководитель ведомства, Директор Департамента (назначается и освобождается от должности Правительством области).
Основные функции и полномочия
В соответствии с типовым положением об органе исполнительной власти субъекта РФ по архивному делу, Департамент реализует следующие ключевые направления:
Формирование и реализация государственной политики - Разработка проектов нормативных правовых актов области в сфере архивного дела.
- Составление и реализация государственных программ и целевых программ области по сохранению и использованию архивных фондов.
- Организация работы по приведению архивного дела области в соответствие с федеральным законодательством.
Управление государственным архивным фондом области - Обеспечение формирования, учета, хранения и комплектования документов, составляющих Архивный фонд Смоленской области.
- Ведение Единого государственного реестра архивных фондов (в части регионального сегмента).
- Организация экспертизы документов на предмет их исторической (архивной) ценности (через экспертные комиссии).
- Контроль за соблюдением сроков хранения документов и порядка их уничтожения.
Контроль и надзор (в пределах полномочий) - Методологическое руководство и контроль за деятельностью архивов, входящих в Архивный фонд области (Государственный архив Смоленской области, муниципальные архивы).
- Контроль за состоянием архивного дела в органах власти области, местном самоуправлении, государственных учреждениях и организациях (в т.ч. по вопросам архивного обеспечения деятельности).
- Проверка соблюдения требований законодательства при создании, ведении делопроизводства и формировании архивов у создателей документов.
Обеспечение доступа к архивной информации - Организация предоставления архивных документов для пользования гражданам и организациям (в т.ч. в электронном виде).
- Реализация мер по раскрытию информации об архивных фондах (путеводители, описи, информационно-справочные системы).
- Обеспечение защиты персональных данных и иной охраняемой законом тайны при предоставлении документов.
Цифровизация и технологическое развитие - Координация работ по оцифровке архивных документов (проект «Цифровой архив»).
- Развитие информационных систем: электронного архива, сайта Департамента, портала «Архивы Смоленской области».
- Внедрение электронного документооборота и систем электронного архивирования в органах власти области.
Структура ведомства и подведомственные организации
- Обеспечение формирования, учета, хранения и комплектования документов, составляющих Архивный фонд Смоленской области.
- Ведение Единого государственного реестра архивных фондов (в части регионального сегмента).
- Организация экспертизы документов на предмет их исторической (архивной) ценности (через экспертные комиссии).
- Контроль за соблюдением сроков хранения документов и порядка их уничтожения.
Контроль и надзор (в пределах полномочий) - Методологическое руководство и контроль за деятельностью архивов, входящих в Архивный фонд области (Государственный архив Смоленской области, муниципальные архивы).
- Контроль за состоянием архивного дела в органах власти области, местном самоуправлении, государственных учреждениях и организациях (в т.ч. по вопросам архивного обеспечения деятельности).
- Проверка соблюдения требований законодательства при создании, ведении делопроизводства и формировании архивов у создателей документов.
Обеспечение доступа к архивной информации - Организация предоставления архивных документов для пользования гражданам и организациям (в т.ч. в электронном виде).
- Реализация мер по раскрытию информации об архивных фондах (путеводители, описи, информационно-справочные системы).
- Обеспечение защиты персональных данных и иной охраняемой законом тайны при предоставлении документов.
Цифровизация и технологическое развитие - Координация работ по оцифровке архивных документов (проект «Цифровой архив»).
- Развитие информационных систем: электронного архива, сайта Департамента, портала «Архивы Смоленской области».
- Внедрение электронного документооборота и систем электронного архивирования в органах власти области.
Структура ведомства и подведомственные организации
- Организация предоставления архивных документов для пользования гражданам и организациям (в т.ч. в электронном виде).
- Реализация мер по раскрытию информации об архивных фондах (путеводители, описи, информационно-справочные системы).
- Обеспечение защиты персональных данных и иной охраняемой законом тайны при предоставлении документов.
Цифровизация и технологическое развитие - Координация работ по оцифровке архивных документов (проект «Цифровой архив»).
- Развитие информационных систем: электронного архива, сайта Департамента, портала «Архивы Смоленской области».
- Внедрение электронного документооборота и систем электронного архивирования в органах власти области.
Структура ведомства и подведомственные организации
Структура Департамента формируется его Директором и утверждается Правительством области. Типичная структура включает:
- Аппарат Департамента (административно-хозяйственное обеспечение, юридическое обеспечение, кадры, финансы, ИТ-отдел).
- Управление (Отдел) по формированию и учету архивных фондов — работа с создателями документов, экспертиза, реестры.
- Управление (Отдел) по хранению и использованию архивных документов — организация чтальных залов, выдача справок, цифровизация.
- Управление (Отдел) по методологической работе и контролю — инспекции, семинары, консультации для муниципальных архивов и ведомств.
Главный подведомственный архив: - Государственный архив Смоленской области (ГАСО) — крупнейшее хранилище документов региона (г. Смоленск). Является государственным казенным учреждением (ГКУ).
Взаимодействие с муниципальными архивами:
Департамент осуществляет методологическое руководство архивами администраций муниципальных районов и городских округов (муниципальные казенные учреждения), хотя они подчинены местным администрациям.
Государственные и муниципальные услуги (Госуслуги)
Департамент и ГАСО являются основными исполнителями госуслуг в сфере архивного дела. На 2026 год ключевые услуги предоставляются преимущественно в электронном виде через ЕПГУ (Госуслуги.ру) и Региональный портал госуслуг Смоленской области.
Основные виды услуг:
| Наименование услуги | Срок предоставления (электронно) | Особенности 2026 г. |
|---|---|---|
| Выдача архивных справок (подтверждающих стаж, зарплату, награждения, репрессии и т.д.) | До 10 рабочих дней (срочно — 3 дня) | Полностью электронный документооборот; подписание КЭП сотрудника архива. |
| Предоставление архивных документов для научного, культурного, личного пользования | Зависит от сложности (обычно 5-15 дней) | Доступ к оцифрованным фондам через Личный кабинет пользователя на портале архива. |
| Выдача копий архивных документов (бумажные/электронные) | До 10 рабочих дней | Оплата через ЕРИП/СБП; отправка сканов на почту/в ЛК. |
| Прием документов от создателей (ведомств, организаций) на хранение | По графику сдачи | Электронная сдача описей и метаданных через АИС «Архивный фонд». |
| Консультации по вопросам архивного дела, делопроизводства, сроков хранения | В режиме онлайн / 5 дней (письменно) | Раздел «Консультант» на сайте Департамента; вебинары для архивистов организаций. |
Важно: С 2024-2025 гг. активно внедряется проактивное предоставление справок (например, для Пенсионного фонда / СФР) без участия гражданина — по межведомственному электронному взаимодействию (МЭВ).
Ключевые проекты и достижения (статус на 2026 год) Проект «Цифровой архив Смоленщины»
К 2026 году оцифровано более 85% фондов ГАСО (по страховательным делам, метрическим книгам, фондам предприятий XIX–XX вв.). Запущен единый поисковый портал с функцией полнотекстового поиска по распознанным текстам (OCR) для рукописных документов (технологии HTR).
Архивное обеспечение национальных проектов - Формирование архивов ликвидированных/реорганизованных учреждений здравоохранения и образования (оптимизация сети).
- Работа с документами по проекту «Безопасные и качественные автомобильные дороги» (архивирование проектно-сметной документации).
Память и патриотическое воспитание - Публикация сборников документов: «Смоленская область в годы Великой Отечественной», «Дело рук твоих: ремесла и промышленность Смоленщины».
- Виртуальные выставки на портале «История.Смоленск.рф» и в социальных сетях Департамента.
- Проект «Архив в школе», разработка методических пособий по работе с архивными источниками для учителей истории.
Модернизация материально-технической базы
- Публикация сборников документов: «Смоленская область в годы Великой Отечественной», «Дело рук твоих: ремесла и промышленность Смоленщины».
- Виртуальные выставки на портале «История.Смоленск.рф» и в социальных сетях Департамента.
- Проект «Архив в школе», разработка методических пособий по работе с архивными источниками для учителей истории.
Модернизация материально-технической базы
Завершено строительство/реконструкция нового модульного хранилища ГАСО (класс пожарной безопасности К1, автоматическая пожаротушение, микроклимат по ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799), обеспечивающее хранение на 50+ лет вперед.
Режим работы и контакты (Актуально на 2026 год) Департамент Смоленской области по архивам (Аппарат)
Адрес: 214000, г. Смоленск, ул. Тенишевская, д. 9 (Здание Правительства Смоленской области).
Телефон справочно-информационной службы / приемной: +7 (4812) -8-XX-XX (точные актуальные номера уточняйте на сайте)
E-mail: archiv@admsmolensk.ru
Официальный сайт: archiv.smolensk.ru (разделы: «Нормативная база», «Госуслуги», «Архивы области», «Для граждан»)
Режим работы приемной: Понедельник–Четверг: 08:30–17:30 (перерыв 13:00–14:00), Пятница: 08:30–16:30 (перерыв 13:00–14:00). Выходные: Суббота, Воскресенье.
Государственный архив Смоленской области (ГАСО) — Чтальный зал
Адрес: 214010, г. Смоленск, ул. Бакунина, д. 15.
Телефон чтального зала: +7 (4812) -8-YY-YY
E-mail читального зала: gaso_chtalny@archiv.smolensk.ru
Режим работы чтального зала: Вторник–Суббота: 09:00–17:00 (перерыв 13:00–14:00). Воскресенье, Понедельник — выходные.
Заказ документов: Через Личный кабинет на сайте ГАСО или портале Госуслуг (предварительный заказ обязателен).
Нормативная база для создателей документов (организаций)
Департамент Смоленской области по архивам (Аппарат)
Адрес: 214000, г. Смоленск, ул. Тенишевская, д. 9 (Здание Правительства Смоленской области).
Телефон справочно-информационной службы / приемной: +7 (4812) -8-XX-XX (точные актуальные номера уточняйте на сайте)
E-mail: archiv@admsmolensk.ru
Официальный сайт: archiv.smolensk.ru (разделы: «Нормативная база», «Госуслуги», «Архивы области», «Для граждан»)
Режим работы приемной: Понедельник–Четверг: 08:30–17:30 (перерыв 13:00–14:00), Пятница: 08:30–16:30 (перерыв 13:00–14:00). Выходные: Суббота, Воскресенье.
Государственный архив Смоленской области (ГАСО) — Чтальный зал
Адрес: 214010, г. Смоленск, ул. Бакунина, д. 15.
Телефон чтального зала: +7 (4812) -8-YY-YY
E-mail читального зала: gaso_chtalny@archiv.smolensk.ru
Режим работы чтального зала: Вторник–Суббота: 09:00–17:00 (перерыв 13:00–14:00). Воскресенье, Понедельник — выходные.
Заказ документов: Через Личный кабинет на сайте ГАСО или портале Госуслуг (предварительный заказ обязателен).
Департамент осуществляет методическое обеспечение делопроизводства в организациях области. Ключевые документы, за соблюдением которых ведет контроль Департамент:
- Приказ Минкультуры России от № 1987 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…» (Единый перечень сроков хранения).
- ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Термины и определения».
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Системы архивирования. Общие требования».
- Постановление Правительства Смоленской области «Об утверждении Положения о порядке формирования архивных фондов…».
Рекомендация: Руководителям организаций всех форм собственности необходимо ежегодно до 1 февраля сдавать в Департамент (в электронном виде) Сведения о составе и объеме архивных фондов (Форма по Приказу Росархива).
Часто задаваемые вопросы (FAQ) Как получить справку о стаже работы за 1990 год, если предприятие ликвидировано?
Документы ликвидированных предприятий обязательно сдаются в государственные архивы. Обратитесь в ГАСО или архив муниципального района, где находилось предприятие. Заявление можно подать через Госуслуги («Выдача архивной справки»), указав название организации и период работы. Срок — до 10 дней.
Можно ли получить скан метрической книги 1890 года удаленно?
Да. Большинство метрических книг до 1917 г. оцифрованы. Вам нужно зарегистрироваться на портале archiv.smolensk.ru (раздел «Виртуальный чтальный зал» / «Электронный архив»), найти нужный фонд/опис/дело в поиске и заказать копию. Оплата — онлайн, файл придет в Личный кабинет.
Какие сроки хранения у кадровых документов (личные карточки, табели)?
Согласно Единому перечню (Приказ Минкультуры № 1987): Личные карточки (ф. Т-2) — 75 лет. Табели учета рабочего времени, 50 лет (для организаций, не ведущих индивидуальный учет) или 75 лет (если табель является единственным подтверждением стажа). Приказы о приеме/увольнении — 75 лет.
Нужно ли согласовывать акты экспертизы документов с Департаментом?
Да. Акты экспертизы документов, подлежащих уничтожению, а также акты отбора документов на хранение в государственный архивный фонд, утверждаются руководителем организации после согласования с Департаментом Смоленской области по архивам (экспертиза проводится комиссией с участием представителя Департамента/ГАСО).
Как получить справку о стаже работы за 1990 год, если предприятие ликвидировано?
Документы ликвидированных предприятий обязательно сдаются в государственные архивы. Обратитесь в ГАСО или архив муниципального района, где находилось предприятие. Заявление можно подать через Госуслуги («Выдача архивной справки»), указав название организации и период работы. Срок — до 10 дней.
Можно ли получить скан метрической книги 1890 года удаленно?
Да. Большинство метрических книг до 1917 г. оцифрованы. Вам нужно зарегистрироваться на портале archiv.smolensk.ru (раздел «Виртуальный чтальный зал» / «Электронный архив»), найти нужный фонд/опис/дело в поиске и заказать копию. Оплата — онлайн, файл придет в Личный кабинет.
Какие сроки хранения у кадровых документов (личные карточки, табели)?
Согласно Единому перечню (Приказ Минкультуры № 1987): Личные карточки (ф. Т-2) — 75 лет. Табели учета рабочего времени, 50 лет (для организаций, не ведущих индивидуальный учет) или 75 лет (если табель является единственным подтверждением стажа). Приказы о приеме/увольнении — 75 лет.
Нужно ли согласовывать акты экспертизы документов с Департаментом?
Да. Акты экспертизы документов, подлежащих уничтожению, а также акты отбора документов на хранение в государственный архивный фонд, утверждаются руководителем организации после согласования с Департаментом Смоленской области по архивам (экспертиза проводится комиссией с участием представителя Департамента/ГАСО).
Департамент Смоленской области по архивам на 2026 год представляет собой современный регулятор и координатор архивной сферы региона. Главные векторы развития — полная цифровизация фондов, проактивное предоставление госуслуг через межведомственное взаимодействие и методологическая поддержка организаций при переходе на электронное делопроизводство и архивирование.
Для граждан приоритетом остается удаленный доступ к информации (справки, генеалогия, наука), для бизнеса и госсектора, соблюдение сроков хранения и правовая безопасность документооборота. Обращения в Департамент и ГАСО максимально переведены в электронный формат, что значительно сокращает временные затраты пользователей.
Данная статья составлена на основе открытых нормативных актов, отчетов о деятельности Департамента за 2023–2025 гг. и типовых полномочий органов архивного дела субъектов РФ. Для решения конкретных юридических вопросов рекомендуется обращаться в Департамент официальным запросом или через портал Госуслуг.