Договор с государственным (или муниципальным) архивом является одним из ключевых инструментов обеспечения сохранности архивных документов организаций, особенно в случае их ликвидации, реорганизации или отсутствия собственного архивного подразделения. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, виды договоров, этапы подготовки и передачи документов, а также типичные требования к оформлению.

Нормативная база

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 13, ч. 2; ст. 18, ч. 4; ст. 23, ч. 10) – определяет obowязок передачи архивных документов в государственный или муниципальный архив при ликвидации негосударственной организации, а также при отсутствии собственного архива.
• Правила ведения архивного дела и организации архивного хранения, утверждённые Приказом Росархива от  № 77 (п. 216, 224, 2‑5, пп. «в» п. 216) – содержат требования к оформлению акта приёма‑передачи, описей дел и порядку упорядочения документов.
• Перечень видов архивных документов, подлежащих передаче на хранение, утверждённый Приказом Росархива от  № 236 (п. 445) – перечисляет документы по личному составу, архивные фонды организации и др., которые должны быть переданы в архив.
• Трудовой кодекс РФ (ч. 1 ст. 8) – регулирует вопросы хранения личных дел работников после их увольнения.

Источники: КонсультантПлюс – подборка документов по договору передачи документов в архив; пример договора о сотрудничестве – Договор_о_сотрудничестве.pdf.

Виды договоров с государственным архивом

1. Договор передачи документов в архив – оформляется при ликвидации организации, реорганизации (выделении, присоединении) или когда у организации нет собственного архива. Субъекты договора: ликвидатор (ликвидационная комиссия) или конкурсный управляющий ↔ государственный/муниципальный архив.
2. Договор о сотрудничестве (взаимодействии) – используется для текущего взаимодействия организации с архивом (консультации, методическая помощь, совместные проекты, доступ к фондам). Может предусматривать платное или безвозмездное оказание услуг.
3. Договор возмездного оказания услуг по хранению архивных документов – применяется, когда организация желает передать документы на хранение в стороннюю специализированную организацию (аутсорсинг), которая имеет лицензию на архивное хранение и действует от имени государственного архива по договору субподряда.

Основные этапы заключения и исполнения договора

Подготовка документов к передаче

• Проверка наличия и состояния всех документов, подлежащих сдаче (личные дела работников, бухгалтерские, кадровые, финансовые и др.).
• Упорядочение документов в соответствии с требованиями архива: формирование дел, подшивка, прошивание, удаление дубликатов.
• Составление описи дел (перечень единиц хранения с указанием индексов, дат, количества листов). Опись должна соответствовать форме, утверждённой Приказом Росархива № 77.
• Подготовка акта приёма‑передачи (двухсторонний документ, фиксирующий факт передачи, количество единиц хранения, состояние документов).

Согласование условий договора

• Определение предмета договора (какие именно документы передаются, на какой срок – постоянное хранение или временное с возможностью возврата).
• Указание прав и обязанностей сторон: архив обеспечивает условия хранения (температура, влажность, защита от света, пожарная безопасность), организация гарантирует передачу документов в упорядоченном состоянии и предоставление необходимых справок.
• Установление порядка оплаты (если договор возмездный) – размер платы, сроки внесения, порядок расчёта за хранение, копирование, выдачу справок.
• Согласование условий конфиденциальности и доступа к документам (особенно важно для личных дел работников).

Подписание договора и передача документов

• Договор подписывается уполномоченными представителями сторон (директор организации, ликвидатор, руководитель архива).
• После подписания составляется акт приёма‑передачи, к которому прилагаются описи дел и копии документов, подтверждающих полномочия подписантов (приказ о назначении ликвидатора, выписка из ЕГРЮЛ и т.п.).
• Документы передаються в архив в упаковке, обеспечивающей их сохранность при транспортировке (коробки, папки, маркировка).
• Архив выдаёт организацию подтверждающий документ (акт приёма‑передачи с отметкой о принятии на хранение).

Ведение учета и контроль исполнения

• Организация хранит копию договора, акта и описей в своём делопроизводстве (как подтверждение исполнения обязательств).
• Архив ведит учёт принятых на хранение документов в своём внутреннем реестре и предоставляет по запросу справки о наличии и состоянии документов.
• По истечении срока хранения (если он ограничен) либо по запросу организации возможен возврат документов или их уничтожение в соответствии с законодательством.

Особенности при ликвидации и банкротстве

Согласно ч. 10 ст. 23 Закона «Об архивном деле в РФ» при ликвидации негосударственной организации (в т.ч. в результате банкротства) ликвидационная комиссия (или конкурсный управляющий) обязана:

• Передать в государственный или муниципальный архив все архивные документы, включённые в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу и архивные документы со сроками временного хранения, не истёкшими на момент ликвидации.
• Обеспечить упорядоченное состояние документов перед передачей (сортировка, подшивка, составление описей).
• Заключить договор с архивом на основании указанной нормы; договор является основанием для передачи и последующего хранения.

Если у ликвидируемой организации имеется собственный архив, передача документов в него возможна без заключения внешнего договора, однако даже в этом случае рекомендуется оформить внутренний локальный нормативный акт (например, положение о кадровом делопроизводстве), закрепляющий порядок и ответственность за передачу.

Требования к оформлению акта приёма‑передачи и описей

Согласно пунктам 2, 5 Правил № 77 и п.п. 216, 224:

• Акт должен содержать реквизиты сторон, дату составления, предмет передачи (перечень единиц хранения с указанием их индексов), количество листов, состояние документов (целостность, наличие повреждений), подписи уполномоченных лиц и печати организаций.
• Опись дел формируется в табличном виде: номер дела, название, даты создания, количество листов, примечания о состоянии. Опись подписывается представителем организации и заверяется архивом.
• При передаче документов по личному составу работников необходимо также приложить копии трудовых книжек, приказов о приёме/увольнении, личные карточки и другие документы, подтверждающие трудовые отношения.

Преимущества заключения договора с государственным архивом

• Гарантия долгосрочной сохранности документов в условиях, соответствующих государственным стандартам (температура ± 2 °C, относительная влажность 45‑55 %, защита от света и пожара).
• Возможность получения официальных справок и выписок из архива для судебных, налоговых и других целей.
• Снижение рисков утраты или повреждения документов при хранении в собственных помещениях (особенно для малых организаций и ИП).
• Соответствие законодательным требованиям, что исключает штрафы и санкции со стороны контролирующих органов.

Договор с государственным архивом является обязательным элементом корректного завершения жизненного цикла документации организации, особенно в случае ликвидации или отсутствия собственного архивного подразделения. Соблюдение норм Федерального закона «Об архивном деле в РФ», приказов Росархива и правил оформления актов и описей обеспечивает законность передачи, сохранность документов и возможность их дальнейшего использования для административных, судебных и исторических целей.

Для успешного заключения договора рекомендуется:

1. Провести предварительную инвентаризацию всех документов, подлежащих передаче.
2. Упорядочить их и составить описи в соответствии с образцами, утверждёнными Росархивом.
3. Согласовать проект договора с юридическим отделом организации и представителями архива.
4. Подписать договор и акт приё приёма‑передачи в присутствии уполномоченных представителей обеих сторон.
5. Хранить копии всех подтверждающих документов в своём делопроизводстве для возможной проверки контролирующими органами.

Следуя данному алгоритму, организация minimизирует риски утраты важной информации и обеспечит соблюдение всех требований законодательства в сфере архивного дела.