Документационный фонд архива (в терминологии российского законодательства — архивный фонд) представляет собой совокупность архивных документов, сформированную в процессе деятельности организаций, учреждений и физических лиц и предназначенную для постоянного хранения в архивах. Это первичная единица архивного дела, несущая в себе историческую память, правовые гарантии и информационный ресурс общества и государства.

Согласно актуальной нормативной базе (на ), регулирование вопросов формирования, хранения, учета и использования архивных фондов осуществляется на основе Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (от № 5341-I) и соответствующего Федерального закона, а также подзаконных актов — Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденных Федеральным архивным агентством (Росархивом).

Правовая база и основные понятия

Законодательство определяет ключевые термины, без которых невозможна профессиональная работа с фондами:

• Архивный фонд Российской Федерации — совокупность архивных документов, составляющих историческое и культурное достояние народов России, подлежащих государственной регистрации и учету.
• Фондообразователь, организация, учреждение, предприятие, общественное объединение или физическое лицо, в процессе деятельности которых образовались архивные документы.
• Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ (ст. 3 ФЗ).
• Упорядочение архивных документов, комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела) (ст. 3 ФЗ).
• Владелец архивных документов и пользователь архивных документов — понятия, введенные в оборот Федеральным законом для расширения правового поля взаимодействия с фондами.

Федеральное законодательство в сфере архивного дела состоит из Основ законодательства и Положения об Архивном фонде РФ, которыми регулируются формирование, организация, хранение, учет, использование архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.

Процесс формирования архивного фонда: Фондирование

Ключевым этапом жизненного цикла архивного фонда является фондирование — определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и установление хронологических границ архивного фонда.

Принципы и место проведения фондирования

Согласно Методическим рекомендациям к Правилам (п. 2.5) и Правилам организации хранения (п. 2.4), формирование архивных фондов осуществляется, как правило, в источниках комплектования архива (у фондообразователей) в процессе:

1. Формирования дел на основе номенклатур дел.
2. Отбора документов для передачи на хранение в архив (на основе акта экспертизы ценности).

Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности и хронологических границ) проводится параллельно с формированием дел. Это позволяет избежать смешения документов разных фондообразователей и обеспечивает историческую достоверность фонда.

Объединенные архивные фонды

В целях рациональности хранения, комплектования, учета и использования (Правила, п. 2.3) допускается формирование объединенного архивного фонда из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более организаций, действовавших на определенной территории и (или) объединенных одним объектом деятельности. Это типичная практика для архивов ликвидированных предприятий, земств, уездных учреждений и т.д.

Внутренняя организация архивного фонда: Систематизация

После формирования фонда и передачи в архив начинается этап его внутренней организации. Раздел 5.4 Правил (организация документов в пределах архивного фонда) регламентирует группировку дел в соответствии с схемой систематизации архивного фонда.

Признаки распределения дел по делениям схемы

Распределение дел внутри фонда по делениям (разделам, серии, подсериям) схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

• Структурный признак — в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям фондообразователя (отделы, управления, цеха, сектора).
• Хронологический признак — по годам образования дел.
• Тематический (предметный) признак — по вопросам, рассматриваемым в делах.
• Видовый признак — по видам документов (приказы, приказы, договоры, отчеты, переписка и т.д.).

Правильно составленная схема систематизации — это «карта» фонда, обеспечивающая быстрый поиск нужного документа среди тысяч единиц хранения.

Хранение, учет и использование: Обеспечение сохранности и доступности

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов устанавливают единые стандарты для государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек и научных организаций.

Комплектование архива

Комплектование, это целенаправленная работа по приему архивных документов от фондообразователей, а также по выявлению, сбору и приему документов, находящихся у других владельцев (физических и юридических лиц), для пополнения Архивного фонда РФ.

Учет архивных фондов

Учет является обязательным элементом архивной работы. Он включает:

• Государственную регистрацию архивных фондов (документов Архивного фонда РФ).
• Внутриархивный учет: фондовые описи, описи дел, картотеки, электронные базы данных.
• Учет перемещения документов (выдача в читальный зал, на фотокопирование, в реставрационную мастерскую).

Использование документов

Цель всего архивного дела — всестороннее использование документов в интересах граждан, общества и государства. Использование регламентируется правилами доступа:

• Предоставление документов для ознакомления в читальных залах.
• Выдача копий и выписок.
• Дистанционное предоставление сведений (через порталы архивов, ГИС «Архивы России»).
• Научная, учебная, производственная и иная работа с фондами.

Важно: доступ к документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну или иную охраняемую законом тайну, а также к документам, касающимся частной жизни граждан, ограничивается в соответствии с законодательством.

Современные вызовы и цифровая трансформация

На 2026 год ключевыми направлениями развития работы с докуменментационными фондами являются:

• Цифровое копирование и создание электронных фондов для снижения нагрузки на оригиналы и обеспечения удаленного доступа.
• Внедрение Единой государственной автоматизированной информационной системы архивного дела (ЕГАИСАД / ГИС «Архивы России») для ведения единого государственного учета и предоставления межведомственных услуг.
• Автоматизация экспертизы ценности и формирования номенклатур дел на этапе еще действующих организаций (переход к управлению документами в электронном виде — УДЭД).
• Обеспечение кибербезопасности электронных архивных ресурсов и долгосрочное сохранение электронных документов (проблема форматов, носителей, верификации подлинности).

Документационный фонд архива — это не просто склад бумаг, а сложная, иерархически организованная информационная система, жизненный цикл которой строго регламентирован законом. От качества фондирования на стадии формирования дел у фондообразователя, через грамотную систематизацию и научную описание в архиве, до современных технологий цифрового доступа — зависит способность общества пользоваться правовым, историческим и культурным наследством. Соблюдение Правил организации хранения, комплектования, учета и использования, гарантия сохранности Архивного фонда Российской Федерации для будущих поколений.

Статья подготовлена на основе нормативных правовых актов РФ: Основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (утв. Росархивом) и Методических рекомендаций к ним. Актуально на .