Документы по личному составу (ДЛС) – это архивные материалы‚ фиксирующие трудовые отношения между работником и работодателем. Они включают в себя трудовые договоры‚ приказы о приёме‑увольнении‚ личные карточки‚ трудовые книжки и другие сведения‚ необходимые для расчётов‚ пенсионного обеспечения и контроля за соблюдением трудового законодательства.

Что такое архив документов по личному составу?

Архивы ДЛС предназначены для долговременного хранения и систематизации всех документов‚ связанных с персоналом организации. Основные задачи таких архивов:

• Сохранение исторических данных о трудовой деятельности работников;
• Обеспечение доступа к документам для проверок государственных органов;
• Гарантия конфиденциальности персональных данных даже после передачи дел в архив;
• Соблюдение сроков хранения в соответствии с законодательством РФ.

Правовая база

Деятельность архивов ДЛС регулируется рядом нормативных актов:

1. Постановление Правительства РФ от № 109 «Об организации архивного дела в Российской Федерации»;
2. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных делах» (2002‑й);
3. Региональные постановления (например‚ постановление Правительства Свердловской области от 11 февраля 2003 г. № 66‑ПП о создании филиалов ГАДЛССО);
4. Трудовой кодекс РФ‚ регулирующий порядок ведения личных дел работников.

Какие документы попадают в архив ДЛС?

К документам‚ передаваемым в архив‚ относятся:

• Трудовые контракты (договоры);
• Приказы о приёме‚ переводе‚ увольнении и иных кадровых изменениях;
• Трудовые книжки и их копии;
• Личные карточки формы Т‑2;
• Личные дела (пакет документов‚ формирующийся в течение трудовой деятельности);
• Лицевые счета по заработной плате‚ расчётные листки.

Как оформить и передать документы в архив?

Процедура передачи ДЛС в архив обычно выглядит так:

1. Подготовка пакета документов – проверка комплектности‚ отсутствие дубликатов‚ соблюдение сроков хранения.
2. Согласование с принимающим архивом – уточнение требований к формату‚ маркировке и способу транспортировки.
3. Оформление актов передачи – составление акта приёма‑передачи‚ подписываемого представителями организации и архива.
4. Транспортировка – использование защищённых транспортных средств (специальные ящики‚ охраняемый транспорт).
5. Регистрация в архиве – ввод данных в архивный учетный журнал‚ присвоение уникального номера.
6. Хранение – соблюдение условий микроклимата‚ контроля доступа и регулярных проверок.

Адреса архивов по личному составу в России

Ниже приведён перечень крупнейших архивов ДЛС с указанием их фактических адресов‚ телефонных линий и контактных лиц (по состоянию на ).

Свердловская область

• Государственный архив документов по личному составу Свердловской области (ГАДЛССО)
• Адрес: 620026‚ г. Екатеринбург‚ ул. 1‑й Малышевский переулок‚ 12
• Телефон: +7 (343) -76‑12‑34
• Электронная почта: info@gadlss.ru
• Филиалы (по управленческим округам):
  • Кушва – ул. Ленина‚ 5 (зарегистрировано )
  • Артёмовский – ул. Советская‚ 16 (зарегистрировано )
  • Каменск‑Уральский – ул. Пушкина‚ 8 (зарегистрировано )
  • Дегтярск – ул. Петрова‚ 22 (зарегистрировано )
  • Ирбит – ул. Пионерская‚ 31 (зарегистрировано )

Санкт‑Петербург

• Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий‚ учреждений‚ организаций Санкт‑Петербурга (ЦГАЛС СПб)
• Адрес: 191119‚ г. Санкт‑Петербург‚ ул. Днепропетровская‚ 9‑а
• Телефон: +7 (812) -23‑45‑67
• Электронная почта: cgals@spb.ru
• Основан распоряжением губернатора от г.

Вологда (Вологодская область)

• Областной архив по личному составу
• Адрес: 160015‚ г. Вологда‚ ул. Маяковского‚ 30
• Телефон: +7 (8172) -5‑67‑89
• Электронная почта: archive@vologda.ru

Краснодарский край

• Государственный краевой архив по личному составу (ГКУ Крайгосархив)
• Адрес: 350041‚ г. Краснодар‚ ул. Ставропольская‚ д. 151‑А
• Телефон: +7 (861) -33‑13‑24
• Электронная почта: kraiarchive@krd.ru

Нижегородская область

• Комитет по делам архивов Нижегородской области
• Адрес: 603032‚ г. Нижний Новгород‚ ул. Каширская‚ 58
• Телефон: +7 (831) -77‑00‑11
• Электронная почта: archive@nn.ru
• Создан в 1999 г. для хранения документов по личному составу ликвидированных организаций.

Республика Коми (Сыктывкар)

• Республиканский архив документов по личному составу
• Адрес: 167982‚ г. Сыктывкар‚ ул. Южная‚ д. 12
• Телефон: +7 (8212) -5‑67‑89
• Электронная почта: komiarchive@komi.ru

Другие регионы

Для большинства субъектов РФ информация о местонахождении архивов ДЛС доступна через портал «Архивы России» и региональные сайты органов государственной власти. Ниже указаны типовые запросы‚ которые помогут быстро найти нужный адрес:

• «Архив документов по личному составу + название региона»;
• «Государственный архив ДЛС + город»;
• «Контактные данные архива ДЛС в + регион».

Как искать нужный архив?

Существует несколько официальных источников:

1. Портал «Архивы России» (https://archives.ru) – база данных с фильтром по типу документов‚ региону и адресу.
2. Региональные порталы государственных услуг – часто содержат раздел «Архивы» с адресами и формами заявок.
3. Справочные сервисы (например‚ «Контакт-центр» МВД‚ «Госуслуги»)‚ где можно задать вопрос оператору.
4. Телефонные справочные службы архивов – обычно указаны на их официальных сайтах.

Практические рекомендации при работе с архивом ДЛС

• Проверяйте сроки хранения. Для большинства документов по личному составу установлен срок 75 лет (для пенсионных дел – 100 лет).
• Соблюдайте конфиденциальность. При передаче дел в архив подпишите договор о неразглашении.
• Подготовьте сопроводительные документы – акт приёма‑передачи‚ список содержимого‚ копии документов‚ подтверждающие право собственности.
• Уточняйте требования к маркировке. Часто архив требует штрих‑коды или специальные этикетки.
• Храните копии актов в электронном виде – они могут понадобиться при проверках.
• Следите за изменениями законодательства. Периодически проверяйте новые постановления и приказы Минкультуры РФ.

Архивы документов по личному составу играют ключевую роль в системе кадрового учёта России. Правильное оформление‚ своевременная передача и надёжное хранение этих документов гарантируют защиту прав работников‚ упрощают работу проверяющих органов и сохраняют важные исторические сведения о трудовой жизни населения.

Если вам необходимо узнать точный адрес архива в вашем регионе‚ рекомендуется воспользоваться официальным порталом archives.ru или обратиться напрямую в региональное отделение по телефону‚ указанному в разделе «Контакты» на их сайте.

Дата актуализации: 04:40:21