Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Вопросы хранения, систематизации и предоставления доступа к документам, отражающим трудовые отношения граждан и военнослужащих, находятся в центре внимания государственных органов России. Данная статья раскрывает правовую основу, порядок сдачи и приёма документов, виды архивов, а также современные тенденции цифровизации и использования архивных данных.

Правовая база

Основу регулирования архивного дела в сфере личного состава составляют следующие нормативные акты:

Приказ Министра обороны РФ от № 200 (ред. от ) – «Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации».
Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивных фондах и архивных документах».
Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) по экспертизе ценности и отбору в состав Архивного фонда РФ документов по личному составу.
Региональные нормативные акты (например, приказы органов исполнительной власти субъектов РФ), определяющие порядок сдачи документов в Государственные архивы субъектов.

Все перечисленные документы определяют:

какие виды документов подлежат обязательной сдаче в архив;
сроки хранения (обычно 50 лет, 75 лет – в зависимости от категории документа);
принципы формирования дел (алфавитный, хронологический, тематический);
права доступа к архивным материалам.

Какие документы относятся к «по личному составу»?

Документы, фиксирующие трудовые отношения работника с работодателем (в т.ч. с государственными и муниципальными организациями), а также служебные отношения военнослужащих, включают:

Военно‑служебные документы

Приказы по личному составу (о приёме, увольнении, перемещении, поощрении, премировании, установлении окладов, временном замещении должностей, надбавках, классных чинах, отпусках, декретных отпусках, изменении фамилии, заграничных командировках).
Книги учёта личного состава.
Финансовые ведомости на выплату денежного содержания военнослужащим и заработной платы гражданскому персоналу.
Личные карточки формы Т‑2.
Документы о служебных наградах и классных чинах.

Гражданские (трудовые) документы

Личные дела сотрудников (трудовые договоры, контракты, приказы о приёме и увольнении, приказы о переводе, командировках, отпусках, премиях).
Списки работников, листы расчётов, расчётно‑платёжные ведомости.
Личные карточки (формы Т‑2, Т‑3 и др.).
Документы, связанные с изменением персональных данных (фамилия, имя, отчество, гражданство).

Специальные документы

Документы, отражающие временное замещение должностей, надбавки, доплаты, установление окладов.
Документы по социальному обеспечению (отпуск по уходу за ребёнком, декретный отпуск, больничные листы).
Документы, связанные с ликвидацией государственных и муниципальных организаций – передача их дел в архив.

Порядок сдачи документов в архив

Сдача в архив в полном объёме

Согласно Приказу Минобороны РФ № 200, документы воинской части (организации) сдаются в архив в полном объёме. Для гражданских организаций аналогичный принцип закреплён в региональных нормативных актах.

Этапы сдачи

Подготовка перечня документов – составляется на основании внутреннего реестра, учитываются все приказы, книги учёта, расчётные ведомости.
Классификация – документы распределяются по тематикам (приём, увольнение, премирование и т.д.) и по принципу формирования дел (алфавитный, хронологический).
Оформление описи – в описи указываются наименования дел, количество листов, сроки хранения, сведения о конфиденциальности.
Транспортировка – документы передаются в архив в специально подготовленных коробках, обеспечивая сохранность (защита от влаги, пыли, механических повреждений).
Приёмка архивом – архивный сотрудник проверяет соответствие описи, фиксирует акт приёма‑передачи, присваивает уникальный идентификатор.

Сроки хранения

Согласно нормативным требованиям:

Документы, относящиеся к личному составу, хранятся не менее 50 лет (в случае особой ценности – 75 лет).
После истечения срока документы могут быть переданы в открытый доступ, использованы в социологических исследованиях, исторических проектах.

Государственные архивы, где хранятся документы по личному составу

Федеральные архивы

Российский государственный архив военно‑море‑воздушных сил (РГА ВМВ) – хранит документы по личному составу ВС РФ.
Российский государственный архив социально‑политических документов (РГА СПД) – документы по гражданским служащим и социальным программам.

Региональные архивы

Каждый субъект РФ имеет свой архив, в котором хранятся документы по личному составу организаций, расположенных на территории региона. Примеры:

Государственный архив Владимирской области – в его фондах находятся приказы по личному составу, книги учёта, финансовые ведомости за 2024‑2026 гг.
Государственный архив Санкт‑Петербурга – хранит материалы по ликвидированным предприятиям и учреждениям без правопреемников.
Государственный архив Новосибирской области – ведёт электронный каталог «Znanium», где доступны описания дел по личному составу.

Муниципальные и отраслевые архивы

Для крупных муниципальных образований (например, города Москвы, Санкт‑Петербурга) существуют отдельные архивы, где хранятся документы по личному составу муниципальных служб. Отраслевые архивы (например, архив Министерства обороны) хранят специализированные материалы.

Электронные системы и цифровизация

Порталы и базы данных

ОСИС «База данных по местам хранения документов по личному составу» – пилотный проект Росархива, позволяющий искать документы по региону, организации, типу документа.
Портал «Архивы России» – единый справочно‑информационный ресурс, где можно запросить копии документов, оформить доступ к материалам.
Электронно‑библиотечная система Znanium – предоставляет онлайн‑доступ к описаниям дел, сканированным копиям документов, срокам хранения.

Преимущества цифровизации

Уменьшение риска потери оригиналов.
Быстрый поиск по метаданным (по фамилии, дате приёма, типу приказа).
Возможность удалённого доступа для исследователей и государственных органов.
Сокращение времени обработки запросов (от нескольких недель до нескольких дней).

Текущие задачи

В рамках программы «Цифровая Россия 2030» планируется:

Оцифровать 80 % документов по личному составу, хранящихся в государственных архивах.
Внедрить единую мета‑структуру описания (EAD, ISAD‑G) для всех региональных архивов.
Обеспечить защиту персональных данных в соответствии с ФЗ‑152 «О персональных данных».

Доступ к архивным материалам

Кто может пользоваться?

Исследователи (учёные, историки, социологи) – после подачи заявления и указания целей исследования.
Граждане – в случае, если документы относятся к их личному делу (например, запросы о трудовой истории, военной службе).
Государственные органы – в рамках выполнения своих функций (проверка пенсионных прав, кадровый аудит).

Процедура получения доступа

Подача письменного запроса в архив (можно через онлайн‑форму портала «Архивы России»).
Указание конкретных документов (номер дела, период, тип приказа).
Получение решения о предоставлении доступа (обычно в течение 10‑15 рабочих дней).
При необходимости – подписание соглашения о конфиденциальности.
Просмотр оригиналов в читальном зале или получение копий (в электронном виде или на бумаге).

Ограничения

Документы, содержащие персональные данные, могут быть доступны только лицу, к которому они относятся, или его законному представителю. После истечения срока хранения (50/75 лет) такие ограничения снимаются, если не предусмотрено иное законом.

Практические рекомендации для организаций

Вести единый реестр всех документов по личному составу с указанием дат создания, сроков хранения и ответственного лица.
Проводить периодический аудит (каждые 2‑3 года) для проверки полноты и соответствия требованиям архивного законодательства.
Обучать персонал правилам оформления и сдачи документов в архив (специальные курсы, методические рекомендации ФАА).
Использовать электронные системы (например, ОСИС) для учёта и контроля над процессом сдачи.
Сохранять оригиналы в надёжных условиях (температура +18…+22 °C, относительная влажность 45‑55 %).

Архивы по личному составу в России играют ключевую роль в сохранении исторической памяти, обеспечении прав граждан на получение информации о своей трудовой и военной деятельности, а также в формировании надёжной базы данных для государственных органов. Сдача документов в архив – обязательный процесс, регулируемый чётким набором нормативных актов, а современная цифровизация открывает новые возможности для быстрого и безопасного доступа к этим материалам.

Соблюдая перечисленные правила и используя доступные электронные сервисы, организации могут гарантировать надёжное хранение своих кадровых документов, а исследователи – получить ценные сведения для научных и социологических проектов.

Дата публикации: 11 июля 2026 г.