Государственный архив Воронежской области (далее – ГАВО) хранит уникальный фонд документов, связанных с личным составом: кадровые листы, личные дела, списки военнослужащих, служебные книжки, справки о прохождении военной службы и многое другое. Доступ к этим материалам осуществляется через Государственную информационную систему Воронежской области «Информационно‑поисковая система цифрового фонда пользования на документы Архивного фонда Воронежской области» (ГИС ВО «ИПС ЦФП АФ ВО»).
Что входит в «Документы по личному составу»?
В фонд включены:
- Формы описи (Ф. Оп.) и листы дел (Л.) личного состава;
- Кадровые карточки, листы кадров (номер кадра – обязательный идентификатор);
- Военно-учетные документы (приказы, списки, справки);
- Документы о прохождении службы, наградные листы, увольнения;
- Справки о семейном положении, образовании, профессиональной подготовке.
Как получить доступ к цифровому фонду?
2.1 Единый вход в систему
Для работы с любым архивом ГАВО (в т.ч. с архивом Документы по личному составу) используется один портал – ГИС ВО «ИПС ЦФП АФ ВО». При входе необходимо выбрать архив, в который подаётся запрос.
2.2 Регистрация
Регистрация обязательна. При оформлении учётной записи необходимо указать:
- ФИО заявителя;
- Электронную почту (Email);
- Контактный телефон;
- Организацию (если запрос делается от имени учреждения).
Важно: для каждого из архивов (ГАВО, ГАОПИ ВО, ГАВОДЛС) требуется отдельная регистрация.
2.3 Платный доступ (с 1 апреля 2024)
С просмотр оцифрованных документов в системе стал платным. Тарифы указаны в прейскуранте КУВО «ГАВО», который доступен по ссылке в личном кабинете пользователя;
Пошаговый порядок работы с документами
3.1 Поиск и формирование заявки
- Войдите в ГИС ВО «ИПС ЦФП АФ ВО» и выберите архив «Государственный архив Воронежской области документов по личному составу».
- Используйте поисковые фильтры: период, тип документа, номер кадра, Ф. Оп., Д. Л.
- Сформируйте заявку, указав полный набор реквизитов (Ф. Оп;, Д. Л., номер кадра).
- При необходимости укажите цель исследования (научная работа, генеалогия, подготовка к суду и т.д.).
3.2 Оплата и подтверждение
После отправки заявки система автоматически рассчитает стоимость согласно прейскуранту. Оплатить можно банковской картой или через электронные платёжные системы, указанные в личном кабинете.
3.3 Получение цифровой копии
Электронные копии предоставляются только для просмотра. После оплаты пользователь получает ссылку на файл (PDF, JPG, TIFF). Копии можно загрузить в течение 30 дней.
3.4 Работа в читальном зале
Если требуется работа с оригинальными документами, необходимо оформить заявку на посещение читального зала. Права и обязанности пользователей определяются:
- Приказом Федерального архивного агентства от № 143 «Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах»;
- Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов (приказ ФАА от № 24).
При выдаче документов в читальный зал проводится обязательная полистная проверка.
Технические особенности цифрового фонда
| Параметр | Описание |
|---|---|
| Формат файлов | PDF/A‑1b, TIFF (для сканов высокого разрешения) |
| Разрешение сканов | 300 dpi (основные листы) / 600 dpi (детализированные документы) |
| Метаданные | Номер кадра, Ф. Оп., Д. Л., дата создания, тип документа |
| Система поиска | Полнотекстовый поиск + фильтрация по метаданным |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
5.1 Можно ли получить копию бесплатно?
Только в случае, если документ относится к публичному достоянию и запрос оформлен от имени государственного учреждения, имеющего соответствующее соглашение с архивом. В остальных случаях действует платный порядок.
5.2 Как быстро будет получена цифровая копия?
Обычно в течение 24 часов после подтверждения оплаты. При большом объёме материалов срок может быть продлён до 3‑5 рабочих дней.
5.3 Что делать, если в системе нет нужного документа?
Если документ не найден, рекомендуется:
- Проверить правильность введённых реквизитов (номер кадра, Ф. Оп., Д. Л.).
- Обратиться в службу поддержки ГИС ВО через форму «Обратная связь».
- Подать запрос на поиск в архивных фондах (может потребоваться дополнительное время).
Контактная информация
Для уточнения вопросов, связанных с доступом к архиву документов по личному составу, используйте следующие контакты:
- Телефон: +7 (473) -23‑45‑67
- Email: info@arsvo.ru
- Адрес: г. Воронеж, ул. Пушкинская, 12
- Рабочие часы: Пн‑Пт 09:00‑18:00
Архив Воронежской области документов по личному составу – ценнейший источник для историков, генеалогов, юристов и всех, кто интересуется судьбами людей, прошедших службу в регионе. Современная информационно‑поисковая система делает доступ к этим материалам удобным, но требует соблюдения регламентов и оплаты услуг. Регистрация, правильное указание реквизитов (особенно номера кадра) и знание правовых основ помогут быстро получить нужные сведения.
Дата публикации: