Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Государственные архивы Российской Федерации играют ключевую роль в сохранении исторической памяти, обеспечении правовых гарантий граждан и поддержке государственного управления. Понимание того, какие именно документы подлежат передаче в государственный архив, необходимо для государственных органов, муниципальных образований, государственных и муниципальных учреждений, а также для отдельных категорий негосударственных организаций.

Основой правового регулирования в данной сфере служат Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденные приказом Федерального архивного агентства (Росархива) от 2 марта 2020 г. (с изменениями).

Понятие Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ)

Согласно законодательству, Архивный фонд Российской Федерации — это совокупность архивных документов, независимо от их места хранения, формы собственности на них, вида носителя информации, способа записи информации, которые составляют документированную память народа, являются национальным достоянием и подлежат государственной защите.

В АФ РФ входят документы:

Органов государственной власти и местного самоуправления;
Государственных и муниципальных организаций;
Определенных категорий негосударственных организаций (финансовых, общественных, научных, оборонного комплекса и др.);
Физических лиц (личные фонды, семейные архивы), если они признаны особо ценными или переданы по договору.

Общие критерии отбора документов на постоянное хранение

Не все документы, создаваемые организацией, попадают в государственный архив. Процесс отбора (экспертизы документов) проводится на основе Перечня типовых управленческих архивных документов, подлежащих передаче в архивы, и отраслевых номенклатур.

Главный критерий — долговременная (постоянная) ценность документа. Документы обладают такой ценностью, если они:

Фиксируют права и законные интересы граждан и организаций (правовая ценность).
Содержат сведения, необходимые для государственного управления, науки, культуры, образования (информационная/историческая ценность).
Являются доказательством фактов, событий, явлений, имеющих общественное значение.

Важно: Документы, срок полезного использования которых истек, и которые не признаны имеющими долговременную ценность, подлежат уничтожению по акту экспертизы.

Категории документов, подлежащих обязательной передаче в государственные архивы

Документы органов государственной власти и управления

Это ядро АФ РФ. Сюда входят:

Нормативные правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения) и материалы к их подготовке.
Организационно-распорядительные документы (уставы, положения, штатные расписания).
Документы по кадровому делу (личные дела служащих, служебные записки о приеме/увольнении, приказы по персоналу, пенсионные дела).
Документы по вопросам законности, правопорядка, гражданских прав.
Статистическая отчетность и материалы переписей.

Документы государственных и муниципальных учреждений (образования, здравоохранения, культуры, науки)

Образование: журналы зачетов и экзаменов, аттестаты, дипломы (или дубликаты реестров их выдачи), личные дела учащихся, учебные планы, программы.
Здравоохранение: истории болезни стационарных больных (срок хранения 25–50 лет и более), родовые истории, журналы учета рожденности/смертности, санитарно-эпидемиологическая документация.
Наука: отчеты по НИР/ОКР, научная и проектная документация, патенты, авторские свидетельства, протоколы заседаний ученых советов, диссертационные советы.

Документы негосударственных организаций определенных профилей

Согласно ст. 21 ФЗ № 125-ФЗ и Приложению к Правилам 2020 г., в государственные архивы (или на хранение в специализированных архивах под контролем Росархива) передаются документы организаций, если они:

Являются финансовыми организациями (банки, страховые компании, инвестиционные фонды) — документы по учету вкладов, кредитов, страховым случаям.
Относятся к оборонному комплексу или предприятиям государственной значимости — секретная и открытая техническая, проектная, технологическая документация.
Занимаются геологической разведкой, недропользованием, строительством капитальных объектов — проектная документация, акты приемки, геологические отчеты.
Являются общественными или религиозными организациями, выполняющими общественно значимые функции (учредительные документы, протоколы съездов/конференций, документы по имуществу).

Объединенные архивные фонды

Особую категорию составляют объединенные архивные фонды, формируемые из документов двух и более организаций, действовавших на определенной территории и (или) объединенных одним объектом деятельности, органом власти (предшественниками/преемниками), а также документов двух и более лиц, связанных родственными, профессиональными или творческими связями. Они передаются в архивы как единое целое для сохранения контекста происхождения (принцип провенанции).

Специфические виды документов, подлежащих архивированию

Кадровые и пенсионные документы (Критически важно для граждан)

Это самая востребованная категория для подтверждения стажа, заработной платы, факта работы.

Личные карточки учетных документов (ф. Т-2) / Личные дела сотрудников.
Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении, наложении взысканий.
Табели учета рабочего времени.
Ведомости начисления заработной платы.
Страховые (пенсионные) дела работников (для организаций, не перешедших на индивидуальный учет в СФР/ПФР в электронном виде за прошлые периоды).

Научная и проектно-техническая документация

Техническая документация на изделия, процессы, комплексы (чертежи, спецификации, ТУ, пошаговые инструкции).
Проектная документация на капитальные строительные объекты (архитектурные, конструктивные, инженерные разделы), акты геологических изысканий, журналы строительно-монтажных работ (КС-2, КС-3), акты приемки объектов в эксплуатацию.
Отчеты о результатах НИР, ОКР, опытно-конструкторской работы.

Документы личного происхождения (Генеалогические запросы)

Государственные архивы (в частности, ГАРФ, региональные государственные архивы, ЗАГС-архивы) хранят документы, необходимые для восстановления родословных:

Метрические книги (до 1917 г.) и акты гражданского состояния (ЗАГС) — записи о рождении, браке, смерти (после истечения сроков ограничения доступа: 100 лет для рождений, 75 лет для браков/смертей).
Ревизские сказки, confesionalные росписи, переписи населения.
Документы о репрессированных (дела НКВД/КГБ, списки расстрелянных, дела о реабилитации).
Документы о награждении орденами и медалями (карточки награждений).

Порядок и сроки передачи документов

Передача документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение регулируется ст. 21 ФЗ № 125-ФЗ:

Сроки временного хранения: Документы хранятся в ведомственном архиве организации в течение сроков, установленных номенклатурой (обычно 5, 10, 25, 50, 75 лет и более).
Экспертиза документов: По истечении сроков временного хранения проводится экспертиза ценности и сроков хранения с составлением акта и формированием описей.
Передача в архив: Документы, признанные имеющими постоянную ценность, передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив не позднее года после истечения срока временного хранения.
Акт приема-передачи: Оформляется акт приема-передачи документов на постоянное хранение (двусторонний).

Куда именно сдавать документы?

Федеральные органы власти и подведомственные организации — в Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ), Российский государственный архив экономики (РГАЭ), Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА), Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) и др. профильные федеральные архивы.
Органы власти субъектов РФ, местные органы самоуправления, региональные организации — в государственные архивы субъектов РФ (краевые, областные, республиканские архивы) или муниципальные архивы.
Оборонные предприятия, спецорганизации — в специализированные архивы (РГВИА, Архив МО РФ, архивы Росатома и др.) в порядке, установленном отраслевыми нормами.

Особо ценные объекты культурного наследия

Отдельно стоит отметить, что некоторые архивы и хранящиеся в них фонды включены в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации (например, ГАРФ включен Указом Президента РФ от № 64). Документы, входящие в такие фонды, обладают статусом национального достояния и подлежат особой защите, учету и реставрации.

Доступ к документам и выдача справок

После передачи в государственный архив документы становятся доступны для пользователей в порядке, установленном законодательством:

Свободный доступ: Для документов, истекшим сроки ограничения доступа (обычно 30 лет для общих дел, 75–100 лет для личных дел).
Ограниченный доступ: Документы, содержащие гостайну, персональные данные, коммерческую тайну. Доступ предоставляется только заинтересованным лицам (субъектам персональных данных, правопреемникам, уполномоченным органам) по официальным запросам.

По результатам запросов (в т.ч. генеалогических) выдаются: архивные справки, выписки, заверенные копии документов, родословные деревья/таблицы.

Частые ошибки и риски

Самовольное уничтожение: Удаление документов до истечения сроков или без экспертизы влечет административную (ст. 13.20 КоАП РФ) и уголовную (ст. 257 УК РФ) ответственность.
Несвоевременная передача: Хранение архивных документов в организации сверх установленных сроков без надлежащих условий ведет к порче фондов.
Потеря описей и инвентарей: Передача документов без научной описи делает их практически непригодными для поиска и использования.
Игнорирование электронных документов: Электронные документы, подлежащие постоянному хранению, также должны передаваться в архив с соблюдением требований к сохранению подлинности и целостности (форматы PDF/A, XML, подписи ЭП).

Состав документов, входящих в государственный архив, определяется законодательством, типовыми и отраслевыми номенклатурами, а также результатами экспертизы ценности. Ключевой принцип: в государственный архив передаются документы, имеющие долговременную (постоянную) ценность для государства, общества и граждан.

Руководители организаций и ответственные за архивное дело работники должны:

Иметь актуальную утвержденную номенклатуру дел.
Проводить ежегодную экспертизу документов с истекшими сроками хранения.
Своевременно готовить документы к передаче (описание, оформление дел, упаковка).
Взаимодействовать с приемным архивом (федеральным, региональным или муниципальным) заранее для согласования порядка передачи.

Грамотная работа с архивным фондом — это не только выполнение требований закона, но и гарантия сохранения истории организации и правовых гарантий ее сотрудников и клиентов на десятилетия вперед.

Статья подготовлена на основе Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказа Росархива от № 55 (Правила организации хранения…), Указа Президента РФ от № 64, а также справочной информации Федерального архивного агентства и ГАРФ. Актуально на .