Должность заместителя начальника управления по делам архивов является ключевой управленческой позицией в архивной сфере, будь то федеральный орган (Росархив), ведомственный архив, центр хранения документации или архивное управление муниципального/корпоративного уровня. Данный специалист выступает «правой рукой» руководителя, обеспечивая непрерывность управления, контроль исполнения решений и оперативное решение производственных вопросов.

Общие положения и правовая основа

Деятельность заместителя начальника управления регламентируется комплексом нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в частности, Статья 14 об организации управления архивным делом).
• Трудовой кодекс РФ (статьи о замещении временно отсутствующего работника, материальной ответственности).
• Единый квалификационный справочник (ЕКС) — раздел «Квалификация сотрудников архивов и работников архивного дела».
• Приказы Росархива (в т.ч. Приказ от № 65 о должностных инструкциях).
• Локальные нормативные акты организации: Должностная инструкция, Положение об управлении, Трудовой договор.

Согласно типичным положениям (п. 1.7 типовой инструкции заведующего архивом/начальника отдела), в период отсутствия начальника управления (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности исполняет именно заместитель. При этом он приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей.

Квалификационные требования

Требования к кандидату формируются на основе ЕКС и уточняются директором (начальником) организации в должностной инструкции. Базовый профиль включает:

Образование и стаж:

• Высшее профессиональное образование по профилю: «Архивоведение», «Документоведение», «Информационные системы и технологии в архивном деле», «Государственное и муниципальное управление» (с специализацией на архивном деле).
• Стаж работы: не менее 3–5 лет на руководящих должностях в архивной сфере (начальник отдела, старший архивариус, заведующий архивом).

Необходимые знания (Must Have):

1. Законодательство РФ об архивном деле, делопроизводстве, защите гостайны, персональных данных, гостайне.
2. Нормативно-методические документы Росархива: правила формирования фондов, номенклатуры дел, сроков хранения, описи, обеспечения сохранности.
3. Современные информационные технологии в архивах: АИС «Архив», ЭДО, системы электронного архивирования (Цифровые архивы), оцифровка документов.
4. Финансово-экономические основы деятельности учреждений (бюджетирование, госзакупки по 44-ФЗ/223-ФЗ, капремонт, обеспечение хранения).
5. Основы управления персоналом, трудовое право, охрана труда.

Профессиональные навыки (Hard & Soft Skills):

• Организация работы по упорядочиванию, научной обработке и комплектации фондов.
• Разработка и утверждение номенклатуры дел текущего делопроизводства и Графиков архонтировки.
• Руководство проектной деятельностью (цифровые проекты, строительство/реконструкция хранилищ).
• Навыки публичных выступлений, ведения переговоров, взаимодействия с вышестоящими органами (Росархив, Минкультуры, ведомственные кураторы).

Должностные обязанности (Функционал)

Обязанности делятся на блоки: организационно-управленческие, методологические, контрольные и представительские. Ниже приведен агрегированный список на основе типовых инструкций директоров архивов и начальников управлений.

Организация управления и планирование

• Участие в разработке стратегии развития управления, годовых планов работы, отчетов о деятельности.
• Координация работы структурных подразделений (отделов: фондообразования, учета и хранения, научной обработки, информатизации, использования, финансово-экономического).
• Организация работы научного совета, экспертной комиссии (ЭК) по вопросам архонтировки, списания, передачи в госфонд.

Методологическое обеспечение и контроль

• Методическое руководство ведомственными/муниципальными архивами, организациями-образователями фондов.
• Контроль за соблюдением правил делопроизводства в организации-источнике документов (п. 2.3 типовой инструкции: разработка номенклатуры дел).
• Обеспечение сохранности архивных фондов: контроль за микроклиматом, пожаробезопасностью, антитеррористической защитой объектов хранения.
• Внедрение современных стандартов (ISO 15489, ГОСТ Р 7.0.x) и технологий электронного управления документами.

Кадровая и финансово-хозяйственная деятельность

• Участие в формировании штатного расписания, аттестации персонала, планировании обучения (повышение квалификации не реже 1 раза в 5 лет).
• Подготовка обоснований бюджетных заявок, контроль исполнения бюджета (взаимодействие с главным бухгалтером и отделом закупок).
• Организация закупок оборудования для оцифровки, стеллажей, средств защиты информации.

Использование и информационное обслуживание

• Развитие справочно-поискового аппарата, создание электронных баз данных, публикация путеводителей и описей на портале организации/«Национальном архивном фонде».
• Обеспечение доступа граждан и организаций к архивным документам в соответствии с Законом № 125-ФЗ (сроки выдачи, режимы доступа, защита ПДн).

Замещение начальника (Критическая функция)

В соответствии с п; 4.8 типовой инструкции директора архива, начальник управления делегирует полномочия заместителю (выдача доверенностей, подписание документов в установленных пределах). В период отсутствия руководителя заместитель:

• Принимает обязательные для всех работников решения, поручения и указания (п. 4.9 инструкции директора).
• Подписывает входящую/исходящую корреспонденцию, приказы, распоряжения, финансовые документы (в пределах доверенности).
• Представляет управление в вышестоящих инстанциях и при проверках (Росаккредитация, Счетная палата, прокуратура).

Права заместителя начальника

Для исполнения обязанностей ему предоставляются права (согласно ст. 21 ТК РФ и типовым инструкциям):

1. Запрашивать и получать от структурных подразделений информацию, необходимую для работы.
2. Вносить на рассмотрение начальника управления предложения по совершенствованию работы, структуры, штата, закупкам.
3. Требовать от подчиненных исполнения поручений и соблюдения трудовой дисциплины.
4. Ознакамливаться с проектами приказов, распоряжений и иных документов, касающихся деятельности управления.
5. Представлять управление во внешних организациях по поручению руководителя.
6. Иметь доступ к сведениям, составляющим гостайну и иную охраняемую законом тайну (при наличии допуска).

Ответственность

Заместитель начальника управления несет ответственность в соответствии со ст. 192 ТК РФ, ГК РФ, УК РФ и ст. 23 Закона № 125-ФЗ:

• Дисциплинарная: за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей (вплоть до увольнения).
• Материальная: за ущерб, причиненный организации (утеря документов, порча фондов, нецелевое расходование средств), в пределах, установленных ТК РФ и договором о полной материальной ответственности (часто заключается с руководителями и замами).
• Административная: за нарушение законодательства об архивном деле (ст. 13.20 КоАП РФ — уничтожение, повреждение документов, нарушение сроков передачи), защите ПДн, гостайны.
• Уголовная: за злоупотребление служебным положением (ст. 285 УК РФ), халатность (ст. 293 УК РФ), разглашение гостайны (ст. 283 УК РФ).
• Специфическая (профессиональная): за недопущение к пользованию архивных документов, нарушение правил их хранения и учета.

Важно: Согласно сведениям о федеральной государственной службе (Росархив), заместители начальников управлений входят в перечень должностей, замещающих которых граждане обязаны представлять сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера (антикоррупционная экспертиза).

Взаимодействие и интерфейсы

Особенности должности в разных типах организаций

В Федеральном архивном агентстве (Росархив) / Главных архивах:

• Высокий уровень ответственности: управление федеральными фондами (ГАРФ, РГАЭ, РГВИА и др.).
• Строгие кадровые требования (Государственная гражданская служба РФ — ГГС РФ, классный чин).
• Фокус на нормотворчестве, межведомственном взаимодействии, международном сотрудничестве (МСА, ЮНЕСКО).

В ведомственных архивах (Минобороны, МВД, МИД, Росатом, Газпром и др.):

• Специфика: работа с гостайной (особые режимы доступа), шифровка, высокая секретность фондов.
• Требование наличия допуска гостайны (1–3 степень) на момент приема.
• Интеграция в корпоративные ЭДО и системы управления документами ведомства.

В муниципальных/корпоративных архивных управлениях:

• Близость к гражданам: высокая нагрузка на использование (социально-правовые справки, реестры ЗАГС, земельные дела).
• Ресурсные ограничения: необходимость навыков поиска грантов, внебюджетного финансирования, оптимизации площадей хранения.

Карьерные перспективы и профессиональное развитие

Должность является трамплином к позициям:

• Начальник управления по делам архивов / Директор архива / Заведующий архивом.
• Руководитель ведомственного архива / Главный архивариус организации.
• Должности в аппарате Росархива, Минкультуры, профильных комитетах госдумы/совфеда.
• Эксперт/Консультант по архивному делу, аудитор систем управления документами.

Непрерывное образование (Обязательно):

1. Повышение квалификации по программам «Архивоведение», «Цифровая трансформация архивов», «Управление госсектором» (не реже 1 раза в 5 лет, для ГГС — по плану).
2. Участие в Всероссийских архивных съездах, научных конференциях Росархива, РАО.
3. Изучение новых ГОСТов (серия Р 7.0.x, Р 7.1.x) и стандартов ISO (15489, 16175, 19005).

Типовые ошибки и риски (Lessons Learned)

• Формализм в контроле: проверка отчетов «по галочкам» без выездных проверок состояния фондов в организациях-образователях.
• Игнорирование цифровизации: откладывание перевода на электронное делопроизводство и создание электронных архивов «для галочки» без правовой силы.
• Недоработка с номенклатурами: несвоевременное утверждение номенклатур дел и графиков архонтировки ведет к хаосу в фондообразовании и риску уничтожения ценных документов.
• Кадровый голод: недооценка необходимости системного обучения молодых архивариусов (стажеры, практиканты), приведение к потере компетенций при уходе ветеранов.
• Нарушение режима доступа: выдача документов, содержащих ПДн или гостайну, без надлежащих оснований и оформления актов передачи.

Резюме: Портрет идеального кандидата

Успешный заместитель начальника управления по делам архивов — это менеджер-архивариус, сочетающий глубокую профессиональную экспертизу (знает, как описать фонд и какой микроклимат нужен для пленки) с управленческими компетенциями (умеет защитить бюджет, нанять сильного сотрудника, договориться с ИТ-директором о внедрении ЭДО).

Ключевые маркеры успеха:

• Отсутствие замечаний по итогам проверок Росархива/прокуратуры/Счетной палаты.
• Своевременная сдача всей отчетности (фederal statistical observation, отчеты в Росархив).
• Реализованные проекты по оцифровке и введению в оборот новых хранилищ/серверных.
• Низкая текучесть кадров в подчиненных отделах.
• Готовность к полноценному замещению руководителя в любой момент (понимание всех процессов «от и до»).

Статья подготовлена на основе актуального законодательства (ФЗ-125, ТК РФ, ЕКС), типовых должностных инструкций (Приказ Росархива № 65, типовые инструкции директоров архивов 2025–2026 гг.) и практики управления архивными учреждениями. Данные актуальны на .