Начальник архива (заведующий архивом, руководитель архивного отдела) – ключевая фигура в системе документооборота любой организации. От его профессионализма зависят сохранность исторических и текущих документов, эффективность их использования и соответствие работе организации требованиям законодательства.

Правовое основание деятельности архива

Деятельность архивов регулируется рядом нормативных актов:

• Федеральный закон «Об архивном деле»;
• Гражданский кодекс РФ (вопросы собственности и ответственности);
• Трудовой кодекс (трудовые отношения с архивными работниками);
• Локальные нормативные акты организации (приказ о назначении ответственного за архив, должностные инструкции, регламенты).

В соответствии с приказом о назначении ответственного за архив (образец 2025‑2026 гг.) руководитель организации формирует пакет локальных нормативных актов, в которых фиксируются права и обязанности начальника архива.

Должностная инструкция – «скелет» работы

Ниже приведён примерный план должностной инструкции начальника архива 2026 года, составленный на основе образцов из КонсультантПлюс и HR‑порталов.

Общие положения

• Наименование должности: Начальник архива (заведующий архивным отделом).
• Подчиняется непосредственно директору (генеральному директору) организации.
• В случае отсутствия начальника его полномочия переходят к заместителю, а при его отсутствии – к лицу, назначенному приказом руководителя.

Основные обязанности

1. Организовать приём, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов в соответствии с установленными нормативами.
2. Обеспечить сохранность документов и материальных ценностей (требовать от руководства создания надлежащих условий хранения).
3. Контролировать своевременную обработку входящих и исходящих документов, их доставку и распределение.
4. Разрабатывать и внедрять методические документы по архивному делу, а также научно‑исследовательские темы в рамках отдела.
5. Вести автоматизированную систему документооборота (АСДО), обеспечивая её актуальность и соответствие требованиям законодательства.
6. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
7. Представлять интересы организации в установленном порядке (взаимодействие с государственными архивными органами, проверяющими органами).
8. Обеспечивать подготовку и проведение проверок, аудитов архивных процессов.
9. Участвовать в формировании бюджета архива, контролировать расход финансовых средств.

Права

• Требовать от руководства создания и поддержания условий, необходимых для сохранности документов.
• Запрашивать и получать сведения о решениях руководства, касающихся работы архива.
• Инициировать разработку и утверждение новых регламентов и методических рекомендаций.
• Контролировать исполнение обязанностей подчинёнными сотрудниками.

Ответственность

Начальник архива несёт персональную ответственность за:

• Нарушение требований по сохранности и учёту документов;
• Несоблюдение сроков регистрации и передачи документов;
• Неправильное использование финансовых средств архива.

Ключевые документы, с которыми работает начальник архива

Внутренние нормативные акты

• Приказ о назначении ответственного за архив;
• Должностные инструкции (архивариуса, заведующего, директора архива);
• Регламенты приёма‑выдачи документов;
• Положения о порядке доступа к архивным материалам.

Внешние нормативные акты

• Федеральный закон «Об архивном деле»;
• ГОСТы и отраслевые стандарты (ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Документы архивного дела» и др.);
• Приказы и распоряжения государственных архивных органов.

Оперативные документы

• Входящие и исходящие деловые письма, электронная корреспонденция;
• Акты, постановления, распоряжения, приказы организации;
• Отчёты о проведённых проверках, аудите;
• Сметные документы и финансовые отчёты архива.

Этапы работы начальника архива

Планирование и организация

Разработка годового плана работы архива, включающего:

• План приёма и регистрации новых документов;
• График проведения инвентаризаций;
• План обучения персонала (освоение АСДО, новые нормативы).

Приём и регистрация документов

Контроль за:

1. Соблюдением сроков подачи входящих документов;
2. Точностью заполнения регистрационных форм;
3. Присвоением уникальных идентификационных номеров (уникальный архивный код).

Систематизация и хранение

Выбор оптимального способа систематизации (по тематикам, датам, подразделениям) и обеспечение условий хранения (температура, влажность, защита от вредителей).

Доступ и использование

Разработка регламентов доступа, выдача справок, контроль за соблюдением конфиденциальности.

Контроль и отчётность

• Периодическая проверка состояния архивных фондов;
• Подготовка отчётов для руководства и контролирующих органов;
• Анализ эффективности работы архива (ключевые показатели: время поиска, процент утерянных документов и т.д.).

Необходимые профессиональные знания и навыки

• Знание законодательства в сфере архивного дела и документооборота;
• Опыт работы с автоматизированными системами архивного учета (Электронный архив, 1С:Документооборот и др.);
• Навыки управления персоналом (постановка задач, оценка эффективности, обучение);
• Умение разрабатывать методические документы и проводить их внедрение;
• Базовые финансовые навыки (составление смет, контроль расходов);
• Коммуникабельность и умение представлять интересы организации в государственных органах.

Основные проблемы и способы их решения

Утрата и порча документов

Решение: внедрение системы климат‑контроля, регулярные инвентаризации, создание резервных копий электронных документов.

Несоблюдение сроков регистрации

Решение: автоматизация процесса приёма (сканирование, распознавание текста), чётко прописанные сроки в регламенте, контроль через KPI.

Недостаток квалифицированного персонала

Решение: разработка программы повышения квалификации, привлечение внешних экспертов, участие в профессиональных конференциях.

Сложности взаимодействия с другими подразделениями

Решение: формирование единого «портала документооборота», проведение совместных совещаний, назначение ответственных за обмен информацией.

Практические рекомендации для эффективной работы

1. Внедрить электронный архив – это ускорит поиск и сократит риск физической порчи.
2. Регулярно проводить обучение персонала новым требованиям законодательства и программным продуктам.
3. Создать план реагирования на чрезвычайные ситуации (пожар, затопление, кибератака).
4. Разработать систему KPI (время регистрации, процент утерянных документов, уровень удовлетворённости пользователей).
5. Обеспечить прозрачность финансов – вести отдельный бюджет архива, регулярно отчитываться перед руководством.
6. Поддерживать документированную связь с государственными архивными органами (регулярные отчёты, участие в проверках).

Пример заполнения приказа о назначении начальника архива (2025‑2026 гг.)

Приказ № ___
«О назначении начальника архива»

В соответствии с Трудовым кодексом РФ и локальными нормативными актами
приказываю:

Назначить _______________________________ (ФИО) на должность
 начальника архива (заведующего архивным отделом) с __.__.2026 г.

Утвердить должностную инструкцию начальника архива,
 образец которой прилагается (Приложение 1).

Установить оклад в размере ___________ руб. в месяц.

Контроль исполнения приказа возложить на директора _____________________.

Подпись ______________________ Дата __.__.2026

Работа начальника архива – это сочетание управленческих функций, глубоких знаний в области архивного дела и навыков работы с современными информационными системами. Правильно составленная должностная инструкция, чётко определённые права и обязанности и постоянное развитие персонала позволяют обеспечить надёжную сохранность документов, их быстрый доступ и полное соответствие требованиям законодательства.

Помните: от качества организации архивного процесса зависит не только юридическая безопасность компании, но и её репутация в глазах партнёров и контролирующих органов.